醫(yī)學院校檔案館拓展公共服務(wù)功能探究
——醫(yī)學檔案資源的開發(fā)與利用

文/沈陽醫(yī)學院　孟健

醫(yī)學院校檔案館拓展公共服務(wù)功能探究
——醫(yī)學檔案資源的開發(fā)與利用

文/沈陽醫(yī)學院孟健

【摘要】本文分析了高校檔案館醫(yī)學檔案資源利用的現(xiàn)狀、管理上存在的問題，探討了開發(fā)醫(yī)學檔案資源的意義，并提出了醫(yī)學院校檔案館開發(fā)醫(yī)學檔案資源、拓展公共服務(wù)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學；院校；檔案館；公共服務(wù)

一、高校醫(yī)學檔案資源利用現(xiàn)狀

醫(yī)學檔案主要分布于教學、科研、出版類檔案中，包括教材、科研成果、論文、出版物、音像制品等。醫(yī)學檔案包含大量的醫(yī)學成果，是重要的信息資源。就目前的利用狀況來看，高校檔案中利用率較高的是黨群類、行政類檔案和教學類檔案中的學籍檔案，前者主要為學校職能部門決策提供參考憑證，后者主要為畢業(yè)生學歷認證提供依據(jù)。

醫(yī)學檔案作為醫(yī)學知識的一個載體，是一種信息資源類的無形資產(chǎn)。當前，很多高校的醫(yī)學檔案只是被保存，實際利用率很低，醫(yī)學檔案資源的潛在價值未得到發(fā)揮。

二、高校醫(yī)學檔案資源管理存在的問題

《高等學校檔案管理辦法》對高校文件材料的歸檔范圍做出明確規(guī)定，即黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等十大類檔案。目前，醫(yī)學院校檔案館都根據(jù)“十大類”的范圍進行檔案的歸檔和保存，醫(yī)學檔案作為醫(yī)學院校特有的檔案資源尚未作為一項專門檔案加以集中統(tǒng)一的管理，而是分散保存于高校各類檔案中。因此，醫(yī)學檔案內(nèi)容上的專業(yè)性和保存上的分散性，使得檔案工作人員很難從整體上對其把握和利用。當前，醫(yī)學檔案資源在管理上存在以下不足：

（一）檔案材料收集不全。盡管一些高校按照檔案法的規(guī)定，加強檔案的領(lǐng)導和管理，但仍有部分高校由于各種原因，管理制度不健全，文件管理不夠規(guī)范。如有些醫(yī)學院校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有固定人員長期負責文件材料的收集歸檔工作，學校檔案館也缺乏對此項工作的監(jiān)督和管理，導致一些醫(yī)學院校只注重對黨群、行政、教學、科研等利用率較高的材料進行收集與管理，而對于醫(yī)學教材、期刊、論文及音像制品等利用率較低的材料的卻未進行收集，大部分醫(yī)學檔案散布在學校的教學及相關(guān)管理部門，造成醫(yī)學檔案收集不全。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)范的管理。醫(yī)學檔案是醫(yī)學院校特有的檔案資源，包含大量寶貴的醫(yī)學信息及科研成果，有著極其重要的信息參考價值和利用價值。目前，高校檔案館對于醫(yī)學檔案的重視程度不夠，尚未認識到其潛在價值。因此，醫(yī)學檔案作為一種“專業(yè)性”較強的檔案，在醫(yī)學院校并未得到專門的管理，而是分散于教學、科研、出版等各類檔案中，缺乏系統(tǒng)規(guī)范的有效管理，為日后的利用服務(wù)帶來不便。

（三）檔案的開發(fā)和利用有限。目前，很多高校檔案工作的現(xiàn)狀仍是“重保管、輕利用”，檔案資源的開發(fā)利用工作未得到有效開展。一些醫(yī)學院校檔案館對檔案的開發(fā)利用主要體現(xiàn)在編研方面，但編研成果主要集中于黨群、行政、教學、科研檔案方面，成果如學校大事記、組織機構(gòu)沿革、文件匯編等，鮮有醫(yī)學檔案方面的編研成果。

