交通檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

文/湖北省十堰市城區(qū)公路管理局 王新安

交通檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

文/湖北省十堰市城區(qū)公路管理局 王新安

快速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型時(shí)期，對(duì)于交通檔案管理的真實(shí)性、科學(xué)性和有效性，在一定程度上可以反映整個(gè)交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展水平及工作人員的業(yè)務(wù)能力，關(guān)系到整個(gè)交通事業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展效益，對(duì)于交通管理工作的快速平穩(wěn)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。本文主要分析探討現(xiàn)今交通檔案管理中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期更好地規(guī)范交通檔案的管理工作。

交通；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、交通檔案管理存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展，人們的生活水平越來(lái)越高，無(wú)論城鎮(zhèn)還是農(nóng)村，基本上對(duì)于車輛的擁有都已經(jīng)上升到了一個(gè)高度。與日俱增的車輛保有量和眾多駕齡小的人員數(shù)量的出現(xiàn)，造成交通堵塞的同時(shí)也產(chǎn)生了數(shù)量眾多的交通檔案，因此對(duì)于檔案信息的科學(xué)管理就成了刻不容緩需要解決的問(wèn)題，就目前發(fā)展而言，我國(guó)的交通檔案管理還是存在著如下這些問(wèn)題

新老信息銜接性差，紙質(zhì)檔案電子轉(zhuǎn)化度不高。交通事業(yè)的發(fā)展有一定的歷史，由于之前網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的不發(fā)達(dá)，導(dǎo)致遺留了大量的陳舊的紙質(zhì)檔案，里面記錄的信息由于時(shí)間久了很多都已經(jīng)模糊不清了，而且之前由于檔案空間有限記錄的很多信息不夠詳細(xì)，而且要將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電腦中形成電子文檔，也同樣需要的量的人力和時(shí)間，因此在一定程度上給電子檔案的建立帶來(lái)了一定的困難。

檔案管理人員的綜合管理素質(zhì)有待加強(qiáng)。很多檔案管理人員對(duì)于自身工作的重要的意識(shí)度不夠，存在一種自己也不過(guò)是一個(gè)小小的資料保管員的錯(cuò)誤觀念，對(duì)于檔案管理的重視度不夠，沒(méi)有一個(gè)客觀正確的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的工作過(guò)程中缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性和認(rèn)真性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些檔案信息丟失的嚴(yán)重事件發(fā)生。由于很多檔案管理人員的年齡偏大，接受的是以前傳統(tǒng)的老式的管理模式，對(duì)于新知識(shí)的接受水平和認(rèn)同度有待加強(qiáng)，對(duì)于如何更加科學(xué)有效地管理檔案的思維模式還有待進(jìn)一步更新，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的前衛(wèi)思想根基。

檔案管理不夠規(guī)范，實(shí)際檢索效果差。目前很多交通檔案存在著管理不規(guī)范的問(wèn)題，由于沒(méi)有明確科學(xué)的檔案制定標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同的工作人員根據(jù)自身的喜好去保存和記錄檔案，甚至是編制一些檢索工具精度不高，實(shí)際檢索效果差，有時(shí)候明明檔案中具有的檔案信息，可是利用檢索工具怎么也檢索不出，使用起來(lái)很不方便，包括里面對(duì)于關(guān)鍵詞的鍵入搜索方式的設(shè)計(jì)也不夠合理，還是需要到實(shí)際的檔案存放地點(diǎn)去找去查，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，因此也極大地降低了工作人員的服務(wù)質(zhì)量以及公眾的滿意度。

電子檔案存放系統(tǒng)設(shè)備差，更新緩慢。眾所周知的是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代任何網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代程度都非?？?，常常一種工作系統(tǒng)用不到幾年就已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新的發(fā)展要求，而交通檔案管理系統(tǒng)也同樣存在著這樣的漏洞。有些軟硬件配套設(shè)施相對(duì)較差，打印、掃描或者使用效率低下，系統(tǒng)軟件升級(jí)滯后，經(jīng)常給使用的過(guò)程中帶來(lái)錄入和聯(lián)網(wǎng)上的困難。

二、解決交通檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

由于檔案管理中存在著很多問(wèn)題和不足的地方，極大地降低了檔案管理的實(shí)際工作效率，因此必須采取有效的措施解決具體的問(wèn)題細(xì)節(jié)，才能更好更快地提升檔案管理的工作效果，提高檔案的有效使用率。

(一)建立健全規(guī)范的檔案管理體系。正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，任何的管理都不可能是隨隨便便進(jìn)行的活動(dòng)，都是要在明確的計(jì)劃方案的指導(dǎo)才能有效的開(kāi)展的，因此交通檔案的管理一定要有一個(gè)明確而規(guī)范的管理體系才行。對(duì)于檔案的管理應(yīng)該是一個(gè)系統(tǒng)的自上而下層層監(jiān)管的工作，上至領(lǐng)導(dǎo)下至具體的工作人員，都應(yīng)該對(duì)于檔案的管理有個(gè)明確標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的工作內(nèi)容和行為規(guī)范。要明確檔案管理的主要工作內(nèi)容，清楚每一個(gè)工作流程，知道有哪些可能存在的問(wèn)題又該如何避免，知道怎樣更方便、更準(zhǔn)確、更快捷地根據(jù)實(shí)際的工作需要，隨時(shí)隨地調(diào)用需要的檔案信息內(nèi)容。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)技能。要對(duì)所有參與檔案管理的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的專業(yè)上的培訓(xùn)，引入一些新的科學(xué)技術(shù)水平，不斷提高工作人員工作的專業(yè)性，加強(qiáng)一定的專業(yè)技能考核上的測(cè)評(píng)考試，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性與緊張感，使其可以長(zhǎng)期保持一種學(xué)習(xí)和不懈怠的工作精神風(fēng)貌。要多學(xué)習(xí)補(bǔ)充一些關(guān)于最新的檔案管理學(xué)方面的知識(shí)，查缺補(bǔ)漏及時(shí)的應(yīng)用。杜絕一些陳舊腐朽、消極怠慢的工作狀態(tài)。

（三）實(shí)行交通檔案管理的信息化。在檔案管理過(guò)程中應(yīng)該合理引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將所有的檔案信息全部錄入電子系統(tǒng)之中，通過(guò)有效的電子檔案管理系統(tǒng)，使用有效的檢索設(shè)備更好地檢測(cè)出來(lái)，徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理由基礎(chǔ)查詢業(yè)務(wù)向信息化管理步子邁進(jìn)。充分達(dá)到人機(jī)的完美融合，徹底實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公的自動(dòng)化。從而使得檔案管理工作的效率極大地提升和改變，促進(jìn)交通事業(yè)的穩(wěn)步和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、總結(jié)

由上可見(jiàn)，交通檔案管理工作并不是一件輕松容易任務(wù)，它對(duì)整個(gè)交通運(yùn)輸事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起到關(guān)鍵性的決定作用。只有做好交通的檔案管理工作，才能使交通各部門(mén)之間的工作更好的接洽融合為一個(gè)統(tǒng)一的整體，從而真正意義上的發(fā)揮檔案管理的作用，提高其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

[1]李和平.國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[M].企業(yè)檔案工作規(guī)范.中國(guó)檔案出版社,2010.

[2]李明秋.交通檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策田[J].才智,2012(32)：335.