檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

文/中國(guó)獸醫(yī)藥品監(jiān)察所 張欣玉

檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

文/中國(guó)獸醫(yī)藥品監(jiān)察所 張欣玉

本文結(jié)合筆者所在單位檔案信息化建設(shè)的情況，對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)提出了個(gè)人見解，并當(dāng)前現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，最后結(jié)合問題提出了幾點(diǎn)個(gè)人思考，旨在提高檔案管理工作人員對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而更好地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，促使檔案管理水平、服務(wù)質(zhì)量得到同步提升。

檔案；信息化建設(shè)；思考

伴隨著物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的快速普及，世界隨之進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)復(fù)雜多變的數(shù)據(jù)信息，唯有實(shí)時(shí)信息化管理，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理水平、管理質(zhì)量的提升?，F(xiàn)將筆者在檔案信息化建設(shè)中，發(fā)現(xiàn)的問題及解決對(duì)策總結(jié)如下。

一、對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)

在人類快速發(fā)展的進(jìn)程下，社會(huì)逐漸從工業(yè)時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯r(shí)代，知識(shí)呈現(xiàn)為爆炸式飛躍增長(zhǎng)，這使得國(guó)際以及國(guó)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臓?zhēng)斗，信息成了當(dāng)前社會(huì)進(jìn)步和企業(yè)發(fā)展的重要財(cái)富。檔案管理要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，更好地服務(wù)社會(huì)，滿足實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是必經(jīng)之路。檔案信息化建設(shè)是社會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化的重要進(jìn)程，檔案信息化建設(shè)落后，那么勢(shì)必會(huì)致使社會(huì)信息化受到影響，甚至可能對(duì)我國(guó)社會(huì)化現(xiàn)代化宏偉目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)造成阻礙。例如，在信息化時(shí)代，各個(gè)地區(qū)都已積極開展電子政務(wù)建設(shè)，這是國(guó)家管理整治體制改革和現(xiàn)代化建設(shè)的重要措施，在電子政務(wù)建設(shè)中，檔案信息化可以說起到了至關(guān)重要的作用。為此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提升檔案管理水平，提升檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。

二、當(dāng)前檔案信息化的現(xiàn)狀與問題

盡管自2 0 0 7年起，我所就開始實(shí)施網(wǎng)上辦公系統(tǒng)O A，且運(yùn)用服務(wù)器對(duì)收發(fā)的文件進(jìn)行儲(chǔ)備，從某層面上來看，我所的檔案數(shù)字化建設(shè)起步相對(duì)較早，較好地實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息整合，同時(shí)與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步保存，形成了良好的“雙軌制”。但隨著時(shí)代的快速發(fā)展，我所檔案信息化建設(shè)問題日益突出，主要表現(xiàn)為人才匱乏、資金不足、設(shè)備落后三方面。人才匱乏，由于在以往的檔案管理中，我們多以紙質(zhì)管理和基本的電子系統(tǒng)管理為主，面對(duì)著信息化建設(shè)，計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的匱乏問題隨之呈現(xiàn)，尤其是不僅具有較高檔案管理能力，同時(shí)還具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。資金不足，在實(shí)施檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，但就當(dāng)前實(shí)際情況來看，我所雖然重視信息化建設(shè)，但資金的投入?yún)s無法支撐信息化建設(shè)的運(yùn)作。設(shè)備落后，為了保證信息化建設(shè)，提升檔案信息化的安全性，對(duì)軟硬件設(shè)備的要求必然更高，但目前我所的設(shè)備非常落后，仍然以以往的老舊設(shè)備為主，這為檔案信息化建設(shè)造成了極大的阻礙。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的措施

（一）提高人才綜合素質(zhì)。對(duì)檔案信息化意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，促使全員檔案信息化建設(shè)認(rèn)知程度得到有效提升，首先需要對(duì)檔案室工作人員的相關(guān)業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，并加大對(duì)檔案信息化知識(shí)的宣傳教育力度，例如，定期或者不定期制定與檔案信息化相關(guān)的宣傳頁，并將其發(fā)放到工作人員的手中，使檔案管理人員能夠更加深入的了解檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而促使更多的工作人員均能夠共同參與到檔案信息化建設(shè)中來。除此之外，通過招聘等方式吸納更多優(yōu)秀人才進(jìn)入我所參與檔案信息化建設(shè)，尤其是具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)綜合人才，我們可通過提高福利待遇等方式，吸引他們參與到檔案信息化建設(shè)中來。

（二）納入資金計(jì)劃。檔案信息化建設(shè)是無法離開軟硬件設(shè)施建設(shè)的，而這些建設(shè)又需要大量的資金投入，并且伴隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，資金的跟進(jìn)也是保證項(xiàng)目適度超前性和建設(shè)連續(xù)性的關(guān)鍵。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在重視起檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，將資金列入各級(jí)財(cái)政預(yù)算中，通過逐年投入的方式來解決檔案信息化的建設(shè)問題和運(yùn)維經(jīng)費(fèi)問題。此外，還可通過合作開發(fā)、服務(wù)外包等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化的創(chuàng)新發(fā)展。鼓勵(lì)各級(jí)信息化部門積極開展信息化建設(shè)技術(shù)攻關(guān)，逐級(jí)為信息化建設(shè)提供相應(yīng)的科研經(jīng)費(fèi)支撐。

（三）政務(wù)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合。由于檔案信息化建設(shè)最終目的是服務(wù)社會(huì)，為此，進(jìn)一步推動(dòng)政務(wù)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的相互結(jié)合是檔案管理的重要工作。我們可以在以往檔案信息系統(tǒng)與辦公軟件O A的基礎(chǔ)，推行深度、廣度和無紙化辦公，若單獨(dú)的建立檔案信息化系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致建設(shè)成本增高，并且耗時(shí)往往更長(zhǎng)，為此，我們?cè)跈n案信息化建設(shè)中，為了節(jié)省成本，可借助辦公軟件O A共享系統(tǒng)平臺(tái)，通過信息資源共享來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化的建設(shè)。此外，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)機(jī)密信息的保護(hù)，通過算法加密的方式，對(duì)機(jī)密信息設(shè)置使用權(quán)限，控制機(jī)密信息接觸者的數(shù)量，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理安全性的保障。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著時(shí)代的進(jìn)步，加快檔案信息化建設(shè)是檔案管理、檔案服務(wù)的必然趨勢(shì)。在此過程中，作為檔案管理工作人員，我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)存在的不足，并通過不但的總結(jié)探索，進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，為社會(huì)提供更好的檔案服務(wù)。

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2010(3)：29-31.

[2]戴中秋,趙寧燕.檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)管理[J].檔案與建設(shè),2012(3)：23-25.