淺議事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題及其優(yōu)化構(gòu)想

文/吉林省交通運(yùn)輸廳瀝青儲(chǔ)運(yùn)站 李文嘉

淺議事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題及其優(yōu)化構(gòu)想

文/吉林省交通運(yùn)輸廳瀝青儲(chǔ)運(yùn)站 李文嘉

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理理念已逐步與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，亟待改革。人事檔案內(nèi)容涵蓋了社會(huì)企事業(yè)單位全體員工的個(gè)人履歷、工作情況及政治面貌等個(gè)人信息，既是單位錄用或考評(píng)員工的主要依據(jù)，也是國(guó)家檔案的核心組成部分?；谶@一背景，本文通過(guò)對(duì)人事檔案工作職能意義的介紹，分析了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的工作現(xiàn)狀，并借此提出了提高與改善其管理效能的工作思路，以期為我國(guó)檔案事業(yè)的革新發(fā)展提供參考借鑒。

事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；人力資源管理；人事信用檔案

如要給人事檔案管理貼上標(biāo)簽，那它就是一種身份的象征，也是一枚政治的符號(hào)。但據(jù)現(xiàn)狀分析，當(dāng)前人事檔案管理制度不僅滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在某種程度上阻礙人才的自由流動(dòng)，與社會(huì)人事檔案需求的脫節(jié)程度也日漸明顯，故此展開(kāi)深入分析與研究，對(duì)人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展有所積極意義。

一、人事檔案管理工作職能意義

簡(jiǎn)單地說(shuō)，人事檔案從字面意義上可以看作是對(duì)個(gè)人的人身信息、工作信息的記錄，經(jīng)過(guò)相關(guān)組織的認(rèn)定后收編歸檔進(jìn)行保存的一份個(gè)人材料。目前，我國(guó)對(duì)于人事檔案工作職能的一般定義為記錄和反映社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位人員以及國(guó)家機(jī)關(guān)單位人員個(gè)人基本情況的檔案文件。可以看出，此“定義”將人事檔案歸為一種記錄與評(píng)價(jià)的工具，沒(méi)有賦予人事檔案工作任一種執(zhí)行力。而從另一層面上看，人事檔案載錄的文字、表格等個(gè)人信息資料都是在社會(huì)活動(dòng)中形成的，受個(gè)人所在單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，其主要作用僅僅是通過(guò)檔案所載個(gè)人工作表現(xiàn)、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、品德作風(fēng)等來(lái)作為職工的考核依據(jù)和參考憑證。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

首先，即是對(duì)檔案管理的認(rèn)知不夠深刻。檔案資源是一種無(wú)形資產(chǎn)，但在有的單位或個(gè)人的眼中，認(rèn)為發(fā)展經(jīng)濟(jì)、提高效益才是工作重點(diǎn)；又或是想著卡住人才檔案不放，就能夠防止人才流失。其次，即是相關(guān)政策法規(guī)的建設(shè)明顯脫離社會(huì)發(fā)展。比如，一些通過(guò)改制新成立的合資企業(yè)，能否享受人事檔案管理權(quán)和建檔權(quán)等問(wèn)題至今未有明確定論。還有一些檔案管理考核活動(dòng)，也沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的整改措施，對(duì)考核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)行為也沒(méi)有懲治辦法，導(dǎo)致人事檔案管理體制運(yùn)行不順，糾紛時(shí)有發(fā)生。此外，根據(jù)我國(guó)人事部近年調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，一線城市的各個(gè)人才交流服務(wù)中心有將近2 5%的人事檔案與檔案當(dāng)事人失去聯(lián)系，另有2 0%的流動(dòng)人才在實(shí)際工作流動(dòng)中沒(méi)有攜帶人事檔案，有的“人、檔”分離，有的則徹底“棄檔”，而且大部分社會(huì)從業(yè)人員認(rèn)為人事檔案對(duì)其求職或事業(yè)的發(fā)展并無(wú)實(shí)質(zhì)作用。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理效能的工作思路

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立人力資源管理新理念。首先要做的就是正確認(rèn)識(shí)到現(xiàn)實(shí)意義的“轉(zhuǎn)變”。傳統(tǒng)人事管理制度都是參照國(guó)家機(jī)關(guān)單位干部管理制度來(lái)制定的，對(duì)比現(xiàn)代企業(yè)制度下的人力資源管理，則是靈動(dòng)的將人員當(dāng)作“資源”，提倡由始至終的保持人員活力，采取合理科學(xué)的方法整合和運(yùn)用人力資源的效能。并主張人才是企業(yè)的基石，是企業(yè)真正的財(cái)富，企業(yè)目標(biāo)就是要將企業(yè)發(fā)展與人員發(fā)展緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)人員和企業(yè)的共同價(jià)值，真正做到以“人”為核心。所以，立足于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)代，人員作為新技術(shù)、新理念的承載對(duì)象，已成為以“智富”為特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中企業(yè)的特殊資本。

（二）迎合市場(chǎng)對(duì)人才的高新需求，建立人事信用檔案新機(jī)制。隨著我國(guó)加入世貿(mào)組織后，便大量引入各類(lèi)外資企業(yè)，建立人事信用檔案由此成為人事檔案改革的主要目標(biāo)之一。信用檔案管理即采取科學(xué)的方法，結(jié)合企業(yè)人事信用記錄和工作信用記錄為基礎(chǔ)進(jìn)行記錄的工作服務(wù)。使得社會(huì)從業(yè)人員個(gè)人信用記錄能夠讓公眾提供隨時(shí)查詢，從而使之更好地約束個(gè)人行為、加強(qiáng)自律，繼而促成良好社會(huì)道德風(fēng)尚的形成。比如，美國(guó)在建立的公民個(gè)人信用檔案時(shí)，其所收集的資料信息就包括公民個(gè)人的借貸記錄與還款記錄，涉民、刑事訴訟記錄，不守信用處罰記錄等，借此對(duì)公民的信譽(yù)做出評(píng)估，建立翔實(shí)的個(gè)人信用記錄，并使之成為伴隨公民終身的信用資本。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，筆者認(rèn)為，新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作首要注重對(duì)制度執(zhí)行力的強(qiáng)調(diào)，對(duì)檔案資料的歸檔與轉(zhuǎn)出都應(yīng)嚴(yán)格把控，篩選有價(jià)值的內(nèi)容歸檔，提高檔案的利用價(jià)值；同時(shí)采用合并信用檔案，在人事檔案內(nèi)增設(shè)個(gè)人信用記錄，豐富其實(shí)用性之余，也使之裨益惠及全社會(huì)信用體系的建設(shè)。

[1]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開(kāi)放,2012(04).

[2]夏榮鋒,黎富偉.淺談創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理改革[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2011(19).

[3]徐靜.探索事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(09).

[4]楊敏華.事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(23).