芻議高校辦公室文書檔案管理工作

文/陜西楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院　黎乃寧

芻議高校辦公室文書檔案管理工作

文/陜西楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院黎乃寧

【摘要】隨著辦學(xué)事業(yè)的發(fā)展，檔案已經(jīng)成為高校事業(yè)發(fā)展的歷史鑒證和助推動力，辦公室文書檔案是高校檔案的重要組成部分，其重要性也日漸凸顯。本文首先分析、闡述辦公室文書檔案的重要性和辦公室文書檔案管理的特點，最后在分析的基礎(chǔ)上提出自己的幾點拙見，希望能夠促進辦公室檔案管理的進一步完善。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文書檔案；收集；整理

高校檔案管理工作是高校在其管理、教學(xué)、科研和其他重要活動中所形成的對以文字、圖表、影音、實物等為載體的材料進行收集、整理、保管、鑒定統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史真實客觀的記載，不但記錄了學(xué)校重大事件和重要問題的處理過程，同時也反映了管理規(guī)范及決策的實施和成果等。

一、高校辦公室文書檔案管理的重要性

文書檔案是原始檔案資料的主要存在形式，其管理質(zhì)量直接關(guān)系和影響到檔案的整體質(zhì)量，所以文書檔案管理是衡量高校檔案管理水平的重要指標(biāo)。

高校辦公室的文書檔案在整個文書檔案中占有重要地位。辦公室的文書檔案是學(xué)校對內(nèi)工作安排，對上總結(jié)匯報，對外交流合作的各種材料和文件的匯集點，涉及范圍廣，種類多，數(shù)量大，所以只有嚴(yán)格規(guī)范辦公室文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能提高文書檔案的收集、歸檔質(zhì)量和利用效率，為學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展提供材料支撐和有效利用。

二、高校辦公室文書檔案管理的特點分析

高校辦公室作為學(xué)校的核心部門，起著日常業(yè)務(wù)辦理、文件收發(fā)、信息傳達(dá)和多方溝通協(xié)調(diào)的作用。工作涉及范圍廣，對上對下、對內(nèi)對外都有直接的業(yè)務(wù)關(guān)系，檔案生成量大；同時辦公室日常工作量大，現(xiàn)在高校辦公室多由文書工作者兼職負(fù)責(zé)檔案管理，面對繁重的工作，檔案收集往往被迫輕視。辦公室文書人員不但要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、文字綜合，還包括信息宣傳、后勤保障等工作,所以投入到檔案管理上的精力將十分有限，于是辦公室文書檔案管理又往往具有以下幾個方面的特點：

（一）內(nèi)容豐富，形式多樣，立卷困難。辦公室文書檔案能夠全面記錄學(xué)校的工作?？缮婕包h群建設(shè)、行政管理、教學(xué)科研、后勤、財務(wù)等多個方面，不僅包括單位內(nèi)部印發(fā)的各類紅頭文件，還包括接收上級單位的各類文件，相關(guān)單位的函件，另外還有黨委、行政會議記錄、紀(jì)要，各類協(xié)議、合同、責(zé)任書等，另外還有一些臺賬外的資料如領(lǐng)導(dǎo)講話、致辭、報告、重要活動安排、記錄和領(lǐng)導(dǎo)外出帶回的會議資料等都形成內(nèi)容極為豐富的檔案資料。

伴隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，資料的形式已具有多元化的傾向，單純的文字、紙張記載已不能適應(yīng)當(dāng)下的信息化時代，電子文檔、照片、錄音、錄像和其他特殊檔案載體已經(jīng)成為檔案的普遍存在形式。

公文立卷歸檔既是文書工作的最后環(huán)節(jié),也是檔案工作的開始環(huán)節(jié),并成為這兩項工作真正意義上的銜接點。但是，因為臺賬外檔案繁多，臨時性檔案的實效性，現(xiàn)代檔案存在形式的多樣，兼職檔案員專業(yè)知識的缺乏，必然造成辦公室文書檔案管理中分類、立卷工作的困難。

（二）檔案的形成過程、收集過程和利用過程交錯雜糅。辦公室文書檔案的收集工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對有保存和利用價值的資料進行甄別篩選、整理、統(tǒng)計、立卷和歸檔，并定期向檔案部門移交。

辦公室文書檔案的特殊性就在于檔案的形成、收集和利用過程交錯雜糅。辦公室文書工作包括文件的接收、登記、傳閱、督辦以及文件辦理完畢后的收集、整理，這個工作的全過程就是文書檔案的形成過程。

文書檔案的形成過程和收集過程時常伴隨著檔案的利用。在文件辦理、事件處理的過程中有些材料需要反復(fù)查找利用，有些決策的形成常常需要剛剛收集、立卷的文件來作為支撐和依據(jù)，這樣檔案利用的過程就和收集的過程交錯在一起了，這給文書人員增加了相當(dāng)?shù)墓ぷ髁浚珔s往往是被領(lǐng)導(dǎo)和其他人忽視的部分，很難計入工作量。

