如何把高校辦公室管理科學化

文/北京林業(yè)大學 王丹丹

如何把高校辦公室管理科學化

文/北京林業(yè)大學 王丹丹

隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校辦公室作為各級行政機關的辦事機構，具有工作內容多、事件繁瑣的特點，在管理系統(tǒng)中擔任著學校與社會的連接樞紐作用，一個辦公室的管理方式會直接影響學校的工作開展和對外形象，所以高校辦公室要進行科學化管理，本文將重點從組織和個人兩方面討論如何把高校辦公室管理科學化。

高校；辦公室管理；科學化

一、概述

高校辦公室處于高校內部管理的中心地位，是領導決策的錦囊，很多高校的領導不僅負責教學研究，還負責整個校園的管理工作，在這種特殊的情況下，就要充分發(fā)揮辦公室的作用，做好領導的輔助工作，為領導的決策提供現實性的依據。高校辦公室還是學校的信息中心，收集文件、數據等各種信息，是信息的聚集地，國家曾經在相關教育政策中明確指出，在一段時期內高校的總體規(guī)劃、領導決策、目標管理以及重大活動等資料都由高校辦公室進行管理。

高校辦公室在高校管理中具有重要的作用。第一，服務作為辦公室的主要職責，不僅要為領導服務，幫助領導收集做出正確決策的依據，還要協(xié)調機關各部門之間、機關與領導之間的關系。而且必須服務廣大師生，幫助他們解決工作和學習中遇到的難題。第二，高校辦公室具有協(xié)調作用，是學校意見的收發(fā)室，承擔著協(xié)調整個學校綜合管理的職能，協(xié)調學校各部門在工作中出現的矛盾，幫助學校全身心地進行人才培養(yǎng)和科學研究。第三，在學校管理中起著督查作用，時刻監(jiān)督學校是否按時完成預期任務，檢查教學任務的完成質量，同時通過實踐考察及時發(fā)現問題并解決問題。所以，辦公室在高校組織中有著重要地位，辦公室的工作質量與學校的工作能力和對外形象直接掛鉤，高校必須積極貫徹落實國家的教育方針，充分完善辦公室的建設，幫助辦公室更好的為學校服務，幫助學校培育更多優(yōu)秀的人才。

二、高校辦公室管理存在的問題

（一）重視程度不夠。上文已經提出，高校辦公室管理對整個學校管理有著不言而喻的作用，但是目前我國的高校辦公室管理仍出現重視程度不夠的問題，這就使得辦公室不能充分發(fā)揮協(xié)調、監(jiān)督和服務作用，而恰恰是因為高校辦公室繁多的工作內容，需要全方位管理各個部門，這就使得有些工作與其它部門出現重復，導致學校領導不能清晰看到學校辦公室的工作，大大降低對辦公室的重視，這無疑會給高校辦公室?guī)硐麡O的影響，嚴重打擊了辦公室管理人員的積極性，使辦公室的管理職能大打折扣。

（二）辦公人員素質不高。高校辦公室工作人員忙于繁瑣的工作，忽略對理論的系統(tǒng)性學習，無法提高工作人員的政治素質。而且他們本身科班出身的就很少，又缺乏專業(yè)的培訓，致使應變能力、溝通能力和公關能力得不到專業(yè)的訓練，達不到時代發(fā)展要求的辦公室管理隊伍勢必會影響辦公室的工作能力。此外辦公室人員的素質也受陳舊的管理設備和落后的管理方法制約，面對日新月異的現代高校，低素質的辦公室管理隊伍顯然不能滿足新時代的要求。

（三）管理制度不完善。目前的辦公室管理在制度上存在許多問題，教育要面向現代化，面向世界，面向未來，然而在自主辦學的新形勢下，我國大部分高校的管理制度仍然不完善，一套健全可行的規(guī)章制度，可以將辦公室的工作流程和行為準則以文字的形式確定下來，使辦公室的工作有據可依。只有完善管理制度，才能夠充分發(fā)揮辦公室的管理職能，保證高校工作的高速運轉。

