盤活檔案綻放新機(jī)——論檔案信息資源優(yōu)化整合利用實(shí)效性研究

文/江西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 楊慧卿 肖婷

盤活檔案綻放新機(jī)
——論檔案信息資源優(yōu)化整合利用實(shí)效性研究

文/江西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 楊慧卿 肖婷

檔案信息資源優(yōu)化整合是提升檔案利用價(jià)值，使檔案走出封閉、走向公眾的重要途徑。論文從檔案信息資源優(yōu)化整合的現(xiàn)實(shí)意義，到檔案資源優(yōu)化整合的時(shí)效性利用與融入職能部門業(yè)務(wù)活動(dòng)應(yīng)用和適應(yīng)用戶的利用需求習(xí)慣以及建立用戶溝通互動(dòng)渠道等方面闡述如何凸顯檔案信息資源優(yōu)化整合成果的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享與利用價(jià)值的最大增值，達(dá)到豐富館藏檔案資源和促進(jìn)檔案信息化管理并舉建設(shè)的雙贏格局。

檔案信息資源；優(yōu)化整合；利用實(shí)效研究

一、檔案信息資源優(yōu)化整合現(xiàn)實(shí)意義

（一）檔案信息資源優(yōu)化整合概念。檔案信息資源優(yōu)化整合從宏觀角度而言是對(duì)跨區(qū)域、跨系統(tǒng)、乃至全國性的檔案信息資源通過一定技術(shù)手段進(jìn)行整合，形成一體化的檔案信息資源利用服務(wù)體系的社會(huì)化系統(tǒng)工程。它包括信息資源內(nèi)容整合、管理整合、技術(shù)整合和服務(wù)整合等方面。筆者的研究是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源優(yōu)化整合近兩年的實(shí)踐總結(jié)，從微觀角度而論，以本單位館藏檔案信息資源為優(yōu)化整合主體，通過將異構(gòu)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子信息與具有內(nèi)在聯(lián)系的紙質(zhì)檔案資源融合、內(nèi)聚、重組，構(gòu)建內(nèi)容更加豐富、類別結(jié)構(gòu)更加合理、利用更加全面集中化的新型檔案管理體系應(yīng)用平臺(tái)。始終圍繞以提升服務(wù)效率和管理效能為切入點(diǎn)，以檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理與用戶利用需求便捷實(shí)效性為宗旨，以檔案信息資源共享為根本出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)進(jìn)行檔案信息資源優(yōu)化整合。

（二）檔案信息資源優(yōu)化整合現(xiàn)實(shí)意義。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作產(chǎn)生了重要影響，信息社會(huì)的到來又對(duì)檔案工作提出了新要求，檔案的價(jià)值更多在其利用過程中得以體現(xiàn)和發(fā)揮。傳統(tǒng)的檔案管理方式更注重檔案的“存”而忽視其“用”，而檔案自身特有的分類保管體系也一定程度上限制了利用空間的發(fā)揮，削弱了檔案信息的有效傳遞，導(dǎo)致利用者不能即時(shí)便捷地達(dá)到利用目的。檔案的“公眾形象”似乎與其名稱一樣，猶如被“擋”在門外的“答案”，即便它具有不可替代的憑證依據(jù)作用與借鑒參考價(jià)值，仍然慣性地處于被遺忘與被忽視的地位。通過檔案信息資源優(yōu)化整合，使館藏檔案以更易于被普通大眾認(rèn)知與利用的狀況呈現(xiàn)出來，提升檔案信息資源的系統(tǒng)性和共享性，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大增值，有利于檔案走出封閉狀態(tài)，將檔案“盤活”，更好地適應(yīng)利用者的需求，使其煥發(fā)出新的生機(jī)。

二、如何凸顯檔案信息資源優(yōu)化整合成果

(一)注重檔案時(shí)效性利用。檔案的時(shí)效性利用是指有的檔案在某一時(shí)段內(nèi)利用能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)或社會(huì)效益，具有重要的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。錯(cuò)過這段時(shí)期，其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值便降低或喪失，剩下的只是歷史的借鑒價(jià)值了。因此在檔案信息資源優(yōu)化整合過程中，對(duì)于時(shí)效性明顯、需求大、可向公眾開放的檔案要及時(shí)優(yōu)先處理和動(dòng)態(tài)更新。檔案管理部門須針對(duì)性指導(dǎo)立卷部門將工作已完結(jié)的歸檔材料及時(shí)搜集，進(jìn)行預(yù)歸檔處理并完成檔案目錄信息的著錄，這樣便于檔案管理部門及時(shí)將具有現(xiàn)行利用價(jià)值的檔案進(jìn)行優(yōu)化整合并提供利用，以提高檔案利用效益。