（三）紙質(zhì)資料和電子資料并存下的收集和歸檔。近年來,伴隨著科技的發(fā)展,各高校的辦公自動化程度不斷提高。計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、照相機、錄音筆等電子產(chǎn)品迅速普及,這場技術(shù)革新，一方面極大地提高了工作效率，另一方面在新技術(shù)下所形成的新的資料載體對傳統(tǒng)的歸檔立卷方式提出了新的挑戰(zhàn)和要求。然而，目前大多高校辦公室文書檔案歸檔存在著兩種傾向:一是只存文字性資料而不存電子文檔,不利于重要文件檔案的保存。另一種則相反,對電子資料只存電子文檔,不打印文字資料進行留底保存,很難達(dá)到長久保存的目的;另外,對于電子資料的保存，有些高校在登記、編號、蓋章等手續(xù)上還不夠完善，不利于掌握和使用。

三、關(guān)于提高高校文書檔案管理質(zhì)量和效率的幾點思考及建議

通過對高校辦公室文書檔案管理工作特點的分析，不但認(rèn)識到檔案管理的重要意義，同時也看到其間存在的一些問題。筆者結(jié)合自己的工作實踐提出一些建議和措施。

（一）提高高校辦公室文書檔案管理工作的地位。想要做好辦公室文書檔案的管理工作，主管領(lǐng)導(dǎo)要給予高度重視。首先，為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)條件，如資料室、文件柜等，保證檔案能夠分類存放，以便查找。其次，配備充足的人員，并為從業(yè)者提供良好的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，學(xué)習(xí)掌握不斷更新的檔案管理技術(shù)。

（二）建立完善的高校辦公室文書檔案收集和管理制度。建立完善的高校辦公室文書檔案管理制度，首先，檔案人員要能夠根據(jù)檔案的保存價值和意義甄別篩選出有價值的資料，進一步明確文書檔案收集的范圍、時間及保管期限，確保檔案收集、整理和歸檔工作的有序進行。另外，檔案的歸檔期限也需要做出明確規(guī)定，一般要求辦公室的文書檔案要在檔案形成后，來年的第一季度完成歸檔，并移交檔案館進行統(tǒng)一集中保管。

另外，為了保證檔案的整體質(zhì)量，我們對文書檔案的規(guī)范要有明確的要求，首先嚴(yán)格執(zhí)行公文的行文規(guī)則，有效辦理簽發(fā)手續(xù)，禁止發(fā)無效、無用的文件。其次，要嚴(yán)格按照公文的行文標(biāo)準(zhǔn)，選擇紙型，設(shè)置頁面尺寸、字體字號、裝訂等技術(shù)指標(biāo)。

（三）建立可持續(xù)發(fā)展的檔案人才隊伍。當(dāng)前，部分高校辦公室文書檔案管理工作依然由秘書兼任，沒有相關(guān)專業(yè)背景，一是對檔案管理工作的重要性和歷史使命沒有清楚的認(rèn)識。二是關(guān)于歸檔的基本專業(yè)知識不到位。三是對日益更新的信息技術(shù)在檔案工作中的運用知之甚少。

一方面，辦公室檔案文書管理工作與辦公室其他業(yè)務(wù)直接相關(guān)，影響著整個辦公室的工作效率和質(zhì)量，另一方面，由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復(fù)雜，存在一定的管理難度。所以建立一支可持續(xù)發(fā)展的辦公室檔案人才隊伍，是高校辦公室的一項重要工作。

首先，要對兼職檔案人員進行基本的崗前培訓(xùn)和定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵檔案管理人員參加相應(yīng)的?。ㄊ校n案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)。另外,檔案管理人員要堅持可持續(xù)的學(xué)習(xí)觀念，始終保持對新知識學(xué)習(xí)的積極性和主動性,掌握提高計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力,努力適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

（四）建設(shè)信息化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)代社會，高校已逐步實現(xiàn)辦公自動化，伴隨而來的是大量電子文檔的出現(xiàn)，這些資料的歸檔，就需要借助現(xiàn)代化的管理平臺。建立一個可以和校園其他信息管理系統(tǒng)共享的現(xiàn)代化電子檔案管理平臺，對其進行各級訪問權(quán)限設(shè)置，這樣不僅使高校的文書檔案管理工作納入了整個校園信息管理系統(tǒng)中，還使得文件的歸檔和查閱、利用變得更加方便快捷。

另外，方便、快捷、高效的電子化系統(tǒng)，也將引導(dǎo)從業(yè)者理念和思維的更新，更快的從傳統(tǒng)歸檔和電子化歸檔的矛盾中解脫，接受新的事物，做好檔案的歸類工作。

高校文書檔案是高校教學(xué)、科研、行政等各項事業(yè)發(fā)展推進的記錄，辦公室文書檔案的收集與歸檔是文書檔案管理的關(guān)鍵，與文書檔案的質(zhì)量密切相關(guān)。所以，我們要進一步研究發(fā)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作中存在的問題和原因，努力提高工作的質(zhì)量和效率，從而進一步推進和完善辦公室文書檔案管理工作。

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