加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用

文/深圳市文檔服務(wù)中心　潘小寨

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用

文/深圳市文檔服務(wù)中心潘小寨

【摘要】財(cái)會(huì)人員必須充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，制定專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，健全借閱手續(xù)，認(rèn)真做好移交和裝訂工作，只有這樣才能避免因會(huì)計(jì)檔案裝訂不規(guī)范或保存不當(dāng)而引起的損失，能夠更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)；檔案管理；財(cái)務(wù)

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算方面的專業(yè)資料，也是國(guó)家檔案中的重要組成部分，在各大機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中都有相當(dāng)重要的作用，會(huì)計(jì)檔案包括了很多方面的內(nèi)容，包含了會(huì)計(jì)方面相關(guān)憑證、賬簿、報(bào)表等，在實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化之后，還包括了存儲(chǔ)信息方面的軟件等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案包含內(nèi)容眾多，來源廣泛，只要是有獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算的單位就自然會(huì)有自己專有的會(huì)計(jì)檔案。

會(huì)計(jì)檔案是反映單位經(jīng)濟(jì)狀況的重要憑證，但是在實(shí)際工作中，它的重要性卻往往被人所忽視，反而成了財(cái)務(wù)工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案工作中存在一些常見的問題，為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮更好的作用，本文嘗試針對(duì)現(xiàn)實(shí)中常見的問題提出一些改善會(huì)計(jì)檔案管理的途徑。

一、會(huì)計(jì)檔案的重要性

要更好地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，最重要的就是要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，只有充分加強(qiáng)了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，才能夠在主觀上對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視起來。

（一）作為分析核算的依據(jù)。由于會(huì)計(jì)檔案是通過專業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法形成的，所以具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性，它能夠直接用來反映機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位各方面的經(jīng)濟(jì)收支情況，它能夠?yàn)閲?guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的相關(guān)經(jīng)濟(jì)決策提供大量可供參考的依據(jù)。當(dāng)國(guó)家相關(guān)部門要制定或完善經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的時(shí)候，首先就要對(duì)該經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的可行性進(jìn)行研究，而會(huì)計(jì)檔案的存在則為可行性的探究提供了重要的依據(jù)，很好地避免了紙上談兵，能夠讓經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的制定有可靠的依據(jù)，更加具有可行性。

（二）作為考察事項(xiàng)的憑證。會(huì)計(jì)檔案的制定是相當(dāng)嚴(yán)密的，有設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬等一系列的專業(yè)工作方法，這些都證明了會(huì)計(jì)檔案的整個(gè)過程都具有嚴(yán)密性，會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)密和專業(yè)使得它能夠成為事后考察會(huì)計(jì)方面事務(wù)的重要憑證。通過建立會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)?huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督，完整的反映，在必要的時(shí)候查證會(huì)計(jì)檔案可以很清楚地查出各單位在各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之中是否存在有違法亂紀(jì)方面的現(xiàn)象，所以是一種考察經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的良好證據(jù)。

（三）作為歸檔保存的史料。會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性、信息性和價(jià)值性等特點(diǎn)，這使得它具有相當(dāng)高的史料價(jià)值，在會(huì)計(jì)檔案中記錄的那些具有高度信息量的原始記錄能夠很好地反映一定時(shí)間內(nèi)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，如果綜合考察一個(gè)地區(qū)所有單位的會(huì)計(jì)檔案，則可以從中分析出該地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況，所以相當(dāng)具有史料價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中的常見問題

會(huì)計(jì)檔案管理工作相當(dāng)重要，但是遺憾的是個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)財(cái)會(huì)人員對(duì)該工作的重視度不夠，所以使得會(huì)計(jì)檔案管理方面存在一定的問題。由于主觀方面的不重視導(dǎo)致了檔案管理制度的不規(guī)范，檔案裝訂、歸檔、銷毀方面都無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

（一）主觀上認(rèn)識(shí)重要性不夠。主觀上對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面重要性的認(rèn)識(shí)不夠?qū)?dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)漏洞。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)覺得只要財(cái)務(wù)方面的內(nèi)容得到了很好的實(shí)施就足夠了，歸檔工作并不是十分重要，由于上行下效，他們的不重視最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案工作的實(shí)際工作人員也對(duì)這方面的工作得過且過，草草了事。有些單位并沒有配備專業(yè)的人員來進(jìn)行相關(guān)方面事務(wù)的管理，而有的單位雖然有專業(yè)人員管理，但是由于會(huì)計(jì)人員對(duì)檔案規(guī)范化的工作了解不多，所以導(dǎo)致無法完善和健全檔案管理制度。

