數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對策

文/吉林省雙遼市檔案局 田紅臣

檔案管理工作是一種重要的國家戰(zhàn)略資源，檔案數(shù)字化管理已成為檔案管理部門必須強化的一項重要工作。企業(yè)檔案是在業(yè)務辦理過程中形成的對業(yè)務辦理過程的記錄，具有很強的專業(yè)性。數(shù)字化管理是國土資源檔案管理今后的方向，本文闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，重點分析了檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對策措施，對加強檔案數(shù)字化建設(shè)有著重要參考價值。

一、檔案的管理和利用中存在的問題

通過分析我們可以看出，企業(yè)檔案在開采信息資源中占據(jù)著不可或缺的重要地位，在企業(yè)的發(fā)展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，檔案在其開發(fā)利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價值的充分發(fā)揮?？偨Y(jié)其原因，主要有以下幾個：一是，企業(yè)檔案室的資源不夠豐富，檔案的歸檔不夠完整、系統(tǒng)，不能滿足相關(guān)生產(chǎn)和管理的需求，這就對檔案信息資源的利用積極性產(chǎn)生了消極的影響；二是，檔案管理缺乏專業(yè)的人才，這直接導致其在管理中有很多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏創(chuàng)新意識，不能創(chuàng)造出高質(zhì)量的工作成果；三是一些檔案管理人員認為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持有消極、被動的思想和情緒，這對檔案資源的開發(fā)和利用帶來了不良影響。

二、檔案管理和利用工作的開展措施

（一）檔案管理要采用現(xiàn)代化的方式。企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在其管理思想的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案信息資源的管理首先要獲得領(lǐng)導的高度重視和支持，并采取一系列政策性措施增強各部門的群體檔案意識，將各個部門與檔案管理部門之間的關(guān)系理順清楚，靈活的利用材料，徹底改變在傳統(tǒng)檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案的利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發(fā)揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務質(zhì)量的重要作用。隨著信息科技的發(fā)展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統(tǒng)應該充分考慮將辦公自動化與檔案管理充分融合起來，通過先進的科學技術(shù)促進檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化的共同實現(xiàn)。另外，從管理手段上來說，現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度正在不斷地提高，以計算機技術(shù)為核心的檔案保存技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應用，并在檔案的整理、查閱以及網(wǎng)絡平臺上的互相交流等方面起到了積極的作用。通過計算機為基礎(chǔ)，將檔案分類輸入可以實現(xiàn)共享，這不僅能夠有效的節(jié)省檔案的保管空間，同時還可以實現(xiàn)高效、方便、快捷、準確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

（二）健全檔案管理體系，完善管理制度。檔案具有數(shù)量大、門類多、專業(yè)性強、涉及面廣、收集難度大還有利用率高等特點，正是因為這些特點的存在，我們在進行檔案管理的時候要始終以科學、完善以及高效為目標。檔案管理體系的建立可以通過分層的方法來實現(xiàn)，可將其分為領(lǐng)導、管理還有整理這三個層次，每個層次的工作都由不同的部門和人員負責。同時還要加大企業(yè)對檔案管理的投入，從基礎(chǔ)設(shè)施方面為檔案的管理提供夯實的條件，并且還要定期組織管理相關(guān)的人員參與檔案管理知識的培訓課程，進一步促進檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學化。另外，在管理制度方面，首先要對歸檔的范圍、移交的時間等進行明確的規(guī)定，以保證歸檔資料的及時性和完整性；其次要采用獎懲制度，對管理好的人員和部門給予相應的獎勵。

（三）加強檔案信息資源的宣傳和交流。企業(yè)檔案室在日常的工作中要不斷的對檔案宣傳體系和交流體系進行完善，這對于提高檔案的利用率具有積極作用。從檔案的宣傳來說，企業(yè)應積極開展多種不同形式的講座、座談會還有報道等對信息系統(tǒng)和檢索途徑的介紹，通過這種方式提高檔案室工作人員、領(lǐng)導還有管理人員等的檔案意識。從檔案的交流體系方面來說，在當今時代，有效的運用信息資料是科研成果以及其他各種信息資料等獲取效率的決定因素，再加上現(xiàn)在產(chǎn)業(yè)發(fā)展速度飛快，技術(shù)和信息的更新速度也是日新月異，因此在企業(yè)的檔案管理中應該打破封閉的管理方式，而是應該在企業(yè)和企業(yè)之間建立通暢的交流途徑和體系，定期進行檔案信息資源的共享，以彌補檔案資源不足的缺陷，這對于促進企業(yè)的進展具有積極意義。

三、結(jié)論

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

[1]喬麗.民營企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問題與對策[J].蘭臺世界,2011(2).

[2]張芳.金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究[J].金融經(jīng)濟(理論版),2014(2).