加強醫(yī)院學科檔案的系統(tǒng)化管理

文/濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院 高立波 馬迎秋

加強醫(yī)院學科檔案的系統(tǒng)化管理

文/濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院 高立波 馬迎秋

學科檔案管理存在檔案歸類不清、收集歸檔不全、學科內(nèi)人員檔案意識不強、學科檔案管理人員素質(zhì)有待提高等問題。加強醫(yī)院學科檔案的系統(tǒng)化管理，一是樹立正確的學科檔案管理觀念；二是建立健全學科檔案管理的組織機構和規(guī)章制度；三是提高學科檔案工作人員綜合素質(zhì)；四是加強學科檔案的精細化管理；五是充分利用現(xiàn)代化管

理手段，實現(xiàn)資源共享。

學科檔案；系統(tǒng)化管理

學科建設是體現(xiàn)醫(yī)院綜合實力和水平的重要標志。加強學科建設是實施科教興醫(yī)、科教興院的重要抓手。近年來，各級醫(yī)療主管部門和醫(yī)療衛(wèi)生機構，為了充分調(diào)動醫(yī)護人員的工作積極性，推進醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研全面發(fā)展，遴選一批技術特色鮮明、科研教學實力雄厚的學科進行大力支持而形成重點學科。在學科建設過程中，產(chǎn)生的以紙質(zhì)文件、照片、視頻、光盤、實物等為載體的各類有價值的資料共同構成了學科檔案。加強學科檔案的收集、管理和使用，對于整個學科發(fā)展和醫(yī)院核心競爭力提升有重要意義。

一、醫(yī)院學科檔案的特點

（一）學科建設周期長。建設周期有前期準備、申請、獲批、周期評估、長期建設等，短則1～2年，長則4～5年，甚至更長，所以檔案材料需不斷收集和存儲。

（二）材料形式繁復多種。有申報材料、批復材料、建設合同書、計劃書，根據(jù)學科建設評估內(nèi)容產(chǎn)生的一系列材料，如：年度計劃、年度總結、教學科研成果與獎勵、成果轉化與應用、新技術新項目、學術活動、人才培養(yǎng)與引進、經(jīng)費使用、管理制度、會議記錄等。

（三）材料來源多樣性。眾多材料產(chǎn)生于不同的部門與人員。如各管理部門產(chǎn)生的規(guī)章制度；統(tǒng)計室產(chǎn)生的業(yè)務報表；醫(yī)務處產(chǎn)生的新技術新項目和成果轉化應用材料；科教處產(chǎn)生的教學、科研材料：人事處產(chǎn)生的人才培養(yǎng)材料；財務處產(chǎn)生的經(jīng)費使用材料；其他部門保管的申請批復與招投標材料等。

（四）載體形式多樣性。有照片、圖表(業(yè)務統(tǒng)計)、電子與紙質(zhì)文件等。

（五）材料階段性、長期性。學科建設從申請到批準，時間跨度長。有申報批復階段材料；有較強的現(xiàn)行價值的合同及評估指標，是學科建設中的指導性文件；有建設中的臨床業(yè)務指標、科研課題文件、學術活動記錄，是學科建設的真實記錄；有評估驗收階段材料。

二、醫(yī)院學科檔案管理存在的問題

（一）檔案歸類不清。由于專職檔案員對此項業(yè)務工作不夠了解，不了解學科建設的周期性與材料產(chǎn)生的特點，把其簡單歸類為文書檔案或科研檔案，導致歸檔材料分散不成套，無法體現(xiàn)學科檔案價值，而且還給利用帶來不便；同時，上級檔案管理機構不了解，沒有相應的業(yè)務指導。

（二）收集歸檔不全。制度不健全，歸檔范圍不明確。醫(yī)院職能部門只重視檢查驗收，忽略其歷史價值；材料分散在各職能部門；重要業(yè)務檔案未能真實反映：上級驗收重點學科時未要求檔案部門出具歸檔證明。

（三）學科內(nèi)人員檔案意識不強。缺乏檔案意識是學科建設工作中存在的普遍問題。一是學科負責人不重視，認為檔案工作無足輕重；二是學科內(nèi)人員缺乏主動性，不及時整理歸檔，更不能有效利用；只重視學科建設過程和結果的顯示度，不注重過程中形成的材料歸檔和結果歸檔；這些都導致同一份檔案多人保管，管理混亂，資源浪費嚴重。

（四）學科檔案管理人員素質(zhì)有待提高。學科檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓，缺乏必要的業(yè)務知識，學科檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓，缺乏必要的業(yè)務知識和業(yè)務常識，在學科檔案的收集、整理、歸檔時隨意性很強，影響了學科檔案的完整性和系統(tǒng)性，使檔案的質(zhì)量無法保證，更不能對學科檔案進行進一步的整理和開發(fā)，使學科檔案不能更好地為學科建設服務。

