淺議醫(yī)院檔案信息化管理

文/福建省立醫(yī)院 鄭富豪

淺議醫(yī)院檔案信息化管理

文/福建省立醫(yī)院 鄭富豪

本文從醫(yī)院檔案信息化的概念、內(nèi)容出發(fā)，探索醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)問題，思考解決對策，以推動(dòng)檔案信息化科學(xué)發(fā)展，提高檔案利用效率，更好的為臨床、科研、教學(xué)以及廣大人民群眾服務(wù)。

醫(yī)院；檔案；信息化；效率；對策

醫(yī)學(xué)檔案是國家檔案的重要組成部分之一，是醫(yī)院歷史發(fā)展和各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄。在現(xiàn)代化的醫(yī)院管理中，檔案的信息化管理滲透到醫(yī)院的每個(gè)環(huán)節(jié)，對于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展都起重要作用。檔案信息化帶來了檔案管理的變革，工作效率提高以及檔案信息獲取和檔案利用更加方便快捷,因此研究醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)問題具有重要意義。

一、概念和內(nèi)容

（一）檔案信息化的概念。檔案信息化包括兩方面：一是用信息技術(shù)對檔案內(nèi)容有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案編目、排序、檢索歸檔保存等進(jìn)行高效的管理 ,提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息來調(diào)控檔案物流 ,最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理 ,促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新①。

（二）檔案信息化的內(nèi)容。內(nèi)容包括了檔案信息資源的有序整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)等。

二、信息化過程中的主要問題

（一）規(guī)章制度還不是很健全。雖然醫(yī)院檔案信息化發(fā)展迅速，但是國家關(guān)于檔案信息化的制度還比較不完善檔案信息化管理獎(jiǎng)懲措施和制度還不足，檔案管理人員的積極性和工作效率不高，制度的不完善影響檔案信息化的健康有序發(fā)展。

（二）部門間獨(dú)立性強(qiáng)，缺乏共享平臺。醫(yī)院各部門都是相對獨(dú)立的，很多醫(yī)院信息系統(tǒng)不是一體化的，如醫(yī)務(wù)部有醫(yī)務(wù)管理系統(tǒng)，護(hù)理部門有護(hù)理管理系統(tǒng)，科研管理部門有科研管理系統(tǒng)，多個(gè)系統(tǒng)一方面造成醫(yī)院成本的提高和資源的浪費(fèi)，增加了運(yùn)行成本，同時(shí)各自獨(dú)立的系統(tǒng)導(dǎo)致部門間無法共享檔案信息，增加了相互間的溝通困難，最終不利于廣大醫(yī)務(wù)人員利用醫(yī)院檔案信息。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高，觀念要進(jìn)一步開放。醫(yī)院檔案信息化發(fā)展要求檔案管理人員有比較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理素質(zhì)，如要求管理人員不斷地吸收和學(xué)習(xí)先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識理，掌握計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前檔案管理人員以中專生和大專為主，檔案專業(yè)能力不強(qiáng)，計(jì)算機(jī)能力還比較差，檔案信息化意識不強(qiáng)。目前檔案管理人員積極性不是很高，以被動(dòng)管理服務(wù)為主，等人上門，觀念還比較傳統(tǒng)和保守②。

（四）檔案信息化管理的安全問題。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)具有開放性、分布廣域性和資源共享性等特點(diǎn)，使得網(wǎng)絡(luò)攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等安全問題比較突出。信息化安全還存在以下常見問題：1.在檔案數(shù)字化的生過程中，每一個(gè)工序都需要用到實(shí)體檔案，而對檔案過多的利用與移，無形中將會(huì)增加檔案安全的隱患。2.硬件破壞和不合格電源導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。3.移動(dòng)硬盤、U盤等移動(dòng)設(shè)備的使用，增加了計(jì)算機(jī)感染病毒的可能性，檔案的安全遭到威脅③。

三、對策

針對醫(yī)院檔案信息化過程中存在的問題，提出以上對策建議：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，完善相關(guān)制度。領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案信息化的前提和重要基礎(chǔ)。因?yàn)闄n案信息化意味著要投入更多的資金，要協(xié)調(diào)多部門的工作，要建設(shè)更為完善的科學(xué)信息系統(tǒng)，而這些都必須只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能完成，此外還應(yīng)該積極完善檔案信息化管理相關(guān)制度，做到檔案管理信息化建設(shè)有法可依。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院各部門協(xié)調(diào)，建立一體化的檔案信息平臺系統(tǒng)。

醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系醫(yī)院檔案資源豐富，包含醫(yī)院科研、人事、會(huì)計(jì)等綜合檔案。④醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)過程中要整合這些信息資源，加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)和配合，統(tǒng)籌考慮，避免重復(fù)建設(shè)。因此在檔案信息化過程中需要加強(qiáng)不同部門間的協(xié)調(diào)，建立信息資源共享意識，作為醫(yī)院層面通過溝通和協(xié)調(diào)，建立一體化的檔案管理信息平臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在全院的共享。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，進(jìn)一步改變管理人員觀念。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。為適應(yīng)醫(yī)院檔案信息化管理，要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，同時(shí)也應(yīng)該加強(qiáng)他們的管理知識學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)知識學(xué)習(xí)，同時(shí)建立檔案人員考核制度，提高其工作積極性⑤。我們應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，調(diào)整醫(yī)院檔案的服務(wù)方式，進(jìn)行超前跟蹤服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，更積極的去迎合醫(yī)院各類人員對醫(yī)學(xué)檔案利用的需求，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作和檔案服務(wù)理念的發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案信息化配套建設(shè)，提高檔案信息化安全。醫(yī)院加強(qiáng)安全措施、安全意識和加密工作，加強(qiáng)對不同層級人員對象的級別和權(quán)限的設(shè)定，加強(qiáng)對后臺的監(jiān)控。加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)，用身份認(rèn)證與訪問控制采用可靠的身份認(rèn)證方法，每名員工都有固定的工序和工號，在登陸工作所需的界面時(shí)，必須提供有效的用戶名和密碼，不同的電腦之間禁止互訪，有效的防止信息數(shù)據(jù)的泄漏。

（五）加強(qiáng)檔案信息資源充分有效使用。檔案的價(jià)值最重要的體現(xiàn)在它的開發(fā)利用方面．作為醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用，最重要的要體現(xiàn)在它為臨床服務(wù)的廣度和深度上。醫(yī)院應(yīng)建立高效合理的檔案借閱和歸還制度，盡可能滿足醫(yī)院各類人員檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案共享。實(shí)踐證明，檔案的信息化管理模式，使檔案的管理工作日益標(biāo)準(zhǔn)化、精確化和自動(dòng)化，不僅豐富了檔案內(nèi)容還解決了資料管理過程中收集和存儲(chǔ)的大型化，簡化了資料管理的工作程序，提高了資料的提取、檢索和使用速度，將檔案管理工作提到了新的水平。

注釋：

①楊金雙.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化[J].世界最新醫(yī)院文摘,2014,4(19)：168-169.

②王維娜.醫(yī)院檔案信息化管理工作存在的問題及對策[J]黑龍江檔案,2013(1)：93.

③曹穎.檔案信息化安全問題的思考[J].醫(yī)藥前沿,2012(4)：351-353.

④邊俊士,張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥,2012,19(2)：165-166.

⑤燕華.利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2010,9(25)：170-171.