中外檔案職業(yè)比較研究——以職業(yè)客體為視角

文/山西醫(yī)科大學(xué)檔案館 皇甫亮

中外檔案職業(yè)比較研究
——以職業(yè)客體為視角

文/山西醫(yī)科大學(xué)檔案館 皇甫亮

作為檔案職業(yè)的重要組成部分，檔案職業(yè)客體的認(rèn)知程度直接影響到整個(gè)中外檔案職業(yè)研究工作。本文以檔案職業(yè)客體的認(rèn)知為依托，對(duì)職業(yè)客體資源的收集及利用的中外情況做了對(duì)比研究。

檔案職業(yè)；職業(yè)客體

一、對(duì)檔案職業(yè)客體的認(rèn)知

檔案職業(yè)的客體即是檔案材料，它是檔案職業(yè)賴以生存的對(duì)象。如果不存在檔案材料這一職業(yè)活動(dòng)客體，就不會(huì)發(fā)生檔案職業(yè)行為。胡鴻杰指出，檔案職業(yè)作為社會(huì)服務(wù)的職業(yè)，其職業(yè)客體——檔案資源的確定性決定了職業(yè)的確定性。也就是說檔案職業(yè)客體決定了檔案職業(yè)的發(fā)展。吳紅認(rèn)為，檔案職業(yè)的發(fā)展最為顯著的特點(diǎn)就自愛與檔案職業(yè)邊緣化。賀軍指出，檔案職業(yè)的一個(gè)特點(diǎn)便是：檔案職業(yè)客體決定檔案職業(yè)既崇高又邊緣化。此外，他還指出，我國現(xiàn)行檔案職業(yè)客體內(nèi)容單一，時(shí)效性差。胡鴻杰在《論檔案職業(yè)職業(yè)的發(fā)展空間》一文中通過數(shù)據(jù)對(duì)比也得出“檔案資源”還沒有真正成為社會(huì)發(fā)展必需的核心資源。由此不難看出，我國檔案職業(yè)客體即檔案資源并未受到應(yīng)有程度的重視，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案從業(yè)人員的社會(huì)地位得不到提升，檔案職業(yè)不能得以發(fā)展。

因此，對(duì)我國檔案資源，除了需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源，充實(shí)檔案內(nèi)容，使得檔案形式廣泛化與多元化，更需要充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，最大程度上發(fā)揮檔案職業(yè)的潛質(zhì)。

二、檔案客體材料的收集

就整個(gè)社會(huì)而言，楊冬艷在《檔案職業(yè)縱橫論》里指出，我國檔案職業(yè)存在一定的特殊性，由于政治職能的參與事業(yè)檔案職業(yè)在實(shí)際操作的過程中存在很多的局限因素。從檔案職業(yè)發(fā)展的角度來看，涉及的檔案大多是官方公文，檔案管理的重心就在于保證公文的安全性以及隱秘性，利用的對(duì)象主要是特權(quán)階級(jí)。歐美國家是三層式收集保存。第一層是基層政府或單位的文件室或檔案管理處，負(fù)責(zé)本基層單位形成的文件，保存五年后移交聯(lián)邦文件中心。因此，聯(lián)邦文件中心是第二層次的檔案文件保管中心，保存五年以上三十年以下的檔案文件。最高一層的是國家檔案館，在文件保管中心的文件，形成超過三十年后，經(jīng)鑒定具有永久保存價(jià)值的檔案移交國家檔案館。值得注意的是，在文件中心保存的文件檔案還屬于原文件形成單位的檔案，當(dāng)移交國家檔案館后則屬于國家檔案館的財(cái)產(chǎn)。由此，可以看出，就整體而言，我國檔案的收集和歐美國家的形式差別并不是很大。

