基于心理學(xué)視角的高校檔案意識(shí)研究——以學(xué)院辦公室檔案工作實(shí)務(wù)為例

文/漳州城市職業(yè)學(xué)院 倪巖娟

基于心理學(xué)視角的高校檔案意識(shí)研究
——以學(xué)院辦公室檔案工作實(shí)務(wù)為例

文/漳州城市職業(yè)學(xué)院 倪巖娟

高校檔案管理作為高校行政管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案意識(shí)的發(fā)展是衡量高校檔案管理水平的重要指標(biāo)。隨著新形勢下對檔案工作的新要求，人作為行為的主體，必須適時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，真正內(nèi)化以人為本的職業(yè)意識(shí)，以管理者的職業(yè)意識(shí)影響使用者的利用意識(shí)，從微觀的心理學(xué)層面入手探討高校檔案意識(shí)的內(nèi)涵和問題，從而探索出一條高校檔案管理的新思路和新途徑。

高校；檔案意識(shí)；檔案管理；心理學(xué)

高校檔案全面、真實(shí)地反映了學(xué)校的發(fā)展歷史，不僅具有憑證、參考和借鑒的作用，而且是校園文化建設(shè)的有效載體，具有文化育人的功能。它作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容，滲透了黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、基建、資產(chǎn)等學(xué)校管理的各個(gè)層面。近年來高校檔案管理出現(xiàn)所謂的“失范”“失位”“失語”等現(xiàn)象，其中，檔案意識(shí)問題一直受到檔案學(xué)界的關(guān)注?；跈n案工作的服務(wù)性特點(diǎn)和“以人為本”的檔案管理新理念的提出，以人為主體的高校檔案意識(shí)的發(fā)展對于高校檔案工作的影響不容忽視。

根據(jù)前人研究分析，高校檔案工作中存在問題的原因是多方面的，然而不外乎從主觀因素看，檔案管理者的職業(yè)意識(shí)薄弱和檔案使用者的利用意識(shí)不強(qiáng)是重要的內(nèi)因。如何調(diào)動(dòng)高校檔案工作關(guān)系內(nèi)的不同人群的積極參與意識(shí)和主動(dòng)利用意識(shí)，提高和培養(yǎng)高校檔案意識(shí)就顯得非常必要。結(jié)合高校檔案工作實(shí)務(wù)中遇到的困難和問題，有別于以往對高校檔案意識(shí)的研究大多從中觀或宏觀的層面進(jìn)行分析，筆者嘗試從微觀的心理層面探討高校檔案意識(shí)這一主題中涉及的人的行為和心理過程。

一、高校檔案意識(shí)概念

（一）檔案意識(shí)及其內(nèi)涵。目前大多數(shù)學(xué)者對檔案意識(shí)的表述是從哲學(xué)對意識(shí)的定義衍生出來的，即檔案意識(shí)被界定為人腦對于檔案的主觀能動(dòng)的反映。而在心理學(xué)上，意識(shí)被界定為人的覺知狀態(tài)，即對自身、對外界的環(huán)境事件以及自己與外界環(huán)境事件關(guān)系的覺知狀態(tài)，是心理的過程和屬性。心理學(xué)認(rèn)為，意識(shí)是一種能力，“這種能力使人們在對經(jīng)驗(yàn)的背景上，有選擇地分析客體和事件，對客觀現(xiàn)實(shí)進(jìn)行主動(dòng)的穩(wěn)定的認(rèn)識(shí)”，表現(xiàn)為知、情、意三者的統(tǒng)一。因而，檔案意識(shí)作為意識(shí)的一種具體形式，更多表現(xiàn)為檔案意識(shí)的主體對檔案的覺知狀態(tài)，包含三個(gè)層面的含義：即在個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，1.對檔案的主觀認(rèn)識(shí)，即了解程度和理性追求；2.對檔案的情感，即對檔案的感受、態(tài)度和評(píng)價(jià)；3.對檔案的意志，即對檔案價(jià)值的評(píng)估、利用和預(yù)期。三者始終貫穿于整個(gè)檔案工作過程中，相輔相成。

