高職院校檔案管理思考與實(shí)踐

文/秦皇島職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉亦偉

高職院校檔案管理思考與實(shí)踐

文/秦皇島職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉亦偉

檔案管理工作是衡量高職院校發(fā)展的重要指標(biāo)。加強(qiáng)推進(jìn)檔案管理工作，也是推動(dòng)高職院校教育教學(xué)改革的重要方面。本文分析了高職院校檔案管理工作的重要性及主要問(wèn)題，并提出了切實(shí)可行的檔案管理策略。

高職院校；檔案管理；思考；實(shí)踐

檔案管理在高職教育教學(xué)中發(fā)揮著不可忽視的作用。隨著高職院校教育教學(xué)改革的不斷深入，檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。如何在新形勢(shì)下抓住機(jī)遇、創(chuàng)新檔案管理、服務(wù)好高職院校教學(xué)與科研已經(jīng)成為高職院校檔案管理部門的重點(diǎn)工作，也是衡量高職院校綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

檔案是一種具有較高保存價(jià)值的原始記錄和資料，是傳承文明的重要載體與中介。我們可通過(guò)檔案管理了解高職院校的招生、教學(xué)、科研、管理等各類工作，較為客觀地反映高職院校的發(fā)展情況。高職院校的綜合辦學(xué)能力、基本職能都需要憑借檔案來(lái)展現(xiàn)，教育教學(xué)、科研、管理等評(píng)估工作也需要以檔案為基礎(chǔ)，另外全校師生的德、能、勤、績(jī)都需要以檔案作為重要參考。所以，檔案管理工作具有十分重要的作用。一方面，檔案管理工作已經(jīng)成為高職院校管理工作的重要組成部分，往往反映了學(xué)校管理實(shí)效、發(fā)展軌跡、文化積淀及辦學(xué)特色。另一方面，檔案管理工作與高職院校人才培養(yǎng)息息相關(guān)，在日常的檔案管理中可窺探出高職院校人才培養(yǎng)模式的優(yōu)劣，為培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍奠定基礎(chǔ)。

二、高職院校檔案管理現(xiàn)狀

許多高職院校都是合并或由中專院校發(fā)展而來(lái)，其發(fā)展情況較為復(fù)雜，學(xué)校管理經(jīng)驗(yàn)、制度等都較為薄弱，其檔案管理具有較大的難度。這嚴(yán)重制約了高職院校檔案管理工作的有效開(kāi)展。

(一)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。一方面，大部分高職院校的管理者、教職工沒(méi)有將檔案管理提到一定的高度，對(duì)檔案管理的重視不夠，以至于檔案管理工作被邊緣化，教職工不愿意從事檔案管理工作。所以，大部分有價(jià)值的檔案資料未能及時(shí)進(jìn)行歸檔。另一方面，檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入較少，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備明顯不足，以至于檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的人力物力。從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研到利用服務(wù)，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人員參與，只有高度重視檔案管理工作，合理安排檔案管理工作，才能將檔案管理落實(shí)到實(shí)處。

（二）檔案管理機(jī)制不完善。目前高職院校已經(jīng)形成檔案工作委員會(huì)或檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校各分管領(lǐng)導(dǎo)直接管理。但檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化傾向不足，檔案室的專兼職人員相對(duì)較少，檔案管理機(jī)制還很不完善。

（三）檔案利用率不高。高職院校檔案管理者并非出身于檔案管理專業(yè)，其檔案管理的理論知識(shí)與專業(yè)能力相對(duì)不足，往往存在為保管而保管、重保管輕利用的現(xiàn)象。雖然許多高職院校已經(jīng)將部分檔案與校史、論文結(jié)合起來(lái)，但這種利用率還相對(duì)較低，在其他領(lǐng)域的利用尚未形成。

（四）信息化建設(shè)滯后。檔案管理工作隸屬于服務(wù)性的輔助工作，需要大量的資金、設(shè)備投入。正處上升期的高職院校并沒(méi)有將工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案管理上來(lái)，以致現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備相對(duì)不足，信息化建設(shè)相對(duì)滯后。

三、高職院校檔案管理方略

（一）樹(shù)立正確的檔案管理理念。高職院校要積極組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，高度重視檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感與使命感。另外，在全校范圍內(nèi)開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)課程，讓全校師生都參與檔案管理工作，從而提高檔案管理的主動(dòng)性與積極性。

（二）構(gòu)建相對(duì)完善的檔案管理機(jī)制。按《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，高職院校要建立健全校長(zhǎng)與分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主管的檔案管理機(jī)制。另外，高職院校還應(yīng)將檔案管理工作納入績(jī)效考核體系中，逐漸將檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，使之與高職院校發(fā)展高效接軌，促使檔案管理成為日常工作中的重要組成部分。更為重要的是，高職院校要促使各院系、科室明確各自職責(zé)，對(duì)檔案收集、歸檔、管理落實(shí)到位，提高檔案管理的執(zhí)行力，從而建立健全相對(duì)完善的檔案管理機(jī)制。

（三）提高檔案的整體利用率。檔案管理人員必須不斷提升自身素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，形成良好的敬業(yè)精神，并努力掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，具備創(chuàng)新精神與創(chuàng)新能力。加強(qiáng)推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，將檔案查詢、利用與編研結(jié)合起來(lái)，使之逐步轉(zhuǎn)化為科研成果，從而達(dá)到育人目的，并成為日常工作的一部分。另外，高職院校要大力開(kāi)發(fā)檔案資源，提高檔案的整體利用效率，為高職院校教育教學(xué)服務(wù)。

（四）加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。大量引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備設(shè)施，為提高檔案管理效率及利用率奠定基礎(chǔ)。制定檔案管理規(guī)劃，激勵(lì)與引導(dǎo)檔案管理人員解放思想，熟練掌握現(xiàn)代化管理工具，穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步推進(jìn)，為更好地服務(wù)于教學(xué)、科研及學(xué)校綜合管理提供條件。

作為高職院校發(fā)展的綜合產(chǎn)物，檔案既體現(xiàn)了高職院校的發(fā)展軌跡，又客觀上反映了高職院校的發(fā)展水平。所以，如何提高高職院校檔案管理工作效率、將檔案管理與人才培養(yǎng)相結(jié)合已經(jīng)成為高職院校發(fā)展過(guò)程中的重中之重。

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