三、高校檔案館開發(fā)醫(yī)學檔案資源的意義

高校檔案工作要進一步發(fā)展，必須在功能上實現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代公共服務(wù)的轉(zhuǎn)化，開發(fā)醫(yī)學檔案資源對于檔案館自身建設(shè)及學校未來發(fā)展具有重要意義。

（一）拓展公共服務(wù)的有效途徑。新時期，高校檔案館要發(fā)揮更大的作用和價值，必須結(jié)合社會的公共服務(wù)需求，拓寬公共服務(wù)領(lǐng)域。隨著公眾健康意識的逐步增強，醫(yī)學院校檔案機構(gòu)可憑借自身的館藏特色優(yōu)勢即醫(yī)學檔案資源，對其進行有效開發(fā)、整合、加工和利用，為公眾提供醫(yī)學方面的展覽、講座以及其他的醫(yī)學信息服務(wù)，從而為公眾普及醫(yī)學相關(guān)知識，實現(xiàn)對社會公眾的醫(yī)學文化教育，這不僅發(fā)揮了醫(yī)學檔案的潛在價值，也拓展了高校公共服務(wù)的范圍和領(lǐng)域。

（二）提升檔案館服務(wù)能力和水平。高校檔案館公共服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變和主動服務(wù)能力的增強，是檔案館公共服務(wù)水平得以發(fā)展的重要基礎(chǔ)。開發(fā)醫(yī)學檔案資源，為公眾提供醫(yī)學信息服務(wù)，實現(xiàn)了高校檔案館由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代公共服務(wù)的轉(zhuǎn)化。在這一轉(zhuǎn)化過程中，檔案館不僅要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，樹立服務(wù)面向大眾的意識，更要加強檔案服務(wù)能力建設(shè)，提高自身的理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，理論上要用檔案學的前沿思想武裝自己，實踐上要學習國內(nèi)外檔案部門的優(yōu)秀經(jīng)驗和先進做法，從而不斷提升信息服務(wù)能力和水平。

（三）提升檔案社會認知度和學校社會知名度。檔案館是高校文化建設(shè)的窗口，體現(xiàn)了一個學校的文化“軟實力”。通過開發(fā)醫(yī)學檔案資源，舉辦醫(yī)學專題展覽、講座等檔案活動，不僅有利于校園文化建設(shè)，還能夠擴大高校檔案服務(wù)的受眾范圍，讓檔案文化走出校園，走進公眾生活，增強人們對檔案的認識和了解，提高檔案的社會認知度，同時通過檔案宣傳也提升了學校的社會知名度。

四、醫(yī)學院校檔案館開發(fā)醫(yī)學檔案資源、拓展公共服務(wù)的措施

新時期，醫(yī)學院校檔案館應探索有效的措施和途徑，拓展公共服務(wù)功能，挖掘醫(yī)學檔案的潛在價值，更好地為地區(qū)的教育發(fā)展、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)。

（一）建立健全檔案管理制度。目前，很多醫(yī)學院校存在著檔案管理制度不健全的問題，對于散布在各部系的醫(yī)學檔案缺乏有效的制約管理機制。對此，學校應根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合學校實際情況，制定、完善學校檔案管理工作的各項規(guī)章制度，制定各部系醫(yī)學檔案管理規(guī)章制度，從制度上規(guī)范醫(yī)學檔案管理工作，確定各部門檔案管理人員的職責范圍。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范檔案工作行為，使檔案管理工作步入制度化軌道，保證醫(yī)學檔案歸檔材料的齊全完整、科學系統(tǒng)的分類，為發(fā)揮醫(yī)學檔案的服務(wù)功能提供基礎(chǔ)保障。

（二）提高檔案工作人員的服務(wù)意識和能力。檔案工作人員素質(zhì)狀況直接決定了其對外公共服務(wù)的水平和查閱者的切身感受。為發(fā)揮醫(yī)學檔案在公共服務(wù)中的積極作用，檔案工作人員必須提升服務(wù)意識，樹立起為公眾服務(wù)的公共理念，意識到檔案只有服務(wù)大眾和走向社會，才能發(fā)揮高校檔案的文化教育功能，才能實現(xiàn)醫(yī)學檔案的潛在價值。同時，檔案資源多元化和檔案服務(wù)大眾化迫切需要更多的復合型人才。檔案工作人員應不斷提升服務(wù)能力，具備既懂檔案又懂醫(yī)學、既通曉業(yè)務(wù)又會運用新技術(shù)的能力和素質(zhì)。

