疾控檔案管理中信息技術的應用研究

文/曲靖市疾病預防控制中心　崔秀娟

疾控檔案管理中信息技術的應用研究

文/曲靖市疾病預防控制中心崔秀娟

【摘要】隨著疾控工作檔案信息量的不斷增大，對于無紙化、自動化辦公的要求日益提升，為了能夠更好地完成疾控檔案管理工作，就需要在計算機技術的幫助下完成。在疾控檔案管理中應用信息技術不僅能夠能夠節(jié)約大量的人力、物力，而且使疾控相關信息的讀取更加準確。

【關鍵詞】疾控檔案管理；信息技術；應用分析

根據研究發(fā)現，大部分的檔案都是以機讀的方式存在，而且現代電子檔案要比傳統的紙質檔案更具價值。再加上計算機和互聯網技術的普及應用，也逐步地在檔案管理領域獲得較快地發(fā)展，信息技術地應用使得檔案管理變得不再繁瑣，而且也便于人們的讀取。

一、信息技術簡介

所謂信息技術，主要是指信息的獲取、傳遞、儲存以及應用四個方面。在應用計算機和互聯網技術之后，現代信息技術能夠更好地解決信息獲取、傳遞、儲存以及應用工作。根據近幾年現代信息技術在檔案管理的應用，我們可以清晰地意識到信息技術的重要性，現代信息技術也再不斷地改變傳統的檔案管理工作，主要由于計算機數據具有運算速度快、信息讀取快、存儲量大等多個特點，將信息獲取、傳遞、儲存以及應用等各個環(huán)節(jié)的工作變得更加高效，與此同時，也改變了信息服務工作，能夠讓人們更加輕松地獲得所需的信息內容。

二、疾控檔案管理中信息技術的必要性

與傳統的檔案管理相比，現代信息技術的檔案管理具有較多優(yōu)勢，而且面對信息量不斷增加的檔案管理工作，現代信息技術的應用也是十分有必要性的，主要表現在以下兩個方面：

首先，由于傳統的檔案主要是以紙質檔案為主，但是由于紙張作為存儲媒介具有諸多缺點，例如蟲蛀、受潮、易燃等，那么就需要設置專門的檔案管理室進行儲存檔案資料，同時也需要配置專門的檔案管理人員做定期的維護管理。這種傳統的檔案管理方式不僅需要消耗大量的人力、物力，而且在受到外界因素的影響下很容易出現檔案丟失的情況。然而現代信息技術的檔案管理工作就避免了這些事情的發(fā)現，其主要構建一個疾控系統的管理平臺，即可將檔案信息內容以電子文檔的方式進行儲存，不僅能夠使疾控檔案資料更加高效地被使用，而且能夠解決諸多外界影響因素的問題。

其次，疾控檔案管理工作的最終目的是要實現更加便捷地完成疾控檔案的傳遞與應用。但是在傳統的疾控檔案管理中，由于檔案被集中存放在檔案室內，而且紙質檔案的查詢工作十分緩慢，那么對于檔案使用者而言，是十分復雜、繁瑣的。但是應用現代信息技術，能夠通過建立網絡平臺的方式，即可將非機密性質的檔案信息進行公之于眾，檔案使用者就可以做到“足不出戶”即可獲取有效的疾控檔案信息內容。

三、信息技術在疾控檔案管理中的應用

（一）在疾控檔案管理內容中的應用。由于疾控檔案管理內容非常繁瑣，傳統的檔案管理工作都是需要人工進行整理、登記和管理，而應用信息技術的檔案管理工作就能夠很好地解決檔案管理工作的復雜性，節(jié)約大量的工作時間，主要表現在以下幾個方面：一是使用打字、掃描等方式將紙質檔案信息轉換成電子文檔，二是對電子文檔信息進行編號、統計，三是將編號之后的文章進行存儲且輸入檢索系統，四是打印或在檢索系統網頁顯示文檔標題、關鍵詞等，以便于檔案借閱者地查詢。

（二）在疾控檔案備份恢復中的應用。盡管運用了現代信息技術的疾控檔案管理是以網絡信息平臺為儲存載體的，相比傳統疾控檔案管理而言更加安全，然后也依然存在很多不安全因素，例如計算機病毒、網站癱瘓等，都會造成檔案信息的丟失和損壞，而且運用信息技術的檔案管理一旦遭受病毒等因素的印象，所帶來的后果是非常危險的。因此，需要對電子疾控檔案內容進行必要的備份，常用的方法有以下幾種：一是使用軟件備份，制定軟件“一鍵復原”計劃；二是使用硬盤備份，將電子檔案信息儲存到體積較小的硬盤之內即可。

四、促進信息技術在疾控檔案管理更好發(fā)展的策略

（一）轉變疾控檔案管理思想。由于現代社會的快速發(fā)展，信息技術應用到疾控檔案管理工作中來已經是一種必然趨勢，為了能夠適應時代的發(fā)展，就需要轉變原有的疾控檔案管理工作的思想。首先，需要檔案管理工作的相關管理者要從根本上認識信息技術的重要性、便捷性，為了能夠確保工作的順利完成，需要大力支持疾控檔案管理工作中信息技術應用的開展；其次，對于疾控檔案管理工作人員也要加大培訓力度，尤其是對于那些年長的管理人員一定要他們能夠改變固有觀念思想，讓他們意識到信息技術的應用的必要性，并且協調對于信息技術的掌握，提升工作效率，更好地為社會提供有用的信息資源。

（二）提高疾控檔案管理工作人員的自身素質。在信息技術應用到疾控檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要人的參與，因此需要提升檔案管理工作人員的自身素質。首先，需要讓檔案管理工作人員能夠具備計算機及網絡操作的基本技能，能夠熟練地應用計算機將原有的一些紙質性檔案轉變成為電子文檔，并且上傳至檔案網絡管理平臺以供人們的查詢；其次，由于疾控檔案并非僅僅是文字性的，也有很多圖片等內容，就需要工作人員熟悉地掌握一些軟件，例如CAD、Photoshop等制圖軟件等；最后，由于計算機網絡技術的發(fā)展可謂日新月異，那么就需要工作人員實時地學習，全方位地提升自我素質。

隨著現代社會科技的快速進步，計算機技術得到了較為快速的發(fā)展，再加上現代網絡的普及，使得計算機開始成為人們主要的工作工具。綜上所述，我們可以發(fā)現信息技術在疾控檔案管理工作中有著很多優(yōu)勢，例如節(jié)約人力物力和時間、提高了資源利用率、有益于疾控檔案信息的查閱等。為了能夠促進檔案管理的有效開展，就需要改變原有的檔案管理工作思維，并提升人員工作素質。

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