（二）高校檔案意識(shí)主體。意識(shí)的主體是人，檔案意識(shí)的主體也是人。檔案工作涉及的人包括檔案管理人員、現(xiàn)有和潛在的利用檔案者。因此，高校檔案意識(shí)主體應(yīng)包括：高校檔案管理人員（領(lǐng)導(dǎo)決策層、專職或兼職管理員）、學(xué)生、教職工及其他校內(nèi)外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的組織機(jī)構(gòu)或人員等。微觀層面的高校檔案意識(shí)研究的落腳點(diǎn)應(yīng)是高校檔案涉及人員心理層面的分析與探索。

二、高校檔案意識(shí)的現(xiàn)狀分析

（一）高校檔案意識(shí)的文獻(xiàn)分析。說到對高校檔案意識(shí)現(xiàn)狀的表述，提到最多的關(guān)鍵詞是“淡薄”“薄弱”“缺失”“不強(qiáng)”等。筆者在中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中，以篇名為字段，以“高?！被颉案呗氃盒！被颉按髮W(xué)生”與“檔案意識(shí)”合并精確檢索，查找從1 9 9 4年到2015年5月的期刊內(nèi)文獻(xiàn)，篇名涉及“培養(yǎng)、提升、強(qiáng)化、增強(qiáng)、提高、淡薄、薄弱”等詞組，直接暗示高校檔案意識(shí)較低的文章有1 0 3篇。從這一統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，學(xué)界對于高校檔案意識(shí)現(xiàn)狀持較為負(fù)面的評(píng)價(jià)，大多從發(fā)現(xiàn)問題-分析原因-提出對策的分析思路，圍繞存在的一些管理宏觀層面的共性問題展開論述。

對高校內(nèi)不同人群檔案意識(shí)的研究也不少，分類大同小異，一般按角色和職業(yè)區(qū)分進(jìn)行探討。謝鵬在《高校群體檔案意識(shí)探析》中提到：高校中領(lǐng)導(dǎo)群體、部門檔案員群體、師生群體三個(gè)典型群體對檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)。這三個(gè)群體大致涵蓋了高校檔案意識(shí)的主體。許多對策也是針對不同群體的任務(wù)和功利性取向展開論述的。

（二）高校檔案意識(shí)問題的心理學(xué)分析。以我院檔案查詢服務(wù)和檔案收集工作為例。近年來畢業(yè)生回校查檔頻次逐年增加，有關(guān)基建、資產(chǎn)、財(cái)會(huì)和校史館建設(shè)等資料是校內(nèi)查檔次數(shù)最多的內(nèi)容。究其心理層面的原因，高校檔案意識(shí)薄弱和對檔案認(rèn)識(shí)不足是主要表現(xiàn)?！拜p檔”：無論是學(xué)生，還是教職工，不知檔案做什么用，或者認(rèn)為檔案與我無關(guān)之類的想法的大有人在；“缺檔”：即不重視個(gè)人信息資料的準(zhǔn)確填寫、保存和歸檔，或是有檔不歸、借檔不還等情況，造成檔案資料的缺漏；“失檔”或“棄檔”，對檔案流轉(zhuǎn)的失察，比如有的學(xué)生在畢業(yè)后沒有意識(shí)到檔案對其入職的重要性，對個(gè)人檔案的去向置之不理，真到需要時(shí)才問“檔案去哪兒？”了。以上這些情況直接導(dǎo)致檔案資料的不齊全，常常無檔可查，大有檔案用時(shí)方恨少的懊惱和悔恨，更不用說對查檔雙方造成的心理挫敗感了。