三、醫(yī)院學科檔案管理內(nèi)容

（一）組織沿革檔案。主要是從學科設立到發(fā)展壯大全過程各個方面的匯總，是了解、研究和總結學科發(fā)展軌跡的重要參考資料?？刹捎梦淖謹⑹龊蛨D列表格兩種形式。內(nèi)容包括學科情況、變更歷史、診療范圍、性質(zhì)和任務，機構設置、職能變化，學科負責人任免職務及時間，文書工作制度及變化情況。形式有編年法、系列法、階段法、問題法等。

（二）大事記檔案。大事記就是按照時間順序，簡要地記載科室在某一時間所發(fā)生的重大事件?？梢詾楸静块T的工作總結、工作檢查、工作匯報、工作統(tǒng)計和上級機關掌握面上情況提供系統(tǒng)的材料。主要由大事時間和大事記述兩部分組成。內(nèi)容包括醫(yī)療、科研成果、技術改造、重點項目的情況，重要學術會議和學術活動，重要政策和規(guī)章制度，內(nèi)部機構設置變化，重大事件，職工獎懲情況，文體教育活動，上級領導機關和業(yè)務主管機關視察、調(diào)研的主要情況及其應予記述的重要事項。

（三）綜合管理檔案。綜合管理檔案是掌握醫(yī)院和學科情況、研究問題和進行工作時的一種重要工具和證據(jù)?？梢栽诹私馇闆r、研究問題、制定計劃、指導工作、撰寫報告和總結經(jīng)驗時可隨時查閱資料。按內(nèi)容可分為綜合性記載和檔案參考資料兩種。也包括上級有關學科建設工作的文件和通知，醫(yī)院有關學科建設的規(guī)章制度、建設規(guī)劃、工作計劃、總結、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，上級主管部門組織的重點學科申報、學科評估、檢查、驗收等產(chǎn)生的文字及圖片資料。也包括學科在建設與發(fā)展過程中制定或修訂的關于醫(yī)療、教學、科研活動并需要醫(yī)務人員遵守的規(guī)章制度。

（四）人才培養(yǎng)檔案。人才培養(yǎng)檔案能夠記載科室內(nèi)學科負責人、普通醫(yī)務人員基本人員信息、職稱、學歷學位、崗位分工、科研成果、獎懲情況、專業(yè)技術人員業(yè)務考核結果及學術梯隊變更情況的文字、音像資料。主要包括學科內(nèi)專家團隊情況，人才引進情況，學科帶頭人和方向帶頭人聘任及變更情況，學術梯隊建設情況，學科內(nèi)成員職稱結構、年齡結構、學歷層次、學緣關系、培訓、訪學情況，學科聘請的客座或講座教授情況，學科內(nèi)創(chuàng)新團隊建設情況相關的文字、影音資料。

（五）科學研究檔案。科學研究檔案包括科室人員的科研課題、論文及成果數(shù)據(jù)質(zhì)量，即歷年科研課題類別、數(shù)量，成果獎勵等級、數(shù)量。包括公開發(fā)表的科技論文、論著及實驗原始材料等;研究生的畢業(yè)論文及相關實驗原始資料;國家級、省部級及其院校級科研課題的申請書、任務書及其階段小結、結題報告等原始記錄和數(shù)據(jù)，以及科研成果資料;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術轉讓或申請專利的有關證明。

（六）學術交流檔案。學術交流檔案指能夠記載相關課題座談、討論、演講、展示、實驗、發(fā)表成果過程中，涉及到的學術活動和參加人員情況的文字或音響資料。包括學科主辦或承辦的國際、國內(nèi)學術會議情況，學科成員參加的國際、國內(nèi)學術會議情況，學科內(nèi)成員赴其他醫(yī)院訪學、講學情況，與國際、國內(nèi)其他單位合作情況，邀請同行知名專家、學者講學等所產(chǎn)生的文字和音像資料。

（七）醫(yī)療檔案。醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)包括門診人次數(shù)、住院人次數(shù)、疑難手術例數(shù)、平均住院日、新技術新項目等相關數(shù)據(jù)，是學科醫(yī)療活動不可或缺的檔案資料，包括病案檔案和電子病歷檔案。能反映醫(yī)療工作的真實狀況，能為醫(yī)療工作者或相關人員使用，能反映出醫(yī)療信息及工作情況、群眾疾病譜等因素，醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)必須符合精確性、及時性、整體性和簡潔性。

（八）財務資產(chǎn)檔案。財務檔案由醫(yī)院財務部門提供的學科經(jīng)費來源、到賬通知單、支出情況、年度報表、決算報表等，由審計部門提供的審計報告，學科制定的經(jīng)費預算和實施方案等。資產(chǎn)檔案是學科建設過程中儀器設備和圖書資料等固定資產(chǎn)類的購買及管理的相關材料，包括固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度、工作計劃和總結、相關統(tǒng)計材料和報表等，購置大型儀器設備和大宗圖書資料的請示、可行性研究報告、招投標協(xié)議書、合同、驗收記錄以及設備的保修單、出廠合格證、使用說明書等。

