淺析事業(yè)單位的人事檔案管理優(yōu)化策略

文/南京市玄武區(qū)疾病預(yù)防控制中心 徐千越

淺析事業(yè)單位的人事檔案管理優(yōu)化策略

文/南京市玄武區(qū)疾病預(yù)防控制中心 徐千越

隨著事業(yè)單位制度的不斷改革，致使事業(yè)單位的人事檔案管理工作中出現(xiàn)了許多與其不相適應(yīng)的現(xiàn)象，檔案管理方面的問(wèn)題也日漸顯現(xiàn)，難以滿足當(dāng)前快速發(fā)展形勢(shì)下的人事管理需求，所以筆者針對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理策略談些筆者個(gè)人的看法。

事業(yè)單位；人事檔案；優(yōu)化策略

人事檔案管理工作是事業(yè)單位組織人事工作的重要依據(jù)，人事檔案記錄了單位職工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，以及個(gè)人工作考核情況、獎(jiǎng)懲及提拔任用情況，反映了職工的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平等，是職工一生的完整記錄，也是事業(yè)單位用來(lái)選人用人的重要依據(jù)。但是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題較多，究其原因，從大環(huán)境上說(shuō)，快速發(fā)展的社會(huì)需求反襯出了人事檔案管理體制的落后，到實(shí)際操作中，工作機(jī)制的僵化造成了制度建設(shè)的滯后，導(dǎo)致人事檔案管理問(wèn)題重重。下面筆者就如何優(yōu)化人事檔案管理工作的策略談些個(gè)人的看法：

一、優(yōu)化職工人事檔案材料的收集及監(jiān)管機(jī)制

首先，要形成人事檔案材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制。要充分發(fā)揮人事檔案的作用，就要從源頭抓起，即必須把收集資料這一環(huán)節(jié)落實(shí)到位。把檔案資料的普通收集和定向收集、長(zhǎng)期收集和突擊性收集結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)相關(guān)科室之間的合作，發(fā)揮檔案管理者的主動(dòng)積極性，提高檔案資料的真實(shí)性和收集過(guò)程的規(guī)范性，立足源頭來(lái)落實(shí)檔案資料收集的真實(shí)有效性。

其次，要加強(qiáng)人事檔案的責(zé)任監(jiān)管機(jī)制。因職工的人事檔案管理涉及范圍較廣，涉及部門(mén)較多，所以必須建立健全人事檔案的流程監(jiān)管機(jī)制，有效截堵檔案造假和丟失現(xiàn)象的發(fā)生。通過(guò)完善單位人事檔案管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依。工作人員需遵循制度收集、管理檔案，不斷提高辨別真?zhèn)蔚哪芰Γㄆ陂_(kāi)展查漏補(bǔ)缺，以此來(lái)保證人事檔案內(nèi)容的齊全可靠，使人事檔案管理工作走上科學(xué)化、制度化、法制化的道路。

二、增強(qiáng)人事檔案管理人員的管理意識(shí)和工作責(zé)任心

首先，要端正認(rèn)識(shí)檔案管理工作。要深刻意識(shí)到人事檔案工作是單位人事管理的“基礎(chǔ)”，應(yīng)服務(wù)于人事管理工作這一“中心”，管理人員要扮演好自己的工作角色，立足基礎(chǔ)，融入中心，通過(guò)細(xì)致工作和努力付出，更好地去支持單位人事管理工作，在實(shí)際工作中踐行“服務(wù)中心”理念。

其次，要強(qiáng)化工作責(zé)任心。檔案工作的質(zhì)量保證關(guān)鍵在于人，檔案管理人員應(yīng)秉持高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范運(yùn)行檔案管理工作。一方面，要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的技術(shù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類(lèi)繼續(xù)教育培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)研究會(huì)，通過(guò)業(yè)務(wù)交流，拓展思維，吸收新知識(shí)，提高自身專(zhuān)業(yè)能力，以此來(lái)提高檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，這類(lèi)工作人員必須要具備較高的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神，在收集人事資料時(shí)，遇到問(wèn)題不輕易放棄退縮，主動(dòng)出擊尋找線索，積極應(yīng)對(duì)各種困難，保證檔案資料收集的完整有效。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注單位各部門(mén)職工的工作和學(xué)習(xí)情況，例如職工的職位變動(dòng)、工資漲幅及獎(jiǎng)懲等信息，并及時(shí)收集和歸檔。

