提升國土管理行業(yè)檔案管理效率的方法

文/吉林省安圖縣國土資源管理局　王培霞

提升國土管理行業(yè)檔案管理效率的方法

文/吉林省安圖縣國土資源管理局王培霞

【摘要】國土管理行業(yè)的檔案管理是檔案管理工作中的重中之重，是國家寶貴的財富。做好國土檔案管理工作是維護國土安全的需要，也是歷史發(fā)展的必然要求。本文從目前國土管理行業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題出發(fā)，探討了提高國土行業(yè)檔案管理效率的方法。

【關鍵詞】國土管理；檔案管理；問題；效率

國土管理行業(yè)的檔案管理指的就是對在土地規(guī)劃、開發(fā)和利用，在地籍管理、土地測繪的過程中形成的文字、圖片等資料的有效性管理。國土管理行業(yè)的檔案管理對提高國土的利用效率，對維護國土安全，對查證歷史資料具有重要的意義。我國國土管理行業(yè)的檔案管理歷經(jīng)多年，但是仍然存在一定的問題，這些問題的解決對提高國土管理行業(yè)檔案管理效率具有重要的意義。

一、國土管理行業(yè)檔案管理的問題

我國國土管理行業(yè)的檔案管理發(fā)展歷史很長，形成了一套完整的國土檔案管理系統(tǒng)，但是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足檔案利用的現(xiàn)狀，所以在國土檔案管理中產(chǎn)生了一些問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理體制不完善，存在安全隱患。國土管理行業(yè)檔案管理體制不完善主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在日常的工作中，檔案管理人員制定績效考核的標準是完成領導布置的任務，所以在實際的工作過程中，往往出現(xiàn)分工不明、責任模糊的現(xiàn)狀，導致一些珍貴的國土檔案沒有及時地得到歸檔保存處理，導致一些資料遺失，造成不可預估的損失。第二，檔案管理的基礎設施落后。部分國土檔案仍然使用木質(zhì)的檔案柜對檔案進行保存，在保存的過程中，因為庫房潮濕、長期無人打掃等原因，導致其中的國土檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)霉損、蟲蛀、字跡模糊等問題；或者因為庫房過于干燥，木質(zhì)柜很容易引發(fā)火災，給檔案的保存和利用帶來不良影響。

（二）檔案管理的信息化程度比較低。隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，在檔案管理中，數(shù)字化和信息化是必然趨勢。目前，在很多國土檔案管理中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導致國土檔案管理的效率比較低。出現(xiàn)這種情況的原因有兩點，第一，信息化意識比較低，在國土檔案管理中缺乏改革創(chuàng)新的動力；第二，人員構成不合理。在國土檔案管理的人員構成中以年齡比較長的人員為主，并且人員的流動性比較大，專業(yè)性不強，導致檔案管理模式遲遲得不到更新。

（三）檔案的利用程度低。目前，在國土檔案的管理中，存在著“重管理”“輕利用”的現(xiàn)狀。一方面，國土檔案管理的內(nèi)容非常多，很多檔案得不到及時的整理和歸納，導致檔案的實際效用得不到發(fā)揮；另一方面，檔案管理人員對各個部門的檔案需求不明確，通常只是“問什么就查什么”，主動服務的意識不強，導致檔案的利用程度比較低。

二、提高國土管理行業(yè)檔案管理的方法

（一）建立規(guī)范的檔案管理制度。第一，提高國土檔案管理工作人員的技能，通過開展專家講座、短期培訓、內(nèi)部交流等工作，提升檔案管理人員的技能，強化工作人員收集檔案、檔案立卷、檔案整理、檔案裝訂、檔案上架等各個環(huán)節(jié)的實際應用能力，保證檔案管理工作的有序性、提高檔案管理的效率。第二，實行崗位責任制。在檔案管理的過程中，明確每個工作人員的責任，劃分責任，將檔案管理的范圍、內(nèi)容進行明確的規(guī)定和劃分，并且制定相應的制度，保證檔案管理人員的行為有規(guī)可循，防止出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，提高檔案管理的效率。第三，實行激勵機制。激勵機制是和崗位責任制相依存的。要提高國土檔案管理的效率，就要打破平均分配的現(xiàn)狀，在崗位責任制的基礎上實行激勵機制，建立合理地獎懲制度。促使檔案管理人員提高工作積極性，主動地學習，主動的提升自己的工作能力，從而促使檔案管理效率的提高。第四，完善檔案儲存的基礎設施建設。在檔案管理室中要合理的設置防火、防水設施，要對工作人員開展消防教育，及時地對損害的柜子進行更換，對儲藏室進行打掃，保證儲藏工作的安全性。

（二）提高檔案管理的信息化程度。在計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的時代，提高檔案管理的信息化程度是提高國土管理行業(yè)檔案管理效率的必然要求。提高檔案管理的信息化程度要從以下幾個方面來進行。第一，完善檔案管理工作的人員構成。在檔案管理隊伍中，要引進和培養(yǎng)檔案管理的信息化人才，使其掌握熟練地計算機檔案管理的技能，并且通過點到面的傳播，建立檔案管理的信息化系統(tǒng)，從而提高檔案管理的信息化程度，提高檔案管理的效率。第二，推進信息化檔案管理模式。要及時地將紙質(zhì)的檔案資料錄入計算機檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理的信息化模式，然后通過政府的推動使其得到大范圍的應用和推廣。同時通過信息化管理完善國土檔案在線查詢功能，提高國土檔案資源的利用效率。

三、結語

在信息化的背景下，國土管理行業(yè)的檔案管理存在著管理體制不完善、信息化程度低、利用率低等問題，這些問題的解決，國土管理行業(yè)檔案管理效率的提高需要從完善檔案管理體制、提高檔案管理的信息化程度、提高檔案的利用率等方面來實現(xiàn)。

參考文獻：

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