（二）注重檔案利用融入職能部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中。對(duì)于基層檔案管理部門而言，館藏檔案來源于本單位各職能部門，由此各職能部門自然成為檔案利用的主體。檔案信息資源的優(yōu)化整合只有為各職能部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)服務(wù)，才能更好地凸顯其利用價(jià)值。譬如，創(chuàng)新檔案信息資源優(yōu)化整合的服務(wù)方式；依托檔案管理軟件為職能部門開發(fā)設(shè)計(jì)個(gè)性化的管理應(yīng)用模塊，發(fā)揮檔案提升部門管理水平和工作效率的作用。通過現(xiàn)代化的檔案管理手段構(gòu)建服務(wù)于各職能部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案信息資源共享通道與高效便捷的檔案服務(wù)體系平臺(tái)，踐行檔案工作由“被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)”、“靜態(tài)變?yōu)閯?dòng)態(tài)”的新型管理模式，發(fā)揮檔案管理由后端補(bǔ)救變?yōu)榍岸艘龑?dǎo)的功效，既有利于避免歸檔檔案的流失，達(dá)到提高歸檔檔案質(zhì)量目的，又對(duì)館藏檔案資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的發(fā)展具有較好地促進(jìn)作用。

（三）注重適應(yīng)用戶的利用需求習(xí)慣。就檔案信息資源服務(wù)對(duì)象而論，能否讓利用者處于檔案信息查詢與利用的主導(dǎo)地位是影響檔案信息資源優(yōu)化整合利用實(shí)效的重要因素。檔案信息資源優(yōu)化整合的最終目的就是面向用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。如果用戶無法快速準(zhǔn)確地找到所需檔案信息或獲得的途徑非常復(fù)雜困難，則檔案信息資源優(yōu)化整合就失去了實(shí)際意義。通常“在信息的利用過程中，用戶會(huì)對(duì)獲取的信息有一個(gè)分析、加工、利用隨之產(chǎn)生自己的想法，按自己的需要對(duì)信息進(jìn)行整合，使得信息更加適應(yīng)自己的使用習(xí)慣，最后對(duì)信息部門的服務(wù)和提供的信息產(chǎn)生自己的評(píng)價(jià)的過程，這一評(píng)價(jià)必然會(huì)影響到用戶以后對(duì)于信息服務(wù)部門的選擇，同時(shí)可能會(huì)經(jīng)過用戶間的傳遞，進(jìn)而影響到其他用戶獲得信息途徑的選擇”。因此“與用戶的認(rèn)知結(jié)構(gòu)相適應(yīng)的信息易引起用戶的感知”。檔案信息在利用過程中同樣需要與用戶習(xí)慣及認(rèn)知狀態(tài)相適應(yīng)，才能真正實(shí)現(xiàn)快速便捷的利用目的。所以，檔案信息資源優(yōu)化整合過程中，應(yīng)盡量淡化過多的專業(yè)術(shù)語，更多以通用、簡潔明了、大眾能理解與感知的方式構(gòu)建檔案服務(wù)體系平臺(tái)，建立歸檔類目體系符合用戶的檢索習(xí)慣、檢索界面簡潔明了的數(shù)字檔案庫，使檔案信息資源優(yōu)化整合成果真正接“地氣”，而非“束之高閣”。

（四）注重建立用戶溝通互動(dòng)渠道。檔案信息資源優(yōu)化整合成果利用效果如何，只有在面向用戶利用過程中才能顯現(xiàn)出來。因此，要使檔案信息資源優(yōu)化整合成果趨向完善，還應(yīng)建立與用戶溝通的互動(dòng)渠道。譬如，在預(yù)歸檔案過程中設(shè)計(jì)與立卷部門互動(dòng)交流環(huán)節(jié)，通過用戶反饋的信息及時(shí)補(bǔ)充完善歸檔材料，夯實(shí)館藏資源，擴(kuò)大檔案利用價(jià)值的影響力，使更多的檔案利用者參與到檔案事業(yè)發(fā)展的建設(shè)中來。

[1]王艷艷.基于用戶的檔案館信息服務(wù)研究[D].蘇州大學(xué),2007.

[2]孫大東.基于用戶需求的高校檔案利用工作研究[J].檔案管理,2011(5)