三、提高人事檔案材料收集的及時(shí)性、主動(dòng)性及準(zhǔn)確性

首先，及時(shí)收集相關(guān)資料，保證檔案資料的實(shí)時(shí)性。隨著社會(huì)和歷史的不斷發(fā)展進(jìn)步，單位職工的個(gè)人檔案所包含的信息也在發(fā)生著變化，這就使得檔案資料的收集內(nèi)容范圍不會(huì)一成不變，如何使檔案信息和職工自身情況保持高度一致，也就成了檔案管理工作的重中之重。這就要求相關(guān)工作人員必須時(shí)刻關(guān)注職工個(gè)人發(fā)展和工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集這些資料和信息，并在此過(guò)程中保持正確的時(shí)間觀念，工作不能出現(xiàn)拖拉、推脫，使材料收集出現(xiàn)累積的現(xiàn)象，必須想盡一切辦法將形成的、新接收的人事檔案材料收集整理起來(lái)。由于職工人事檔案內(nèi)容每年都有新的變化，例如年度考核、學(xué)歷變化及職務(wù)職稱(chēng)的晉升、工齡工資的調(diào)整等，應(yīng)及時(shí)將這些信息整理歸檔，充實(shí)完善檔案內(nèi)容，這也人事檔案管理工作者的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。

其次，主動(dòng)收集相關(guān)資料和信息。檔案管理工作者應(yīng)做到手勤、口勤、腿勤，通過(guò)各種方式和渠道與各部門(mén)密切聯(lián)合，以積極熱情的工作態(tài)度和高度負(fù)責(zé)的精神進(jìn)行資料收集工作。由于職工信息涉及部門(mén)和范圍較廣，檔案管理工作人員不能坐等信息，必須主動(dòng)走出去，到各部門(mén)收集有效的信息和資料，也不能等待他人上報(bào)信息資料后才進(jìn)行歸檔整理、開(kāi)展鑒定，而應(yīng)自己主動(dòng)收集，這樣才能保證檔案資料歸檔的及時(shí)性和真實(shí)性。

最后，在資料收集中必須細(xì)致準(zhǔn)確。細(xì)致準(zhǔn)確是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)有的工作態(tài)度，它要求檔案管理工作者在資料收集過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)深入各部門(mén)進(jìn)行調(diào)查研究，通過(guò)廣泛的宣傳動(dòng)員，拓寬材料收集的渠道，熟悉和掌握人事資料的形成規(guī)律，進(jìn)而把握資料收集的主動(dòng)權(quán)，做到有針對(duì)性地進(jìn)行收集，從而達(dá)到事半功倍的效果。對(duì)于那些不在歸檔范圍內(nèi)的材料，應(yīng)及時(shí)處理或退回相關(guān)部門(mén)。遇到部分不符合歸檔規(guī)范的材料，應(yīng)要求所在部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充，或由職工本人進(jìn)行補(bǔ)充，手續(xù)完備后再進(jìn)行歸檔，以此來(lái)確保歸檔資料和信息的完整性，從而保證人事檔案的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。

[1]裴友泉,馬仁杰,張學(xué)輝,方黑虎.戰(zhàn)略：檔案信息化的思考[J].中國(guó)檔案,2007(12)：24.

[2]裴友泉,馬仁杰.尋找檔案利用的新亮點(diǎn)[J].中國(guó)檔案,2006(11)：50-51.

[3]李財(cái)富,張錦云.2000-2010年我國(guó)檔案學(xué)核心期刊人事檔案研究述評(píng)[J].檔案管理,2011(9)：47-49.