四、加強醫(yī)院學科檔案的系統(tǒng)化管理

（一）樹立正確的學科檔案管理觀念。要做好學科檔案的管理，首先，上到醫(yī)院領導，下到負責具體學科建設管理的工作人員，都要認識到學科檔案建設的重要性和必要性，提高學科檔案管理的意識，只有領導重視，工作人員的檔案意識提高了，才能增強學科工作人員在歸檔時的積極性、主動性和自覺性，使學科檔案的收集、整理和歸檔工作成為學科建設日常工作中的一部分。其次，要對學科內(nèi)科研人員進行檔案知識的普及，使其了解到學科檔案的歸檔范圍、歸檔流程及查閱方法，明確學科內(nèi)科研人員在歸檔方面的責任，消除其歸檔后利用不便的誤區(qū)思想。

（二）建立健全學科檔案管理的組織機構和規(guī)章制度。隨著學科建設在醫(yī)院發(fā)展中的地位愈加重要，各學科應設立專職學科秘書，負責學科檔案管理工作，明確由學科帶頭人作為第一責任人，學科秘書具體負責檔案管理，定期向醫(yī)院檔案館移交檔案。同時進一步加強學科檔案管理制度建設，包括文件移交、接收、歸檔制度，檔案管理借閱制度，保密制度等，使學科檔案的管理常態(tài)化、制度化、規(guī)范化。

（三）提高學科檔案工作人員綜合素質(zhì)。首先，作為一名學科檔案管理人員，要主動加強政治理論知識學習，只有具有較高的政治素質(zhì)，在工作中才能有較強的責任心，積極主動地做好檔案收集、整理和保管工作，同時對涉密檔案按要求做好保密工作。其次，醫(yī)院綜合檔案管理部門要加強對學科檔案管理人員的培訓和指導，使其不斷加強業(yè)務學習，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務流程，認真貫徹落實有關檔案管理的各項法律法規(guī)，按流程歸檔。再次，學科檔案管理人員要具有創(chuàng)新意識，在工作中要在繼承的基礎上創(chuàng)新，不斷拓寬工作和服務領域，把理論與實踐相結合，把檔案工作真正融入學科建設工作。

（四）加強學科檔案的精細化管理。在檔案的接收和收集方面，將分散在各學科、科室和個人手中的各種文件材料，集中到檔案管理部門統(tǒng)一管理;辦理完畢的文件應該在第二年內(nèi)整理后向檔案室歸檔，遵循材料形成規(guī)律和特點加以保管和利用。在檔案的整理和分類方面，按政策法規(guī)、制度職責、技術標準、質(zhì)量標準等門類整理、分組卷，包括歸檔前基本編目和歸檔后文件分類、排列和編制檔案號。在檔案的展現(xiàn)與保管方面，檔案的展現(xiàn)是根據(jù)醫(yī)院或科室業(yè)務需要，按照一定的主題，系統(tǒng)陳列檔案材料，展示和介紹有關檔案的內(nèi)容和成分，可以通過參觀得到集中系統(tǒng)的材料，起到最廣的宣傳作用。檔案保管指設置安全的庫房和硬件設施，采取妥善的措施，具體方法指用專門的檔案裝具先統(tǒng)一編號按順序排列，根據(jù)國家相關的檔案保管規(guī)定，達到國家要求。

（五）充分利用現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)資源共享。學科檔案管理的重要任務就是安全保管學科檔案，這不是單純地收集和保管好紙質(zhì)檔案就能實現(xiàn)的，需要通過計算機及網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，分類錄入到計算機，做好索引，實現(xiàn)永久保存；學科檔案管理另一個重要任務是使檔案能夠得到科學有效利用，促進學科建設工作的開展，這不僅需要數(shù)字化，還需要各部門協(xié)同合作，建立資源共享系統(tǒng)，實現(xiàn)學科檔案資源在全院范圍內(nèi)共享。

五、促進醫(yī)院學科檔案的有效利用

醫(yī)院學科檔案可以運用在營造科室文化、反映科室人員在醫(yī)療技術和業(yè)務工作能力等工作中，提高科室核心競爭力?？剖腋鶕?jù)各年度、月份工作量及其他指標的分析對比中找出規(guī)律，深入分析統(tǒng)計，提高學科的科研能力和業(yè)務能力。同時，也是科室各種歷史活動的惟一合法憑證，具有法律和保險憑證作用，保護醫(yī)務人員合法權益。

醫(yī)院學科檔案信息的運用步驟，首先在對檔案信息加工基礎上，編制各種檢索工具，包括分析利用需求，明確檢索范圍;確定檢索途徑，選擇檢索工具;把握檢索方法，提供檔案材料。其次是利用檔案，包括以檔案原件或檔案復制品的形式，綜合檔案內(nèi)容編寫書面材料的形式具體展現(xiàn)。再次是分析檔案信息，編制各種參考資料，以專題性的編研成品形式出現(xiàn)，制定編寫計劃、收集材料和綜合編寫。

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