1.高校檔案的刻板印象從檔案部門的定位和工作性質(zhì)來看，檔案工作與其他黨政、教學(xué)工作相比，與人有距離感，敬而遠(yuǎn)之，神秘，與自己無關(guān)，好像不是很重要等這些認(rèn)識(shí)，存在于大多數(shù)人的意識(shí)里。檔案部門的隱形人角色和檔案工作者的資料保管員角色在高校檔案工作持續(xù)邊緣化的過程中被不斷強(qiáng)化，并已一種固定、僵化的形象植入人們的觀念中。社會(huì)上對于某一類事物產(chǎn)生一種比較固定的概括而籠統(tǒng)的看法，在心理學(xué)上被稱之為“刻板印象”。這些刻板印象不僅存在于領(lǐng)導(dǎo)、教職工中，甚至是部分專兼職檔案員中也不乏存在這樣的觀念，它們帶有明顯的主觀偏見，影響人對檔案工作的社會(huì)推理與判斷，以對檔案工作者的某些職業(yè)特性來推測檔案的價(jià)值與性質(zhì)，阻礙了人對檔案的充分了解和認(rèn)識(shí)，進(jìn)而影響對其服務(wù)性功能做出正確的評(píng)價(jià)。其不良后果在收集檔案的環(huán)節(jié)中尤為明顯，不是懈怠應(yīng)付，就是歸檔材料不全或不規(guī)范，長遠(yuǎn)的負(fù)面影響則可能造成高校檔案部門發(fā)展空間的窄化和功能的萎縮，甚至阻礙學(xué)校校園文化建設(shè)的發(fā)展。

2.高校檔案的身份認(rèn)同身份認(rèn)同從心理學(xué)的意義上而言是“關(guān)注心靈意義上的認(rèn)同、歸屬”，“檔案身份認(rèn)同不僅僅指檔案這一客觀事物在社會(huì)中的價(jià)值，還包括從事檔案工作的人的職業(yè)技能或條件”。就目前高校檔案來說，檔案因其時(shí)滯性在學(xué)校事務(wù)中的貢獻(xiàn)率和利用率很難量化和評(píng)估，檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)不高也是自我身份認(rèn)同和社會(huì)認(rèn)同無法實(shí)現(xiàn)的重要原因之一。這種身份認(rèn)同感的缺失實(shí)際上就是檔案及其從業(yè)人員對其自身社會(huì)角色定位的模糊性和檔案與社會(huì)的心理相容度不高的表征，從而影響檔案從業(yè)人員對自我職業(yè)價(jià)值的肯定和對高校檔案工作的歸屬感和責(zé)任心。

三、高校檔案意識(shí)培養(yǎng)策略

高校檔案意識(shí)薄弱很大程度“制約了社會(huì)潛在檔案行為的現(xiàn)實(shí)表達(dá)”，高校檔案意識(shí)的培養(yǎng)和提高在一定程度上代表著高校檔案工作的進(jìn)展和學(xué)校校園文化建設(shè)體系重要一環(huán)的構(gòu)建。從心理層面去探索高校檔案意識(shí)培養(yǎng)的途徑應(yīng)聚焦于如何改變?nèi)藗儗Ω咝n案的刻板印象，提高檔案的社會(huì)認(rèn)同感即“知名度”和檔案從業(yè)人員的自我價(jià)值感。筆者回歸到檔案意識(shí)的內(nèi)涵，從檔案意識(shí)的知、情和意三個(gè)層面來探討培養(yǎng)策略。

（一）消除刻板印象，強(qiáng)化正確認(rèn)識(shí)。消除對高校檔案意識(shí)的刻板印象，關(guān)鍵是變信息的籠統(tǒng)性和模糊性為信息的準(zhǔn)確性和清晰性。根據(jù)心理學(xué)的“接觸假說”，只有增加對檔案的接觸頻率、廣度和深度，才能達(dá)到消除檔案刻板印象的目的。這需要在檔案宣傳和檔案服務(wù)利用上做文章，在很大程度上取決于檔案工作者的主動(dòng)性，包括行動(dòng)上的能動(dòng)性和認(rèn)識(shí)上的積極性。行動(dòng)上的能動(dòng)性要求檔案工作者走出去，加強(qiáng)檔案部門與校內(nèi)其他部門的交流合作與情感聯(lián)系，拓寬檔案宣傳渠道，多種形式宣傳普及檔案知識(shí)，如：把檔案教育納入新生入學(xué)教育，建立檔案與大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)的聯(lián)系機(jī)制；認(rèn)識(shí)上的積極性意味著檔案工作者要克服心理倦怠，重塑職業(yè)形象，提升職業(yè)技能水平，改進(jìn)工作方法，同時(shí)對其協(xié)調(diào)溝通能力、組織能力、創(chuàng)新能力提出了更高的要求，如：空間觀念的轉(zhuǎn)變，改變固守檔案館（室）的“守株待兔”，借助檔案與其他事務(wù)的關(guān)聯(lián)性，依托信息化媒介平臺(tái)，充分挖掘檔案空間的延展性功能。