更嚴(yán)重的是個(gè)別會(huì)計(jì)檔案人員甚至還會(huì)不顧原則，開立賬外賬，假發(fā)票等，甚至還會(huì)篡改相關(guān)的數(shù)據(jù)，這樣做不僅嚴(yán)重破壞了會(huì)計(jì)檔案工作的嚴(yán)密性，甚至還會(huì)影響到國(guó)家相關(guān)決策的設(shè)定，具有很大的危害，值得注意。

（二）客觀上檔案管理制度不健全。檔案管理制度的不健全對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作十分不利，有的單位并未建立完整的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀方面的規(guī)范，使得檔案管理工作無法正常進(jìn)行。

一些單位在立卷的時(shí)候并沒有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行裝訂，裝訂得相當(dāng)松散，隨時(shí)都會(huì)有散落的可能，沒有按照要求設(shè)置封面并編排好對(duì)應(yīng)的頁碼，這樣的話時(shí)間一長(zhǎng)不僅會(huì)造成在查詢的時(shí)候難以找到相關(guān)檔案的相對(duì)位置，為查找?guī)砺闊?，甚至?yán)重的還會(huì)導(dǎo)致重要的會(huì)計(jì)檔案資料的散失和缺損，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作相當(dāng)不利。一些單位在放置會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候也相當(dāng)分散，有的時(shí)候甚至很隨意地放在某處，并沒有一個(gè)專門的存放場(chǎng)所，有的單位雖然有專門的場(chǎng)所放置，但是沒有做好防潮防蛀的措施，這樣也會(huì)使得會(huì)計(jì)檔案損毀，使得相關(guān)的檔案達(dá)不到會(huì)計(jì)檔案所應(yīng)該存檔保管的期限。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的途徑

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，在經(jīng)濟(jì)管理工作中具有相當(dāng)重要的參考價(jià)值，所以相關(guān)人員必須嚴(yán)格端正思想，制定完善的會(huì)計(jì)檔案管理措施，只有這樣才能充分發(fā)揮好會(huì)計(jì)檔案的作用，讓它能夠物盡所用。

（一）更新觀念，提高重視。由于會(huì)計(jì)檔案工作主要還是要由相關(guān)人員來執(zhí)行，所以首先要做的就是要讓相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，更新觀念，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的崗位培訓(xùn)工作，通過相關(guān)的考試來判斷工作人員是否對(duì)整套管理制度有足夠的了解，同時(shí)還要隨時(shí)做好檢查，以確保在實(shí)際工作中不會(huì)發(fā)生紕漏。這樣做的話就能夠從源頭上做好會(huì)計(jì)管理工作。

（二）制定規(guī)范，強(qiáng)化管理。為了讓所有的工作人員都知道自己該做什么，該怎么做好，所以制定規(guī)范，并強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作是相當(dāng)重要的，各單位要聯(lián)系自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況，參照國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的內(nèi)容來設(shè)立一套高效的會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確每一個(gè)人的責(zé)任，使得管理工作更為科學(xué)合理。

制定高效科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理制度首先要做好檔案的立卷工作，在裝訂檔案的時(shí)候要仔細(xì)檢查所有的原始資料是否都收集完整，需要粘貼的地方是否粘貼整齊，并且要對(duì)每一冊(cè)檔案的厚度等都有細(xì)致的規(guī)定。

其次要在有關(guān)人員進(jìn)行檔案借閱的時(shí)候做好登記。為了防止重要的檔案資料有所散失，要對(duì)借閱人員的姓名，借閱檔案的名稱，借閱時(shí)間等做詳細(xì)的登記，并在歸還的時(shí)候仔細(xì)檢查改檔案是否保持原樣。

此外在遇到檔案需要銷毀的時(shí)候，也要按照規(guī)定認(rèn)真填寫銷毀報(bào)告，并在得到審批同意的情況下，在相關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行徹底銷毀。

檔案管理工作包括了很多方面，除了以上所說的部分以外，檔案的移交和鑒定等方面的工作也都是十分重要的，也要進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

四、結(jié)論

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化，強(qiáng)化工作人員的主觀認(rèn)識(shí)，同時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案立卷、借閱、保存、銷毀等各方面的規(guī)范，將使得檔案能夠得到更好的保存，同時(shí)也能夠更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，讓會(huì)計(jì)檔案作為分析核算的依據(jù)，考察事項(xiàng)的憑證以及歸檔保存的史料得到更好的保存。

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