人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用

文/山西建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處 任志花

人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用

文/山西建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處 任志花

本文以人事檔案管理為研究對(duì)象，對(duì)其在學(xué)校人力資源管理中的作用進(jìn)行了分析和研究，并提出了學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展策略：提高人事檔案管理的信息化水平，促進(jìn)學(xué)校人力資源管理水平的提升；人事檔案管理的單一性轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?，?shí)現(xiàn)人力資源管理的全面發(fā)展。以通過本文對(duì)人事檔案管理方面的研究，為學(xué)校人力資源管理工作的順利進(jìn)行帶來一定的幫助作用。

人事檔案管理；學(xué)校；人力資源管理

作為學(xué)校人員信息管理的載體，人事檔案管理是對(duì)個(gè)人工作、學(xué)習(xí)以及政治表現(xiàn)方面的情況進(jìn)行記錄的管理工作，是人力資源管理的一部分，一般情況下是由學(xué)校的人力資源部門來負(fù)責(zé)。學(xué)校人事檔案管理工作是否科學(xué)有效，往往對(duì)于其人力資源的開發(fā)和利用具有很重要的決定作用，如果人事檔案管理工作沒有很好地進(jìn)行，或者沒有很好地滿足學(xué)校人力資源管理方面的需要，就會(huì)對(duì)其產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。由此可見，人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中具有很重要的作用，因此對(duì)有關(guān)方面的研究對(duì)于學(xué)校人力資源的開發(fā)和利用將具有十分重要的意義。

一、人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用

（一）人事檔案管理是學(xué)?？疾旒傲私飧刹康闹匾罁?jù)。人事檔案是對(duì)一個(gè)人的基本情況，如歷史以及現(xiàn)狀的最真實(shí)反映，其管理的核心是“人”，同時(shí)也是一種人力資源信息的存儲(chǔ)庫(kù)。換句話說，人事檔案較為完整地記錄了一個(gè)人的背景資料，從高中開始對(duì)其學(xué)習(xí)情況、政治表現(xiàn)以及成長(zhǎng)的過程都進(jìn)行了詳細(xì)記錄，提供了最初的履歷材料，有一定的真實(shí)性且不可隨意更改。在學(xué)校當(dāng)中，如果要對(duì)教職員工的過往進(jìn)行了解，檔案管理人員只需要查看該員工的個(gè)人檔案就可以了解到其相關(guān)經(jīng)歷，而這些就為學(xué)校進(jìn)一步管理“人”提供了最直接、最重要的資料。所以，學(xué)校一般都是通過人事檔案來考察及了解干部的，而人事檔案在對(duì)相關(guān)工作者的實(shí)際考察和認(rèn)證中也發(fā)揮了很大的參考信息作用。如果決策者或者領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)相關(guān)教職員工進(jìn)行有關(guān)人事方面的處理時(shí)，首先是對(duì)其人事檔案進(jìn)行查看、判斷和鑒定，通過人盡其才，將合適的人選安排到合適的崗位上，這些都要依靠人事檔案中的學(xué)歷、學(xué)位、職稱、獲獎(jiǎng)、政審材料、黨團(tuán)信息等情況作為定編定崗的參考。可見，人事檔案管理是學(xué)校考察及了解干部的重要依據(jù)。

（二）人事檔案管理是學(xué)校制度制定的依據(jù)。制度要依據(jù)全面而真實(shí)的信息來制定，如果只是異想天開而沒有準(zhǔn)確的信息做基礎(chǔ)，那么制度就是不切實(shí)際的。制度是為社會(huì)服務(wù)的，因此只有通過收集足夠的檔案信息，才能夠很好的為其提供制度服務(wù)。對(duì)于學(xué)校的人事檔案管理來說，其存在各種規(guī)章制度，而如果想要制定出科學(xué)合理的，且滿足學(xué)校所需要的規(guī)章制度，就要根據(jù)學(xué)校干部人事檔案中的相關(guān)信息作為參考，而學(xué)校的人事檔案管理就提供了較為全面的信息。因此學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度的制定一般都是依據(jù)人事檔案所提供的各種信息來進(jìn)行的，學(xué)校相關(guān)決策人只有了解了人事檔案信息，才能夠從實(shí)際出發(fā)，做出準(zhǔn)確的判斷，然后結(jié)合學(xué)校需要來進(jìn)行各種規(guī)章制定的制定，從而有效保證學(xué)校各方面工作順利進(jìn)行。

二、學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展策略

（一）提高人事檔案管理的信息化水平，促進(jìn)學(xué)校人力資源管理水平的提升隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?？萍嫉倪M(jìn)步，我國(guó)迎來了信息時(shí)代，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化建設(shè)，而學(xué)校人力資源管理要想實(shí)現(xiàn)信息化，首先就要對(duì)其人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作具有重復(fù)性、繁雜性、效率低以及不易保存的缺點(diǎn)，且人為操作極易出現(xiàn)失誤等情況。而將人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化就可以提高其工作效率，數(shù)據(jù)化的管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案的長(zhǎng)久保存、迅速檢索以及方便轉(zhuǎn)移等，這就為學(xué)校的人力資源管理工作的信息化提供了基礎(chǔ)。另外，人事檔案管理的信息化還能夠?qū)W(xué)校未來人力資源需求提供分析和預(yù)測(cè)的資料，從而能將合適的人安排到適合的崗位。

（二）人事檔案管理的單一性轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?，?shí)現(xiàn)人力資源管理的全面發(fā)展學(xué)校在對(duì)其教職員工進(jìn)行評(píng)價(jià)的時(shí)候，其主要的評(píng)價(jià)參考依據(jù)就是人事檔案。因?yàn)閷W(xué)校的人事檔案主要是收集了干部履歷表、簡(jiǎn)歷表、學(xué)歷、學(xué)位、職稱情況、自傳材料、科研及獲獎(jiǎng)情況、個(gè)人接受培訓(xùn)、表彰及獎(jiǎng)懲情況等多方面的信息，如學(xué)校在崗位設(shè)置、招錄人才以及競(jìng)聘上崗方面都是依據(jù)人事檔案信息來進(jìn)行參考的。而在當(dāng)前這種信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的學(xué)校對(duì)于人力資源管理方面的要求。學(xué)校在人事檔案編制方面要依據(jù)不同的教職員工以及不同的崗位來進(jìn)行。如學(xué)校要注重記錄教學(xué)科研人員的教學(xué)水平及科研著作、有重大影響的論文等成果，要注重記錄行政管理人員的管理水平，每年要對(duì)干部進(jìn)行干部業(yè)務(wù)考核，評(píng)出合格及優(yōu)秀等級(jí)。這種多元化的人事檔案管理包括了對(duì)相關(guān)教職員工專長(zhǎng)、工作能力以及思想政治水平的綜合記錄，滿足了現(xiàn)代人力資源管理的要求，從而能夠促進(jìn)學(xué)校人力資源管理的全面發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在學(xué)校人力資源管理中，人事檔案管理工作發(fā)揮著非常重要的作用，它是學(xué)?？疾旒傲私飧刹康闹匾罁?jù)，同時(shí)也是學(xué)校制度制定的依據(jù)。因此加大對(duì)人事檔案管理方面的研究將對(duì)學(xué)校人力資源管理方面的工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[1]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2015(3).

[2]張嶺人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].管理觀察,2015(4).