就高校而言，中國高校檔案館的收集范圍僅限于本校，只接受本校內(nèi)設(shè)單位移交的檔案。收集的方式多為部門移交、檔案館接收的移交接收方式。館藏檔案主要為高校管理活動(dòng)中形成的文件，另外還有科研、教學(xué)檔案。美國高校檔案收集范圍廣泛且種類繁多，檔案館會(huì)面向社會(huì)，向社團(tuán)、教堂、工會(huì)、企業(yè)等征集自己需要的各類檔案材料，除校內(nèi)文件外，亦包含個(gè)人信件、日記、回憶錄、照片等。其匯集檔案的方式也多樣化，除傳統(tǒng)的收集外，還有另外一種重要的渠道就是搜集（Field collecting)。檔案工作人員主動(dòng)對(duì)一些長(zhǎng)期的、持久的學(xué)術(shù)興趣進(jìn)行跟蹤，尋找有關(guān)檔案，并與所有者談判，獲取檔案。Field collecting在美國檔案界被認(rèn)為是拯救美國檔案財(cái)富最基本的方法。不僅發(fā)揮了檔案職業(yè)人員的主觀能動(dòng)性，也進(jìn)一步地使檔案與社會(huì)更加的具有融合性。

三、檔案客體資源的利用

由于檔案具有原始記錄的屬性，這就使得“檔案開放”成為檔案職業(yè)與社會(huì)溝通的主要內(nèi)容。法國很早有了檔案開放利用的意識(shí)，他們很早就提出了檔案開放原則。美國國家檔案館不僅是保存政府檔案文獻(xiàn)的資料庫，而且，其首要任務(wù)是及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案為社會(huì)各界服務(wù)。美國人的檔案利用意識(shí)普遍較高，利用目的也多種多樣，有學(xué)術(shù)研究的，有傳記寫作的，也有尋找家譜的等等。早在2 0世紀(jì)7 0年代，美國就把檔案利用作為教育的第二課堂，在檔案館進(jìn)行實(shí)物教學(xué)課堂，以此來培養(yǎng)學(xué)生的檔案利用意識(shí)。此外，在美國，檔案被視為財(cái)產(chǎn)的一部分，受法律保護(hù)，對(duì)信息價(jià)值的認(rèn)識(shí)比較深刻，對(duì)檔案的開放利用有版權(quán)限制。我國在建國很長(zhǎng)一段時(shí)間也很少提及檔案公布的問題。雖然，經(jīng)過無數(shù)檔案工作者的努力，近些年檔案利用意識(shí)有所提高，但是，由于長(zhǎng)期以來，對(duì)檔案過度的強(qiáng)調(diào)保密原則，事實(shí)上目前很多檔案管理部門還在過度實(shí)施保密原則，檔案被蒙上了神秘的面紗，多數(shù)人是不會(huì)輕易踏進(jìn)檔案館的。因此，我國公民的檔案利用意識(shí)還有待提高。檔案利用是檔案工作得以發(fā)展的根本。否則，檔案就失去了它的意義，檔案工作者也淪為了庫房保管員。為此，我國檔案管理人員應(yīng)該利用各種手段，加強(qiáng)對(duì)外宣傳，增強(qiáng)公眾的檔案利用意識(shí)。使檔案利用意識(shí)逐步深入人心。

根據(jù)中國國家檔案局的資料顯示，十年前，全國各級(jí)各類檔案館館藏檔案共計(jì)一億兩千八百多萬卷。這是巨大的社會(huì)資源，然而，利用率卻比較低下。在2002年時(shí)，平均每館每天接待不到4人次。到2006年，《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》統(tǒng)計(jì)每館每天接待3.3人次。造成這一現(xiàn)象的原因，除民眾的檔案利用意識(shí)低外，也與檔案開放利用的方式、制度以及所服務(wù)的對(duì)象有關(guān)。

