新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策

文/吉林省長白朝鮮族自治縣檔案局　于炳仁

新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策

文/吉林省長白朝鮮族自治縣檔案局于炳仁

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息逐漸成為政府機關(guān)和企事業(yè)單位實現(xiàn)自身長遠發(fā)展的基本保障，而檔案資料作為信息的重要載體，在推動我國社會主義建設(shè)進程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文主要針對新形勢下檔案管理工作存在的問題發(fā)表幾點自己的看法，希望能夠為促進我國檔案管理工作盡綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

隨著市場經(jīng)濟的日益完善，信息工作的重要性也逐漸凸顯出來。特別是信息時代的到來，掌握了大量原始信息的檔案部門，不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，還可以掌握信息步入市場，從而將信息的作用充分發(fā)揮出來。

一、新形勢下檔案管理工作存在的問題分析

（一）對檔案管理不夠重視。從當前，檔案管理工作來看，還存在個別領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理工作認識不到位的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案管理工作不能得到應(yīng)有的重視。他們普遍認為檔案管理工作無外乎是將有一些數(shù)據(jù)和信息進行記載、收集和保管等，認為檔案管理工作跟自身的主要工作沒有太大關(guān)系，存在的意義不大。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不夠高。目前，很多從事檔案管理人的員都缺乏專業(yè)的管理知識、技術(shù)和理念，對現(xiàn)代化的信息技術(shù)知之甚少，也缺乏能力去接受、學(xué)習、掌握這些技術(shù)。而且，還有很多檔案管理人員都只是滿足于現(xiàn)狀，管理能力和業(yè)務(wù)水平等也都遲遲不能提高。這也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因之一。

（三）檔案管理不夠規(guī)范。隨著社會、經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，各種競爭機制也不斷被引入，檔案發(fā)揮的作用也更加明顯。同時，對檔案管理的真實性和可靠性要求也更高，必須能經(jīng)受組織的嚴格審核和鑒別。但事實上檔案管理仍然存在不少問題，如檔案材料紙張不滿足標準；前后資料內(nèi)容有出入；檔案資料的填寫格式不準確等。這些看似簡單的問題其實對檔案的管理和利用都會產(chǎn)生影響，也會讓檔案信息的真實性、完整性、可用性受到質(zhì)疑。

（四）檔案管理相關(guān)設(shè)備不夠健全。這主要是針對部分基層單位，沒有相對獨立的檔案管理庫，很多資料的存放都要依附于辦公室等機構(gòu)，難以確保檔案資料的真實性及完整性。另外，一些基層的檔案管理部門由于管理資金缺乏，很多設(shè)施陳舊，對檔案資料的收集、整理、歸檔等都有阻礙，更別談對檔案資料的保護了。

二、新形勢下加強檔案管理工作的對策

（一）強化單位檔案管理意識。一是單位領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，從而分配工作能力強、具有高度責任意識的人員進行檔案管理，并制定相應(yīng)的崗位責任制度。適當加大資金的投入力度，將檔案管理需要的基礎(chǔ)設(shè)備落實到位。二是檔案管理者要強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升對檔案管理的認識。三是檔案部門要強化宣傳工作，一方面讓所有員工都重視檔案管理工作，并給予一定的支持和配合，另一方面要呼吁社會各界支持檔案的管理工作，全面強化對檔案管理的認識。

（二）強化案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理員素質(zhì)、能力的高低對檔案管理工作有很大影響，所以必須要強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，一是培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，規(guī)范他們在檔案管理工作中的行為，并樹立科學(xué)的檔案管理理念和思想；二是強化對檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，讓管理員認識到此工作的重要性，給予他們更多的實踐機會，提升他們檔案管理業(yè)務(wù)水準；三是培養(yǎng)檔案管理人員的能力，主要是對計算機、辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)等的使用能力，進而不斷提升城鄉(xiāng)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（三）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是開展檔案管理工作的有效保障，是充分發(fā)揮檔案利用價值重要基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)該依照國家檔案管理的有關(guān)原則跟規(guī)定，再結(jié)合自身的實際發(fā)展情況，制定相應(yīng)的檔案管理原則和管理制度：依照《檔案法》和《保密法》制定《檔案管理工作崗位職責》《檔案管理制度》《檔案保密制度》以及《檔案借閱制度》等，依照制度明確檔案管理每位工作人員的職責和權(quán)限，確保檔案管理工作順利開展，一旦出現(xiàn)問題也能及時找到相應(yīng)負責人。嚴格要求所有工作人員將各項制度貫穿到檔案工作的始終，并鼓勵檔案工作人員相互監(jiān)督，確保所有制度都能落到實處，發(fā)揮出相應(yīng)的作用，為檔案管理工作的順利、高效開展奠定基礎(chǔ)。

（四）加快檔案信息化建設(shè)進程。首先，檔案管理部門要積極購買需要的硬件設(shè)備，更換落后的設(shè)備和系統(tǒng)，為檔案工作的開展提供堅實的設(shè)備基礎(chǔ)，同時要定期做好設(shè)備的維修和保養(yǎng)工作，延長設(shè)備的使用壽命，確保設(shè)備在運行過程中不會出現(xiàn)障礙。其次，為了讓檔案工作高效服務(wù)于高科技發(fā)展的需求，可以創(chuàng)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一收集和管理，如建立網(wǎng)絡(luò)收集等，形成定時定向的有規(guī)律的資料和信息收集，豐富庫藏內(nèi)容。再次，要重視并落實電子檔案的儲存工作，將紙質(zhì)資料及時轉(zhuǎn)化為電子文件。最后，需要落實計算機的安全工作，如安裝防火墻等，避免檔案資料被盜，同時要做好檔案資料的備份，避免系統(tǒng)癱瘓時檔案資料的丟失。

三、結(jié)語

新形勢下檔案管理工作必須要將“與時俱進”貫穿工作的始終，并讓每一位檔案管理人員都樹立“與時俱進”的思想意識，只有這樣才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。同時，還要緊抓工作中的各種機遇和挑戰(zhàn)，給檔案管理工作不斷注入“新鮮血液”，促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化和精準化。

參考文獻：

[1]姜文遠.新形勢下檔案管理工作存在的問題和建議[J].科技與創(chuàng)新，2014（19）：121-121.

[2]馮華.新形勢下機關(guān)檔案管理工作存在的問題和建議[J].理論研究，2013（10）：166-166.