簡析從高校評估談高校檔案管理的發(fā)展趨勢

文/閩江師范高等?？茖W(xué)校　張潔

簡析從高校評估談高校檔案管理的發(fā)展趨勢

文/閩江師范高等?？茖W(xué)校張潔

【摘要】高校檔案管理在高校評估過程中占據(jù)著非常重要的地位，是高校評估工作的重要依據(jù)。同時，高校評估的進(jìn)行對各高校的檔案管理工作有著非常積極的促進(jìn)作用。本文就高校檔案在評估過程中的重要作用、所展現(xiàn)的各種問題，重點(diǎn)針對高校評估影響下高校檔案管理的發(fā)展方向展開分析。

【關(guān)鍵詞】高校評估；檔案管理；發(fā)展趨勢

高校檔案是廣大教職工長期從事教育科研工作和黨政管理工作及其他活動的真實(shí)記錄。高校檔案在一定程度上是學(xué)校各方面工作進(jìn)展過程的一種客觀體現(xiàn)，承載著學(xué)校工作、發(fā)展的痕跡。因此，在高校評估過程中，高校檔案對高校評估的順利進(jìn)行有著非常重大的意義。

一、高校檔案對高校評估的重要意義

（一）檔案管理評估是高校評估工作過程的重要環(huán)節(jié)。有關(guān)文件指出，學(xué)校要辦好，其中一項(xiàng)基本工作就是高校檔案工作，并且需要將其納入到高校的整體發(fā)展規(guī)劃之中，強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作，同時提高檔案工作的管理水平?？梢姡瑱n案管理是各大高校的一項(xiàng)基本工作，同其他教育教學(xué)等工作一樣，在學(xué)校工作的組成中占據(jù)著非常重要的地位。因此，在高校評估過程中，其檔案管理的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性等也是評估工作進(jìn)行中的一個重要環(huán)節(jié)。

（二）高校檔案是高校評估工作進(jìn)行的一項(xiàng)重要依據(jù)。高校檔案作為學(xué)校各個方面工作的一項(xiàng)原始記錄，為高校評估過程中的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)提供客觀、真實(shí)的依據(jù)，是最有力的客觀證據(jù)。同時，在高校評估的過程中，可根據(jù)高校檔案對主要的觀測點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督、審核，來評判各項(xiàng)工作的進(jìn)展、執(zhí)行情況，并對執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行評判。如果缺少高校檔案這一重要依據(jù)，高校評估工作將無法做到實(shí)事求是的評判，從而對高校的監(jiān)督和核查將不能有效進(jìn)行，從而國家相關(guān)機(jī)構(gòu)對于高校的管理和教育教學(xué)水平的提高將大打折扣。

二、在高校評估過程中高校檔案所突出的幾大問題

（一）檔案資料不完整。檔案的資料不完整主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，對于工作的開展等情況無相關(guān)記錄；第二，在工作進(jìn)展過程中，資料缺乏連續(xù)性。造成這種情況的原因是：在高校工作進(jìn)展過程中，相關(guān)部門未按照有關(guān)規(guī)定的要求來對教學(xué)及其管理活動過程中形成的一系列文件材料進(jìn)行全面的收集、整理、鑒定、分類、保管，沒有實(shí)現(xiàn)有憑證、查考以及利用價值的文件材料向教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化，沒有做好檔案的集中保存。

（二）檔案資料的不規(guī)范。不規(guī)范的檔案資料大量存在，這是在高校評估過程中普遍存在的現(xiàn)象。不規(guī)范資料的主要有以下幾個方面：第一，同一類資料的格式、內(nèi)容、名稱的不同一性；第二，相關(guān)數(shù)據(jù)前后之間存在差異，存在不一致性。

不規(guī)范的檔案資料大量存在致使檔案資料的真實(shí)性大打折扣，嚴(yán)重影響高校評估工作的進(jìn)展。造成這種情況的主要原因有以下幾個方面：第一，高校檔案的管理意識不強(qiáng)；第二，檔案的管理制度不完善，執(zhí)行不徹底。

（三）檔案管理的方式落后。在實(shí)際的學(xué)校工作開展過程中檔案資料的來源多種多樣，但是在評估的過程中發(fā)現(xiàn)高校的檔案資料仍以紙質(zhì)類的資料為主，且仍以人工的手工管理為主。從而體現(xiàn)出在檔案管理的過程中，檔案的載體單一，且自動化程度不足，與目前的我國的社會發(fā)展水平不相一致。落后的檔案管理方式為高校的檔案管理帶來了一定的不足：第一，資料的不完整；第二，占據(jù)大量的存儲空間；第三，資料整理的工作量增大且重復(fù)性強(qiáng)，第四，不便于資料的查找和調(diào)閱。

三、高校檔案管理的發(fā)展方向

（一）高校檔案管理意識、制度。在高校評估過程中檔案管理所發(fā)揮的關(guān)鍵作用，使全體教育工作者認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而對高校檔案管理工作產(chǎn)生以下幾個方面的影響：第一，高校評估工作進(jìn)展過程中的各個環(huán)節(jié)對高校檔案的調(diào)取查閱及查閱結(jié)果等方面的反饋，便于高校理順檔案管理的工作體制，明確各檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，并對高校檔案管理制度中的不足進(jìn)行彌補(bǔ)，建立健全檔案管理的體制制度；第二，高校檔案在高校評估過程中體現(xiàn)的關(guān)鍵作用，在無形中增強(qiáng)了廣大師生的檔案管理意識，便于各檔案管理工作及相關(guān)制度的開展。

（二）檔案管理方式。在高校評估過程中所體現(xiàn)出的資料查閱、調(diào)取等方面的不便、不足之處，致使各大高校高度重視檔案管理方式的更新，使得高校的檔案管理方式同目前我國的社會科技發(fā)展相適應(yīng)。這主要有以下兩個方面的體現(xiàn)：第一，資料的存檔方式多樣化，充分運(yùn)用現(xiàn)在的多種媒介對檔案資料進(jìn)行保管；第二，管理方式現(xiàn)代化，充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，提高檔案資料的采集、傳輸、整理能力。

（三）檔案管理工作的自評自建。根據(jù)高校評估過程中對高校檔案管理的相關(guān)要求，建立自身的檔案自評制度。對檔案建立過程中出現(xiàn)的各種問題及時進(jìn)行反饋，并進(jìn)行及時的補(bǔ)足、調(diào)整，以確保檔案管理工作的順利有效進(jìn)行。

四、結(jié)束語

總的來說，高校評估在本質(zhì)上而言是一種管理手段，其作為對各大院校的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督和考核的方式而存在，在各大高校的發(fā)展過程中都占據(jù)著非常重要的地位。各大院校進(jìn)行高校評估的過程中必須給予學(xué)校檔案高度重視，做好高校檔案管理，向著未來良好態(tài)勢出發(fā)。

參考文獻(xiàn)：

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[2].邱菊.從高校評估談教學(xué)檔案管理的重要性[J].廣西廣播電視大學(xué)學(xué)報,2009(06).