高校檔案改革創(chuàng)新

文/中山市技師學(xué)院 鄭靜

高校檔案改革創(chuàng)新

文/中山市技師學(xué)院 鄭靜

在數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展日新月異的社會(huì)背景下，我國(guó)高校檔案工作也面臨著非常大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案是我國(guó)非常重要的信息來(lái)源，同時(shí)也是也是高校生存和發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)。在新時(shí)期，我國(guó)高校檔案管理工作要在管理體制和管理方法上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，讓高校檔案管理的運(yùn)行方式符合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的時(shí)代特點(diǎn)，也為了讓高校檔案管理可以為大學(xué)的生存和發(fā)展提供更多的有益信息和其他功能。本文探討了高校檔案管理新的管理手段，大力推進(jìn)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理工作提供有益的思考。

高校；檔案工作；改革；創(chuàng)新

一、高校檔案改革創(chuàng)新的意義

(一)對(duì)提升創(chuàng)新能力起到了非常大的促進(jìn)作用。高校創(chuàng)新能力的提升是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，但是不論哪個(gè)行業(yè)，哪個(gè)地區(qū)的創(chuàng)新工作，還是各種創(chuàng)新都必須經(jīng)歷決策、實(shí)施、考評(píng)、推廣等環(huán)節(jié)。在高校工作的每一個(gè)階段，信息技術(shù)都起到了巨大的推動(dòng)作用。高校自成立以來(lái)，擁有大量的文字、圖片等資料。這些資料是高校的無(wú)形資產(chǎn)，也是高校寶貴的財(cái)富。而這些信息集中保存在高校檔案部門(mén)，如果檔案部門(mén)能夠充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息，同時(shí)又廣泛收集國(guó)內(nèi)外相關(guān)情報(bào)資料，為高校提供及時(shí)、可靠信息依據(jù)，那么就會(huì)在很大程度上提高高校的創(chuàng)新能力。

（二）對(duì)檔案管理工作起到了巨大的促進(jìn)作用。在各大高校，教學(xué)部門(mén)無(wú)疑是最重要的部門(mén)。而檔案部門(mén)由于與教學(xué)任務(wù)聯(lián)系的不是非常緊密，因此都很容易被各大高校所忽視。高校在對(duì)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行資源分配時(shí)，檔案部門(mén)往往也被排在最后。如果我們抓住機(jī)遇，對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，可以發(fā)揮非常關(guān)鍵的作用。2 0世紀(jì)來(lái)，我國(guó)為了建設(shè)新型重點(diǎn)大學(xué)，趕超世界一流高校，先后實(shí)施“2 1 1工程”、“9 8 5工程”，幾百所高校競(jìng)爭(zhēng)。在這樣的競(jìng)爭(zhēng)背景下，擁有強(qiáng)大的信息資源無(wú)疑為高校增強(qiáng)了很大的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，當(dāng)這些高校獲得國(guó)家巨額資金資助的時(shí)候，高校領(lǐng)導(dǎo)都在一定程度上給予了檔案管理工作很多的資金支持。高校檔案館在學(xué)校中地位大幅度提高。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

(一)高校檔案管理工作現(xiàn)狀。高校檔案是高校寶貴的財(cái)富，檔案管理水平的高低也是衡量高校管理水平的重要標(biāo)志之一。從目前來(lái)看，我國(guó)高校普遍設(shè)立了檔案室，并且進(jìn)一步推進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。各大高校積極依托數(shù)字信息技術(shù)，大力推進(jìn)檔案館的信息化建設(shè)。但是，由于我國(guó)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)起步較晚，因此大部分高校檔案數(shù)字化管理的程度還不高。另外，由于各大高校資金比較緊張，在檔案管理方面的投入還存在著很大的缺口。這些都對(duì)高校檔案管理造成了一定的阻礙。所以，高校檔案館在數(shù)字化建設(shè)方面與預(yù)期目標(biāo)還有著非常大的距離。

（二）高校檔案管理工作存在的問(wèn)題。1.數(shù)字化思想意識(shí)淡薄。高校檔案管理數(shù)字化思想意識(shí)普遍比較薄弱，主要原因在于高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)不強(qiáng)，管理觀念還停留在過(guò)去原始方式上，甚至不知道檔案管理數(shù)字化為何物。有的即便是利用檔案也是很原始的，忽視了檔案為校園文化、形象、校園精神等方面的二次深層次開(kāi)發(fā)。2.缺乏相關(guān)制度規(guī)范。高校檔案管理的工作規(guī)范是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要基礎(chǔ)與保障，也是加快高校檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。但是由于我國(guó)高校檔案管理數(shù)字化開(kāi)展較晚，因此對(duì)高校檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒(méi)有形成完整的體系，缺乏統(tǒng)一的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。在檔案數(shù)字化成果交接、加工、保管、存儲(chǔ)和利用等工作流程方面還存在很大的缺陷，這也給高校檔案管理數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙。3.缺乏相關(guān)的理論研究。與國(guó)外高校相比，我國(guó)大部分高校對(duì)高校檔案管理數(shù)字化還停留在簡(jiǎn)單的應(yīng)用上，而對(duì)于高校檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵和特點(diǎn)還缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案界開(kāi)始對(duì)檔案管理數(shù)字化展開(kāi)了一定的研究。但是從目前來(lái)看，我國(guó)檔案界對(duì)高校檔案管理數(shù)字化的研究成果還比較少，很難為高校檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐操作提供相關(guān)的理論指導(dǎo)。4.缺乏高素質(zhì)的人才。數(shù)字化技術(shù)一項(xiàng)技術(shù)含量比較高的工作，因此要求相關(guān)管理人員具備一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)。但是從目前來(lái)看，我國(guó)高校檔案管理人才相對(duì)比較缺乏，很難滿(mǎn)足現(xiàn)有工作的需要。與此同時(shí)，檔案管理人才整體學(xué)歷不高，專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)掌握的并不充分。對(duì)數(shù)字化的認(rèn)識(shí)還停留在傳統(tǒng)的觀念上，與現(xiàn)實(shí)情況相脫節(jié)。

三、高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

(一)提高管理人員的檔案意識(shí)。首先，各高校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予大力的支持。組織全體工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，對(duì)國(guó)家的各項(xiàng)檔案管理規(guī)定進(jìn)行充分的了解。通過(guò)大力的宣傳和學(xué)習(xí)，是全體工作人員對(duì)檔案工作給予充分的認(rèn)識(shí)。從而對(duì)檔案工作給予非常大的關(guān)注，促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。其次，聘期專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。這樣會(huì)增進(jìn)工作人員對(duì)數(shù)字化的進(jìn)一步了解，從而對(duì)其更好的進(jìn)行運(yùn)用。

（二）建立和完善相關(guān)制度。首先要根據(jù)國(guó)家的各項(xiàng)規(guī)定以及自身的實(shí)際情況來(lái)建立相應(yīng)的規(guī)范和制度。與此同時(shí)，要明確檔案部門(mén)的工作職責(zé)，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行合理的分工，使檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。另外要大力推進(jìn)數(shù)字化信息建設(shè)的相關(guān)制度，要將此工作作為未來(lái)管理工作的主要任務(wù)來(lái)抓。從數(shù)字信息產(chǎn)生的時(shí)候開(kāi)始，就要對(duì)各項(xiàng)信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的管理和歸檔。

[1]張彬.淺析高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].文史博覽(理論),2014(3).

[2]陳小芳.淺議提高高校檔案管理人員素質(zhì)[J].企業(yè)家天地(理論版),2011(6).