（二）借鑒態(tài)度轉(zhuǎn)變，尋求身份認(rèn)同。如果說認(rèn)識(shí)是檔案意識(shí)培養(yǎng)的第一步，尋求認(rèn)同則是檔案意識(shí)情感層面的工作。社會(huì)態(tài)度轉(zhuǎn)變策略能夠幫助高校檔案實(shí)現(xiàn)自我身份認(rèn)同，它包括宣傳說服、行為改變態(tài)度、群體規(guī)范等。也就是說，以提高服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，發(fā)動(dòng)高校所有人成為宣傳說服中信息的傳遞者；秉著服務(wù)大眾的宗旨，通過展示、講座、主題活動(dòng)等吸引公眾視線；加強(qiáng)和完善相關(guān)高校檔案各項(xiàng)工作制度機(jī)制建設(shè)。這是一個(gè)不斷強(qiáng)化-教育-再強(qiáng)化-再教育的螺旋式態(tài)度轉(zhuǎn)變過程。

認(rèn)同的更高層次是把檔案視為一種需要，而需要是引起動(dòng)機(jī)的內(nèi)在條件，因此激發(fā)了解利用檔案的動(dòng)機(jī)水平也是檔案態(tài)度養(yǎng)成的途徑。正如孫立新所說：應(yīng)挖掘檔案的作用和價(jià)值研究，使人們了解我們對檔案的需要，而不是一味地呼吁社會(huì)關(guān)心，“只有貢獻(xiàn)得越多，索取的底氣才會(huì)越足。”因此，可以從檔案形成過程中蘊(yùn)涵的記錄意識(shí)、檔案形成后的保存?zhèn)洳橐庾R(shí)、檔案利用時(shí)引申出的證明意識(shí)三點(diǎn)去發(fā)現(xiàn)檔案價(jià)值，滿足公眾的檔案需要。這種需要也是檔案工作者的需要，因?yàn)闄n案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)也是檔案工作者社會(huì)價(jià)值和情感依托的體現(xiàn)，從而獲得馬斯洛需要層次論所說的“歸屬與愛的需要”。

（三）把握價(jià)值導(dǎo)向，提升社會(huì)意識(shí)。檔案社會(huì)意識(shí)是檔案從業(yè)人員對檔案社會(huì)價(jià)值和檔案功能的認(rèn)識(shí)，是檔案從業(yè)人員的社會(huì)責(zé)任感和使命感。檔案社會(huì)意識(shí)是基于檔案服務(wù)性、工具性價(jià)值而言的。對內(nèi)，要建立檔案與個(gè)人生活、工作息息相關(guān)的心理聯(lián)系；對外，檔案要積極參與社會(huì)、學(xué)校事務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的社會(huì)化。檔案工作者有責(zé)任去推動(dòng)檔案社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，開發(fā)檔案的多元價(jià)值,引導(dǎo)社會(huì)各方多元開發(fā)利用檔案 ,從而增強(qiáng)高校作為社會(huì)實(shí)體的服務(wù)導(dǎo)向作用。

四、結(jié)語

高校檔案工作決不能閉門造車，需要探索一條把高校檔案意識(shí)發(fā)展納入高校教育管理體系的路徑。近年來高校檔案管理理念逐漸變“以檔為本”為“以人為本”，注重?cái)U(kuò)寬檔案的服務(wù)與利用功能，注重提高檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)，引導(dǎo)人們用發(fā)展的眼光，開放的態(tài)度看待高校檔案工作。從檔案意識(shí)的改變?nèi)胧秩ミM(jìn)一步拓寬高校檔案的生存空間，提升高校檔案的價(jià)值水平，從而有助于高校校園文化發(fā)展，“這些意識(shí)與檔案的產(chǎn)生、發(fā)展關(guān)系密切，因檔案而得以大大強(qiáng)化進(jìn)而滲入到整個(gè)社會(huì)的肌體，是檔案輸送給社會(huì)的精華養(yǎng)分?！?/p>

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