會計檔案管理中存在的問題及對策研究

文/欽州市合浦師范學校 林松芯

會計檔案管理中存在的問題及對策研究

文/欽州市合浦師范學校 林松芯

近年來，隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，檔案管理開始逐漸受到人們的關注，其屬于會計業(yè)務之中的有機內(nèi)容，發(fā)揮著非常重要的作用。然而，現(xiàn)階段，會計檔案管理過程中仍然面臨一系列問題，有待于解決。本文指出空間檔案管理過程中存在的主要問題，在此基礎上，提出加強空間檔案管理的對策，以期為做好會計檔案管理工作提供指導和借鑒。

會計檔案；管理；問題；對策

全面、可靠的會計檔案一方面能夠體現(xiàn)某組織的經(jīng)濟活動歷程，另一方面，還能夠顯示會計工作的具體流程，為單位管理者做出合理決策提供參考。近年來，伴隨經(jīng)濟社會的不斷前進以及科技的日益更新，國內(nèi)會計檔案管理水平有了很大的提升，然而，相對于發(fā)達國家和地區(qū)來說，依舊存在很大的差距。例如，重視程度不高、工作者綜合素質(zhì)有待提升，信息化水平相對較低等，在很大程度上影響到該項工作的質(zhì)量。鑒于這一個方面的原因，本文分析了現(xiàn)階段我國會計檔案管理過程中存在的問題，并提出發(fā)展對策，希望能夠與業(yè)界人士一起探討，為提高企事業(yè)單位會計管理水平提供指導和借鑒。

一、現(xiàn)階段我國會計檔案管理過程中的主要問題分析

（一）沒有充分認識到該項工作的重要性。會計檔案管理是會計基礎業(yè)務的有機內(nèi)容之一。長期以來，因缺乏這方面的意識，組織部門的管理者，對該項工作存在一定的認識偏差，由此使得總體上形成認識偏失，沒有從跟不上認識到對會計檔案的價值和意義，認為該項業(yè)務只是停留在日常資金核算以及監(jiān)管收支狀況等方面，根本沒有注意到會計檔案工作。因管理者對該項業(yè)務缺乏足夠的重視，最終使得會計檔案管理和會計工作兩相脫離。

（二）會計檔案基礎工作不規(guī)范。因各方面的影響，會計檔案工作者的素質(zhì)相對較低，不具備基本業(yè)務常識，同時，受教育程度、培訓等方面存在不足，導致會計檔案工作僅僅是將單位的各種材料進行任意的堆積。工作者理論的限制，使得他們?nèi)狈ψ銐虻幕緲I(yè)務能力。關于檔案立卷這一個環(huán)節(jié)，其封面信息沒有完整填寫，裝訂不完美，存在一定程度排序、分類不合理現(xiàn)象，其中的目錄較為粗略等一系列問題。關于保管環(huán)節(jié)，許多單位并未組建專門的檔案室，基本上屬于會計兼職，明顯與行業(yè)法規(guī)不相符。其基礎工作不規(guī)范，非常易于導致檔案管理的無序狀態(tài)。

（三）相關制度不完善?，F(xiàn)階段，各個單位在會計檔案制度方面的發(fā)展存在著很大的差異，部分單位制訂了相對全面的制度，然而，仍然存在許多單位在制度建設方面嚴重不足，在很大程度上因想到該項業(yè)務的規(guī)范化、科學化發(fā)展。例如，一些組織并未在立卷、歸檔、保存等環(huán)節(jié)制定相對科學合理的制度，對具體歸檔期限與范圍，檔案標準等方面均未做出明確規(guī)定。在用到的時候，往往無法及時查詢到，工作效率相對較低，同樣對相關管理工作帶來很大的麻煩。

（四）會計人員整體素質(zhì)有待提升。人才是一個單位健康持續(xù)前進的關鍵所在，一定要高度重視其作用。現(xiàn)階段，在會計檔案管理過程中，大多數(shù)會計工作者具有相對較低的綜合素質(zhì)，成為阻礙該項工作的關鍵。我們必須正視這一個問題，會計檔案管理工作者具有相對較低的素養(yǎng)，同時他們的專業(yè)技能嚴重不足，并且具有非常薄弱的安全管理觀念，因此，導致檔案資料不完善，數(shù)據(jù)外泄事件時有發(fā)生，還在一定程度上影響到單位的資金安全。

（五）信息化水平相對較低。隨著計算機與網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)進入信息社會，新形勢下，要是單位無法緊跟時代步伐，那么肯定將被淘汰。毋庸置疑，長期以來，會計檔案管理往往通過人工來進行，這樣一方面將浪費很大的人力，另一方面，還導致會計檔案管理水平相對不高?，F(xiàn)階段，因諸多方面的原因，導致會計檔案管理信息化水平相對較低。

