人事檔案信息化管理與服務(wù)工作之探析

文/棗莊市人力資源服務(wù)中心 孫柏國(guó)

人事檔案信息化管理與服務(wù)工作之探析

文/棗莊市人力資源服務(wù)中心 孫柏國(guó)

人事檔案信息化管理與服務(wù)工作是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。本文從我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的重要性、現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題以及如何加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作進(jìn)行了深入的探討，旨在為各級(jí)各類人事檔案管理工作部門（機(jī)構(gòu)）及專業(yè)人員提供些許參考。

人事檔案；信息化；服務(wù)

一、人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的重要性

（一）信息化服務(wù)是人事檔案管理服務(wù)工作的重要手段和發(fā)展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)查詢快速化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、證明出具規(guī)范化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確化等目標(biāo)。有利于推進(jìn)檔案數(shù)字化，為跨地區(qū)檔案信息的共享和管理服務(wù)水平的提升奠定基礎(chǔ)。

（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務(wù)的整個(gè)過(guò)程。人事檔案管理與服務(wù)是針對(duì)組織或個(gè)體獨(dú)立的信息化服務(wù)工作，堅(jiān)持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平有利于充分利用現(xiàn)有資源，服務(wù)更多的人群，進(jìn)而真正做到以人為本。

（三）信息化服務(wù)是傳統(tǒng)人事檔案管理體制機(jī)制的有益補(bǔ)充。

傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務(wù)工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴(yán)及管理與服務(wù)水平不高等弊端日益凸顯，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量及檔案信息參考價(jià)值的有效發(fā)揮等。因此，通過(guò)對(duì)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的探討，有利于完善我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作體制機(jī)制，更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

二、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)的現(xiàn)況

（一）人事檔案信息化管理與服務(wù)體系基本形成。按照人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，我國(guó)的人事檔案是由各級(jí)組織人社部門實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國(guó)由各級(jí)檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務(wù)體系框架初成，他為各級(jí)各部門在人力資源管理與開(kāi)發(fā)中提供了重要的信息依據(jù)，對(duì)人力資源的合理配置奠定了基礎(chǔ)性作用。

（二）人事檔案正在由傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式向信息化管理服務(wù)模式發(fā)展。人事檔案的信息化管理與服務(wù)，就是通過(guò)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效利用，達(dá)到提高檔案的管理水平、服務(wù)效率及質(zhì)量和充分發(fā)揮人事檔案開(kāi)發(fā)與利用價(jià)值的目的。具體的說(shuō)就是利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)人員檔案信息進(jìn)行記錄及跟蹤，并進(jìn)行綜合分析，正是由于這項(xiàng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平，有效摒棄了傳統(tǒng)人事檔案管理薄弱、內(nèi)容陳舊、信息不準(zhǔn)確、服務(wù)效率低等弊端。

三、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)中存在的問(wèn)題

（一）工作人員綜合素質(zhì)不高。從我國(guó)各級(jí)人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實(shí)際來(lái)看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價(jià)值作用的有效發(fā)揮。

（二）管理與服務(wù)體制不健全，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前許多部門（機(jī)構(gòu)）尤其是一些企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設(shè)施、場(chǎng)地等不符合規(guī)定，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，信息化服務(wù)水平低，而人事檔案管理與服務(wù)工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務(wù)水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)快節(jié)奏的人事工作和國(guó)家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進(jìn)展與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。

（三）信息化管理與服務(wù)水平低，檔案價(jià)值功能弱化。人事檔案管理與服務(wù)的信息化，需要一套完整的工作制度、設(shè)施設(shè)備、信息技術(shù)等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導(dǎo)致了材料收集歸檔不全、不能及時(shí)更新、信息可靠性降低、管理與服務(wù)水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務(wù)模式在很大程度上還停留在過(guò)去的那種紙質(zhì)信息記錄，現(xiàn)代信息技術(shù)利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有功能。

四、以人文本，加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)的幾點(diǎn)思考

（一）大力優(yōu)化工作人員綜合素質(zhì)，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會(huì)知曉度。一是要強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)。各級(jí)人事檔案管理部門既要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及重要性的認(rèn)識(shí)，更要注重培養(yǎng)提高檔案管理工作人員自身的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴(yán)格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業(yè)素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過(guò)采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營(yíng)造社會(huì)認(rèn)知檔案工作的濃厚氛圍。

（二）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整體提高人事檔案信息化管理與服務(wù)水平。為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的整體推進(jìn)，要定期開(kāi)展專職人員的技能培訓(xùn)，不僅是檔案專業(yè)知識(shí)方面的，還要包括計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用技能，以滿足新時(shí)期檔案信息化管理與服務(wù)工作的需要。

（三）不斷健全人事檔案信息化管理與服務(wù)的法律法規(guī)與體制機(jī)制，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)再邁新臺(tái)階。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日新月異，人事檔案信息化管理與服務(wù)水平的提升空間也永無(wú)止境，秉承以人為本的理念，有關(guān)部門還應(yīng)不斷加強(qiáng)完善檔案信息化建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)，以網(wǎng)絡(luò)為載體，以人事檔案信息系統(tǒng)為平臺(tái)，打破人事檔案利用時(shí)間、空間限制，拉近檔案與社會(huì)的距離，促進(jìn)人事檔案工作更好地為公眾服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理模式從政治化服務(wù)向社會(huì)化服務(wù)的過(guò)渡，并制定相應(yīng)違規(guī)懲罰機(jī)制，這樣才能使各級(jí)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作上水平、上臺(tái)階。