（三）開發(fā)醫(yī)學檔案資源、拓展公共服務(wù)的具體途徑。一是醫(yī)學檔案展覽。目前，高校檔案展覽主題多以校史為主，參觀人員多為本校師生以及相關(guān)單位的來訪人員，參觀人員有限。為拓展服務(wù)范圍，醫(yī)學院校檔案館可依托特有的醫(yī)學檔案資源舉辦醫(yī)學相關(guān)的主題展覽，將現(xiàn)有的醫(yī)學檔案資源按學科進行分類，如臨床醫(yī)學、預防醫(yī)學、營養(yǎng)與食品衛(wèi)生、醫(yī)學檢驗、護理學等，再將每一學科的檔案資料進行系統(tǒng)歸納與整理。在展覽的主題選擇方面，可選取公眾感興趣且與公眾健康、生活密切相關(guān)的主題，如“食品營養(yǎng)”“嬰兒護理”“老年護理”“常見疾病預防”等。同時，為便于公眾生動直觀地了解展覽內(nèi)容，展覽在形式上應圖文并茂，必要時配備相應的音頻、視頻資料。此外，展覽的地點不能局限于校內(nèi)，可將展覽深入到社會上的其他單位、社區(qū)、商場等人流量較大的場所。二是醫(yī)學檔案推廣活動。檔案推廣指檔案管理機構(gòu)向社會大眾，尤其是檔案使用者宣傳檔案館的服務(wù)地點、服務(wù)計劃和服務(wù)精神，積極主動地為檔案讀者提供的一種服務(wù)。為發(fā)揮醫(yī)學檔案的公共服務(wù)功能，醫(yī)學院校檔案館可結(jié)合館藏地現(xiàn)有條件，與校內(nèi)其他部門合作，根據(jù)公眾的興趣和要求，開展不同類型的推廣活動。例如，針對少年兒童，編撰趣味性的醫(yī)學科普檔案讀物，開發(fā)游戲讓孩子們在游玩中學到醫(yī)學知識，展覽中招募志愿者講解員等，通過寓教于樂的方式讓孩子們了解醫(yī)學及檔案的相關(guān)知識；針對普通大眾，可舉辦健康系列講座、家庭醫(yī)療檔案建立培訓班等。同時，可通過校園網(wǎng)絡(luò)媒體、宣傳手冊等多種途徑廣泛宣傳和普及醫(yī)學檔案信息，在提高公眾的檔案意識的同時，也傳播了醫(yī)學檔案文化。三是醫(yī)學檔案信息化及共享平臺的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字檔案建設(shè)已成為檔案工作的必然趨勢。為實現(xiàn)社會各界對醫(yī)學檔案的廣泛利用，醫(yī)學檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行。醫(yī)學院校檔案館應以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加快醫(yī)學檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)電子文獻的實時管理與利用，保證信息的自由獲取。同時，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，進行醫(yī)療健康知識的網(wǎng)絡(luò)宣傳。此外，為實現(xiàn)優(yōu)勢互補，各醫(yī)學院校檔案館應建立醫(yī)學檔案信息共享平臺，實現(xiàn)醫(yī)學檔案信息的共享共建，從而真正推動醫(yī)學檔案的廣泛應用。

總之，做好醫(yī)學檔案的開發(fā)與利用工作，不僅可以提升醫(yī)學院校檔案工作服務(wù)社會的能力，也為地區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出了貢獻。新時期，醫(yī)學院校檔案館應轉(zhuǎn)變工作方式、思維方式和行為方式，充分認識到醫(yī)學院校管理體制下檔案的新特點，不斷探索醫(yī)學院校檔案管理的新模式，將高校檔案管理工作推向一個新的層面。

（本文為2015年遼寧省檔案科技項目《醫(yī)學院校檔案館拓展公共服務(wù)功能的研究》階段性研究成果，課題號:L-2015-R-8）。

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