二、現(xiàn)階段會計檔案管理的對策

（一）充分認識到會計檔案工作的重要性。單位領導應當以身作則，帶頭學習檔案相關制度、政策，認識到該項工作的價值和意義，統(tǒng)一思想，切實強化對該項工作的領導。該項業(yè)務關系著單位會計工作，屬于其中的一項有機內(nèi)容，與單位資金收支、核算等環(huán)節(jié)的監(jiān)管屬于一個有機體。單位領導一定要能力沖破傳統(tǒng)思想的限制，積極更新思想，切實提高對該項工作的認識，從內(nèi)心深處領會其意義，應當在最短時間內(nèi)將該項工作歸進會計的基礎工作的范疇之中。統(tǒng)一思想，加強領導，切實強化對該項工作的經(jīng)費支持，從而為該項工作健康持續(xù)發(fā)展提供保障。

（二）進一步規(guī)范會計檔案基礎工作。首先，積極主動的向檔案管理工作做得比較好的單位進行觀摩，充分吸收他們的先進經(jīng)驗，用來指導自身工作的開展。其次，積極主動的學習檔案業(yè)務主管機構(gòu)的相關業(yè)務標準，根據(jù)相關標準進行細致深入的檢查，從中發(fā)現(xiàn)問題，闡明如何進行解決，同時在實踐中積極完善。再次，在會計檔案管理工作中，應當邀請主管機構(gòu)的專家進行現(xiàn)場指導，由他們檢查其中的不足并提出相應的完善措施。會計檔案管理工作者一定要按照他們的意見加以改進。

（三）進一步完善會計檔案管理制度。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，要想做好該項工作，一定要制定相應的制度，該項工作一定要按照有關法律制度來落實，尤其是應當積極主動的學習并真正按照《會計檔案管理辦法》開展工作，都業(yè)務活動必須根據(jù)該制度，嚴格抓好落實，根據(jù)相關要求一一進行排查，充分確保各項制度得到貫徹執(zhí)行。確保工作合法、科學。另一方面，會計檔案管理部門應當按照自己的具體現(xiàn)實以及行業(yè)現(xiàn)狀，制定符合自身需求、切實可行的管理體系，在平時開展業(yè)務活動過程中，盡快找出其中的問題并迅速將其處理好。此外，還應當不斷總結(jié)經(jīng)驗，從而使管理體系不斷完善。

（四）切實強化對會計檔案人員的培訓。二十一世紀最貴的人才，只有具有高素質(zhì)的檔案管理人才，才能夠?qū)⒃擁椆ぷ髯龊?，應當切實強化對會計檔案人員的在職在崗職業(yè)培訓，使他們能夠不斷地接受新的知識，使培訓活動制度化、長期化。同時，應當經(jīng)常對職工開展業(yè)務培訓，具體來說，可以利用專家講座、技術教育、觀摩活動等各種方式來進一步增強他們的職業(yè)技能與安全觀念。除此之外，單位管理者應當切實強化對該項工作的領導，加大監(jiān)督力度，確保培訓活動取得實效。

（五）構(gòu)建科學合理的信息管理平臺。為進一步提高管理質(zhì)量和效率，應當充分把握當前信息化發(fā)展的有利時機，充分發(fā)揮各種信息技術在會計檔案管理工作中的作用。基于此，各單位一定要盡可能的構(gòu)建起信息化的會計檔案管理平臺，利用網(wǎng)絡來進一步提升內(nèi)部各個科室相互間、內(nèi)部和外部間的互動與交流，形成一個暢通的交流渠道。發(fā)揮科技力量，提高會計檔案管理工作質(zhì)量和效率。首先，將會計電算技術引入到會計基礎工作之中，為會計檔案信息化建設提供保障，否則，則無法使單位會計業(yè)務變成數(shù)字化資料。其次，網(wǎng)絡為實現(xiàn)會計檔案信息化創(chuàng)設了非常高效的渠道，因此，應當加大投入，不斷改善網(wǎng)絡環(huán)境，提供良好的傳輸工具。再次，應當不斷改善檔案部門的軟、硬件環(huán)境條件，廣泛應用各種先進的會計檔案網(wǎng)絡軟件，不斷完善檔案數(shù)字化設備，從而能夠在技術層面為實現(xiàn)會計檔案的信息化管理提供保障。最后，打造檔案管理網(wǎng)站，精心開發(fā)有關網(wǎng)頁，一方面應當盡可能的宣傳會計工作方面的大政方針與律法，另一方面還應當積極宣傳單位會計檔案工作實時狀況，并且還應當積極宣傳業(yè)務理論，從而能夠為將來更加高效的開發(fā)利用會計檔案資料創(chuàng)造有利的平臺。

三、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段，我國會計檔案管理工作過程中存在諸多方面的問題，例如為充分認識到該項工作的重要性，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才，信息化水平相對較低等，對會計檔案管理工作的順利進行產(chǎn)生阻礙。為進一步提高會計檔案管理工作質(zhì)量，今后應重點把握以下策略：充分認識到會計檔案工作的重要性；進一步規(guī)范會計檔案基礎工作；進一步完善會計檔案管理制度；切實強化對會計檔案人員的培訓；構(gòu)建科學合理的信息管理平臺。

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