（四）考核機制不健全。績效考核是辦公室人員聘用、升遷、確定勞動報酬的依據，是人員激勵的必要手段，健全的考核機制能夠激發(fā)員工的積極性，進而提高辦公人員的辦公效率。當前不健全的考核機制主要體現在以下幾方面：一是績效分配體系不健全，造成工作人員的工作量與獲得的報酬不成正比，嚴重影響工作熱情。二是考核方式存在問題，缺乏完整性、科學性和連續(xù)性，在考核的專業(yè)性上還有很大的提升空間。所以，要健全考核機制，就要最大限度激發(fā)高校辦公室管理人員的工作熱情，提高辦公室整體工作效率。

三、實現辦公室管理科學化的方法

只有實現科學化的高校辦公室管理，才能夠滿足社會日益增長的教育需求，面對目前高校辦公室存在的各種問題，必須從組織和個人兩方面實現高校辦公室管理科學化。

（一）組織方面。1.提高辦公室人員素質。高校必須在重視辦公室管理的同時注重對辦公室人員隊伍的培養(yǎng)，隨著國家對高校教育的重視程度的提高，各個高校確實加大師資隊伍的建設，卻忽略對辦公室人員的培養(yǎng)，必須像重視師資力量一樣注重辦公室管理隊伍的建設，用長遠的眼光科學合理地為高校辦公室配備管理和工作人員，提高這些工作人員的綜合素質，抬高人才準入門檻，選拔出一批有思想、有素質的專業(yè)性人才加入到辦公室管理隊伍中，來適應規(guī)范化管理、科學決策的時代高校需求。2.堅持人本理念?！耙匀藶楸尽笔且环N以人為尊、以人為先的價值取向，是一種尊重職工個性化發(fā)展的管理模式。要想遵從人本式管理，必須強化民主觀念，為辦公室工作人員創(chuàng)造平等、民主的工作環(huán)境，做到尊重理解他們，使每個人都能在學校決策面前發(fā)揮作用。要有法制觀念，對新發(fā)布的教育政策方針具有高度的關注。要有全局觀念，從學校的角度出發(fā)對問題全面系統(tǒng)分析，實現對學校的全面管理。做到人本的工作，必須關注并滿足工作人員的正常需求，關注他們的自身職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。同時幫助工作人員在復雜繁瑣的辦公室工作中，抽出時間進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓，結合每個職工的個性需求最大限度開發(fā)每個人的潛能。還要建立公平合理的考核機制，結合每個人的擅長工作類型分配工作，取消虛設的崗位，個性化設崗，實現工作人員個性化發(fā)展。3.完善管理制度。結合學校的自身情況，在原有管理制度的基礎上進行完善，形成一套令辦公室管理人員有法可依、有跡可循的完整規(guī)章制度，規(guī)范辦公流程，明確先后次序和每一個步驟的基本要求，細化每個人的工作內容，明確每個人的責任，不得推諉。4.健全考核機制。在進行考核機制改革時，對考核標準、考評類型等方面的修改要多多征求工作人員的意見，因為考核機制關乎每一個辦公室的工作人員，民主考核機制改革，比管理層生硬的宣布新考核標準更具有說服力和約束力。在健全考核機制的同時一定制定與之配套的薪酬福利制度，這樣才能充分調動辦公室人員的工作熱情。

（二）個人方面。進行高校管理工作，就必須依托相關專業(yè)理論的支撐，瑣碎的工作背后都是每一個工作人員加強實踐、完善理論知識的重要機會，必須把工作看成是一個學習的過程，珍惜每一個工作機會，認真對待每一項工作，在完成工作中完善自己，在失誤中總結教訓，在成功中積累經驗。同時多與業(yè)內人士交流，虛心向周圍的同事求教，在工作中磨煉自己，提高自己。

高校的辦公室管理人員需要提升自己的文字寫作能力，公文的起草傳達是學校辦公室最常見的工作，所以必須提高自己的文字駕馭能力。培養(yǎng)自己的協(xié)調能力，綜合協(xié)調領導與部門之間、部門與部門之間的工作聯(lián)系。只有擁有創(chuàng)新的工作思維才能實現高校辦公室管理科學化，所以辦公室工作人員必須加強對自身素質的管理，用自己的高素質為辦公室科學化管理貢獻自己的力量。

四、總結

總之，高校辦公室管理科學化是當代高校管理的必然選擇，學校組織要從辦公人員隊伍、考核機制、管理制度方面實現辦公室管理科學化，個人也要積極提高自己的綜合能力來滿足當代發(fā)展的需要，共同實現高校辦公室科學化管理。

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