事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

文/吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0七隊 張興蕊；吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0四隊 孔麗巍

事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

文/吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0七隊 張興蕊；吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0四隊 孔麗巍

隨著計算機技術(shù)的進步和信息化的發(fā)展，我國事業(yè)單位的文件檔案管理制度也隨之進行了改革。視野單位的文件檔案管理指的是對其單位所有的活動進行整理與記錄的管理工作，但目前在檔案管理的工作中還存在較多的問題，本文從分析其管理現(xiàn)狀出發(fā)，對其中存在的問題提出了相應(yīng)的對策。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及對策

近年來，事業(yè)單位的文件檔案管理工作進行了一系列的改革，取得了一些較為顯著的成效，但還是有不少單位在文件及檔案的管理工作上存在較多的不足。提高文件及檔案的工作及管理能力，實現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化成為了目前事業(yè)單位管理文件及檔案的工作目標(biāo)。

一、目前事業(yè)單位管理文件及檔案的現(xiàn)狀分析

（一）文件及檔案管理不受重視。為了加強事業(yè)單位對文件及檔案管理的水平及效率，我國出臺了一系列的相關(guān)法律法規(guī)。但仍是有較多單位沒有認真學(xué)習(xí)國家法律法規(guī)，不重視文件及檔案管理的工作。目前的檔案管理也較為缺少行之有效的工作方式，許多單位仍是采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案進行管理。無論從政策、設(shè)備、人力、技術(shù)、資金等哪個方面來講，投入都遠遠不夠。事業(yè)單位都認為文件及檔案管理工作不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所做的文件及檔案管理也就是簡單的輸入與保存資料，沒有將其當(dāng)作單位的工作重點，尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，很容易輕視文件及檔案管理的重要性，使得管理工作無法展開。

(二)文件及檔案管理職責(zé)不夠明確。在事業(yè)單位從事文件及檔案管理的工作人員大多不具備對檔案進行歸檔整理的相關(guān)專業(yè)知識，甚至身兼多職。文件及檔案管理的工作人員經(jīng)常更換，且大多數(shù)時候，對于從事該工作的人員職責(zé)分工不明確，導(dǎo)致在工作中人員的精力不能集中。

事業(yè)單位的文件及檔案管理工作崗位，需要有高技術(shù)、高專業(yè)性。需要高素質(zhì)、專業(yè)的管理人員才可以盡可能的減少在文件及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，為事業(yè)單位保存正確的資料打好基礎(chǔ)。

（三）文件及檔案管理所用的設(shè)備落后。目前文件及檔案管理系統(tǒng)基本已經(jīng)普及，但隨著電腦處理信息的水平不斷發(fā)展，其應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展相對有些緩慢，很多高效率、先進的技術(shù)都沒有得到較好的應(yīng)用。目前，事業(yè)單位的文件及檔案管理中還是較少使用到計算機，使用到計算機的單位，也缺少對其進行安全防備的措施。此外，由于文件及檔案的檢索一般是用較為傳統(tǒng)的手工檢索辦法，當(dāng)前的手工檢索方式速度緩慢，還極易出錯。不僅增加了文件及檔案管理工作人員的工作量，還不利于對文件及檔案進行收集與再利用。

二、改進文件及檔案管理工作的對策探討

上文分析了三點我國事業(yè)單位文件及檔案管理主要的問題，為進一步提高事業(yè)單位文件及檔案管理的工作效率，下文針對這三點問題提出了一些對策。

（一）加強對文件及檔案管理工作的重視。要改善事業(yè)單位文件及檔案管理的現(xiàn)狀，首先要充分意識到文件及檔案管理工作的重要性，一方面要加強領(lǐng)導(dǎo)層的管理理念，一方面還要明確管理人員的主要工作職責(zé)。根據(jù)各自單位的實際情況，建立單位的文件及檔案管理制度。此外，還應(yīng)讓工作人員意識到檔案是國家重要的財富，也是保證事業(yè)單位健康發(fā)展的主要基礎(chǔ)。只有員工意識到了文件及檔案管理的重要性，才可以激發(fā)出員工的工作積極性，增強員工對文件及檔案管理工作的使命感及光榮感。

（二）提高管理人員的工作素質(zhì)。要想讓事業(yè)單位的文件及檔案管理工作更上一層樓，最主要的手段就是加強文件及檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，其次要提高管理人員的工作素質(zhì)。在員工上崗前，要對員工做崗前培訓(xùn)，并定期做專題教育及培訓(xùn)以使員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理能力不斷提高。

此外，員工在從事文件及檔案管理的工作時，還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新的文件及檔案管理相關(guān)知識與新的技術(shù)，認真履行自己的工作職責(zé)。

（三）優(yōu)化管理設(shè)備。隨著社會的發(fā)展與科技水平的提高，計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普遍的運用在工作與生活的各個方面。文件及檔案管理的工作也需要與時俱進，應(yīng)用最新的設(shè)備與技術(shù)來對單位的文件和檔案進行管理。由于每個單位所在的地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平相差較多，許多貧困地區(qū)的管理設(shè)備不能及時更新，此時應(yīng)向當(dāng)?shù)氐恼岢鱿鄳?yīng)的經(jīng)費要求，用以改善單位落后的設(shè)備，加快管理工作的現(xiàn)代化進程。

此外，在信息時代下，事業(yè)單位要改變傳統(tǒng)的文件及檔案管理工作態(tài)度，認真學(xué)習(xí)及掌握最新的管理技術(shù)。加強對管理人員的技能培訓(xùn)，應(yīng)用高科技的技術(shù)，將微縮、云盤、光盤、計算機等用到文件及檔案管理的工作中，將文件及檔案管理工作與計算機技術(shù)相結(jié)合，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段，提高文件及檔案管理的效率，建設(shè)一個與各個單位實際情況相統(tǒng)一的網(wǎng)上文件及檔案管理系統(tǒng)。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的文件及檔案管理是日常工作中的重點，目前的管理工作存在較多的問題及不足，想要改善當(dāng)前事業(yè)單位文件及檔案管理的現(xiàn)狀，首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要重視，工作人員要積極配合，再對管理設(shè)備進行及時的優(yōu)化，才可以更好的推進文件及檔案管理發(fā)展與改革。

[1]劉芳.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2013(17)：192.

[2]姚雅東.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].黑龍江史志,2014(7)：110.