（一）利用方式。檔案客體資源的利用服務(wù)方式是實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值的必要手段。利用方式越開放、多樣化，其社會(huì)價(jià)值越能體現(xiàn)，檔案職業(yè)與社會(huì)的融合性會(huì)越高。簡(jiǎn)要說來，中外各國檔案的利用的方式是大同小異，一般都有檔案借閱服務(wù)、咨詢服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽以及出版匯集服務(wù)等。我國是以借閱服務(wù)為主，其他服務(wù)個(gè)別館也會(huì)開展，但是由于各種原因，如館藏有限或者人力資源缺乏，而進(jìn)行的力度不大。相比較而言，歐美各國則在不同服務(wù)方式上做得比較細(xì)致。從咨詢服務(wù)發(fā)展的角度來看，歐美各國的咨詢服務(wù)形式主要是以書面咨詢、口頭咨詢?yōu)橹?，此外還輔以一定程度的電話咨詢等等。以美國為例，許多檔案館內(nèi)都設(shè)有咨詢部，有專門的咨詢?nèi)藛T，專門解答各種咨詢問題。美國國家檔案館在1981年財(cái)政年共計(jì)答復(fù)查詢56萬多次。美國高校檔案館的咨詢服務(wù)體現(xiàn)在深入、細(xì)致的參考環(huán)節(jié)上，參考部的工作人員接收來自全國各地的甚至世界各國的電話或郵件咨詢，然后將所需資料通過傳真或電郵等傳輸給咨詢者。

（二）服務(wù)對(duì)象。無論是從各類文獻(xiàn)中還是實(shí)際遇到的現(xiàn)實(shí)情況中，都不難看出，我國檔案利用者的對(duì)象多數(shù)為國家機(jī)關(guān)或者高校機(jī)關(guān)或高校本校教職工及本校學(xué)生，很少對(duì)社會(huì)開放。歐美國家則把社會(huì)各個(gè)階層人士，包括政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和公民都看成是他們的服務(wù)對(duì)象。在美國，年滿1 4周歲的公民即可到檔案館利用檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國高校檔案館每年接待的利用者達(dá)6、7萬人，網(wǎng)上利用者更是不計(jì)其數(shù)?？傊?，由于各種原因，或是制度限制或是公民檔案利用意識(shí)不強(qiáng)，我國愿意以及實(shí)際來檔案館查閱文獻(xiàn)的民眾遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于歐美國家，這就直接地表明我國檔案客體—檔案資源的利用率非常的低下。

四、結(jié)束語

美國檔案工作者為爭(zhēng)取檔案的開放與借閱平等做出了非常多的努力。他們不斷地抗?fàn)?，二?zhàn)以后，5 0年代初，他們要求國會(huì)公開國家檔案信息，甚至借助于法律訴訟。到7 0年代，為大學(xué)檔案開放和借閱平等又發(fā)表強(qiáng)有力的聲明。美國檔案職業(yè)者的呼吁得到了響應(yīng)，高校公開了大多數(shù)的學(xué)術(shù)信息。我國檔案職業(yè)者應(yīng)以此為思考，我們應(yīng)該做些什么，怎樣做，才能讓靜靜沉睡在庫房里的檔案信息資源發(fā)揮更大的作用，為社會(huì)的進(jìn)步做更好的貢獻(xiàn)，使檔案材料真正的與社會(huì)達(dá)到融合，而不是像兩條平行線，找不到交集。

未來檔案職業(yè)將逐步從關(guān)注檔案實(shí)體的保管上轉(zhuǎn)向關(guān)注檔案內(nèi)容的信息開發(fā)；從檔案信息內(nèi)部化轉(zhuǎn)向檔案信息公眾社會(huì)化。這是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)我國檔案工作者提出了更高的要求。在職業(yè)角色轉(zhuǎn)變的同時(shí)要做好職業(yè)客體的信息開發(fā)，深度挖掘檔案信息，提高民眾檔案意識(shí)，開放多種利用形式，使社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域、各個(gè)階層都能參與檔案職業(yè)中，在做到充分利用檔案的同時(shí)提高檔案捐獻(xiàn)意識(shí)，使檔案職業(yè)與社會(huì)達(dá)到更好的溝通。

[1]吳紅.檔案職業(yè)論[J].檔案學(xué)通訊,2005(02).

[2]胡鴻杰.中國檔案職業(yè)的形成與確立[J].檔案學(xué)通訊,2006(01).

[3]胡鴻杰.論檔案職業(yè)的發(fā)展空間[J].檔案學(xué)通訊,2007(05).