計算機在交通文書檔案管理中的實踐應(yīng)用

文/江蘇省啟東市公路管理站　朱花

計算機在交通文書檔案管理中的實踐應(yīng)用

文/江蘇省啟東市公路管理站朱花

【摘要】隨著計算技術(shù)在社會各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，交通部門實現(xiàn)數(shù)字化管理已成為必然趨勢。本文首先論述了計算機在交通文書檔案管理中的優(yōu)越性，再提出了計算機在檔案管理中的應(yīng)用策略，以期提高交通部門檔案管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】計算機；檔案管理；實踐應(yīng)用

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機已經(jīng)廣泛應(yīng)用于社會生活的方方面面，成為現(xiàn)代社會人們工作、生活、學(xué)習(xí)不可缺少的設(shè)備。交通部門文書檔案管理部門是交通部門的重要組成機構(gòu)，保存著交通部門重要文書資料，有著嚴(yán)格的管理制度。隨著時代的進(jìn)步，計算機技術(shù)的應(yīng)用成為交通部門文書檔案管理工作的必要要求。

一、計算機在交通文書檔案管理中的優(yōu)越性

（一）檔案存儲空間更大。檔案管理數(shù)字化，是“建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對象，對數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供服務(wù)”。檔案管理數(shù)字化，大大提高了檔案管理的效率，一張光盤就能存儲上千萬字符的數(shù)字信息，極大地節(jié)省了信息存儲空間，減少了信息存儲的成本。另外，計算機技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的運用，也是檔案的檢索查詢工作更加準(zhǔn)確、快捷。隨著時代的進(jìn)步，紙質(zhì)媒介的檔案管理方式不利于交通部門提高檔案信息的管理效率，計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理者能夠更準(zhǔn)確、高效地為各部門提供檔案資料，為部門的決策提供重要依據(jù)。

（二）檔案管理更加規(guī)范。檔案管理數(shù)字化，使檔案的存檔、修改、檢索等管理工作更加高效化、規(guī)范化。將部門檔案的文字資料和圖像資料通過計算機輸入系統(tǒng)輸入電腦，轉(zhuǎn)換為計算機識別文件，再輸出到其他文本編輯軟件，傳統(tǒng)的檔案管理工作大部分依靠管理人員手工完成，對檔案資料的記錄、保存及查閱工作十分繁重。將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，使這一系列工作都得到了簡化。交通部門文書檔案的保存、查閱等工作可以通過計算機進(jìn)行簡單操作即可完成，減少了工作人員的工作量，使檔案管理更加規(guī)范化，圖書館檔案管理自動化水平提高，因此在人力、物力和財力方面有了極大的節(jié)約，檔案管理人員的工作效率和工作水平也得到了極大的改善。

（三）檔案使用壽命更長。統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的，如果遇到連續(xù)的梅雨的天氣，紙質(zhì)檔案容易潮濕、損壞，遇到因管理不善而導(dǎo)致的火災(zāi)，紙質(zhì)檔案容易燒毀。而且隨著時間的推移，經(jīng)過長期的查閱和使用，紙質(zhì)檔案的壽命會隨之變短。利用計算機技術(shù)對交通部門文書檔案進(jìn)行管理，檔案資料主要以電子數(shù)據(jù)的形式存在，查閱者可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案資料進(jìn)行查閱，而不直接對檔案進(jìn)行翻閱，這樣能延長檔案文件的使用壽命，另外，“數(shù)字化的文檔可以方便地復(fù)制、備份，以防因小可抗力或其他原因造成文檔的丟失損壞”。

二、計算機在交通文書檔案管理中的實踐應(yīng)用

（一）普及檔案管理數(shù)字化應(yīng)用。如果交通部門所有檔案資料都采用紙質(zhì)文檔來進(jìn)行存儲，勢必會給檔案工作人員帶來巨大的工作量，耗費大量的人力、物力、財力。如果交通部門努力建設(shè)高效的檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)，提升檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，那么檔案管理工作的效率將會大大提高。所以交通部門應(yīng)加大對檔案管理部門的科技投入，為檔案工作人員開發(fā)完善的計算機軟件，設(shè)計一套功能齊全，便于工作人員操作的軟件應(yīng)用程序，使數(shù)字化技術(shù)能夠適用于不同的檔案管理部門。另外，交通部門對于計算機檔案管理要有長期的規(guī)劃，制定出科學(xué)合理、智能便捷的檔案管理系統(tǒng)，隨著社會的不斷發(fā)展和計算機技術(shù)的進(jìn)步，不斷更新計算機檔案管理軟件及體系，以適應(yīng)時代的發(fā)展需求。

（二）培養(yǎng)計算機檔案管理人才。交通部門要注重培養(yǎng)計算機檔案管理的相關(guān)人才，提升檔案管理層的自身業(yè)務(wù)水平，熟悉并能運用數(shù)字化檔案管理新理念，努力更新自己的知識系統(tǒng)，熟練掌握計算機技術(shù)，并能將之運用于文書檔案管理工作中。交通部門要普及檔案工作人員的計算機知識，提高對檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求。當(dāng)今時代，檔案工作者已不是簡單的文件管理者，而要熟悉計算機技術(shù)在檔案管理工作中的具體運用，掌握專業(yè)技術(shù)，并能對計算機檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常的操作和維護。所以，交通部門要組織對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，加強檔案管理者對計算機技術(shù)的熟練程度，提升其業(yè)務(wù)技能，使現(xiàn)代化檔案管理人員具備對檔案管理中計算機設(shè)備的操作能力。

（三）完善計算機檔案管理制度。數(shù)字化檔案管理的順利實現(xiàn)，取決于交通部門建立一套科學(xué)合理的檔案數(shù)字化管理制度，使數(shù)字化檔案管理的操作更加規(guī)范，檔案工作者的職責(zé)更加明確，從而提高數(shù)字化檔案管理的工作效率。另外，數(shù)字化檔案管理要充分重視安全性管理，數(shù)字技術(shù)的發(fā)展雖然給文書檔案管理帶來了高效的傳播速度和便捷的管理，但同時也存在安全隱患，比如網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊帶來的隱患等，所以交通本門也要加強對計算機檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，采取多重防護措施，提升系統(tǒng)的安全防范能力。

三、結(jié)語

綜上所述，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理有著明顯的優(yōu)勢，不僅極大限度地擴大了檔案資料的存儲能力，提高了檔案管理工作的效率，使檔案管理更加規(guī)范、嚴(yán)格，所以實現(xiàn)交通部門文書檔案的數(shù)字化管理有著重大意義。

參考文獻(xiàn)：

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