事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

文/河北省崗南水庫(kù)管理局 王麗濤

事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

文/河北省崗南水庫(kù)管理局 王麗濤

社會(huì)隨著發(fā)展腳步的加快，已經(jīng)漸漸走進(jìn)信息技術(shù)的時(shí)代，在事業(yè)單位中開(kāi)展的檔案管理工作也受到信息技術(shù)的影響，在工作水平及質(zhì)量方面有了明顯的提高。而事業(yè)單位中的檔案管理工作在未來(lái)也必定要走向信息化的管理模式，信息化的管理不僅能讓管理工作在質(zhì)量上得到提高，同時(shí)也能讓管理工作更加的科學(xué)化及規(guī)范化。

事業(yè)單位；檔案信息化管理；有效途徑

檔案管理工作中承載了非常多的重要信息，因此很多的機(jī)構(gòu)對(duì)其也是相當(dāng)重視。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位中的檔案工作也從傳統(tǒng)的管理方式漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，同時(shí)，這種模式的轉(zhuǎn)變也給檔案管理的工作增添了挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，必須要以正確的心態(tài)去迎接它，讓檔案工作更完善，走向真正的信息化檔案管理。

一、事業(yè)單位中檔案信息化管理存在的優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位如果不能跟上時(shí)代的發(fā)展，面對(duì)將是未來(lái)的落后。社會(huì)可以說(shuō)是由很多的整體及個(gè)體組成的，事業(yè)單位就是其中的一個(gè)整體。事業(yè)單位如果想要打破上層界限，就要有效的利用信息化的設(shè)備，并在原本的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新及改革。管理信息化其實(shí)就是把信息存放在一個(gè)不占物資、體積的空間中。在事業(yè)單位中有很多的規(guī)章制度，且存在著規(guī)律性，檔案管理信息化其實(shí)也就是這些規(guī)律的產(chǎn)物。事業(yè)單位中的檔案管理只有朝著信息化的目標(biāo)前進(jìn)，才能在未來(lái)有更好的發(fā)展，對(duì)信息化的檔案管理方式要進(jìn)行不斷的改革才能讓其得到完善。在目前的時(shí)代中，電子產(chǎn)品無(wú)處不在，可是關(guān)鍵的問(wèn)題是應(yīng)該怎樣去有效的利用它。我們必須敢于創(chuàng)新、發(fā)現(xiàn)、使用，讓現(xiàn)代化的設(shè)備充分的發(fā)揮出其價(jià)值。就目前而言，基本所有的事業(yè)單位都已經(jīng)開(kāi)啟了檔案信息化管理模式，這樣的一個(gè)工作進(jìn)步從個(gè)人到整體都是跨越式的進(jìn)步。通過(guò)檔案信息化管理建設(shè)，可以成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加速器，并且還能夠確保事業(yè)單位檔案管理工作更加穩(wěn)定、安全的開(kāi)展。

二、事業(yè)單位中如何實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

（一）為檔案信息建設(shè)網(wǎng)站。在事業(yè)單位中建立起檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)中建設(shè)信息站點(diǎn)，其實(shí)這也是檔案信息以網(wǎng)頁(yè)的方式來(lái)進(jìn)行信息提供及服務(wù)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的管理最主要的目的其實(shí)是為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的在線查找及咨詢，提供更直接的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔，將原本的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，更好的實(shí)現(xiàn)信息化管理方式。

在建設(shè)的檔案信息化管理時(shí)，首先應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)體系添加到事業(yè)單位的整體管理系統(tǒng)里，真正實(shí)現(xiàn)管理的系統(tǒng)化。然后，將事業(yè)單位中不同部門的相關(guān)信息進(jìn)行整合，形成統(tǒng)籌考慮及資源共享等，體現(xiàn)出綜合管理體系的最大效益。檔案管理怎樣才能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，那么檔案管理體系中的開(kāi)發(fā)及換代功能一定要進(jìn)行不斷的完善。網(wǎng)絡(luò)管理的自身?xiàng)l件要不斷完善，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)中的檢索功能，把計(jì)算機(jī)特有的優(yōu)勢(shì)更好的發(fā)揮出來(lái)，給用戶一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要標(biāo)準(zhǔn)化，產(chǎn)品選擇時(shí)一定要嚴(yán)格按照國(guó)內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，讓產(chǎn)品能得到及時(shí)、有效的更新，防止重新開(kāi)發(fā)的情況發(fā)生。

(二)事業(yè)單位中的信息化檔案管理要不斷強(qiáng)化。事業(yè)單位在進(jìn)行信息化檔案管理的強(qiáng)化工作時(shí)，要以增強(qiáng)管理者的綜合素質(zhì)為首要任務(wù)，管理者要提高自身的工作意識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)要積極主動(dòng)的進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)操作的方式及方法要熟練掌握。事業(yè)單位要經(jīng)常開(kāi)展管理者培訓(xùn)活動(dòng)，評(píng)估工作要有效開(kāi)展，對(duì)工作上有進(jìn)步的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，以優(yōu)勝劣汰的方式促進(jìn)員工的工作積極性，讓檔案管理者的工作意識(shí)得到增強(qiáng)。只有高素質(zhì)的檔案管理者才能把信息化的檔案管理真正的落實(shí)到實(shí)處，將信息化的管理方式進(jìn)行深入研究及探索，讓信息化的管理體系得到進(jìn)一步完善。

（三）事業(yè)單位中的相關(guān)檔案信息資源要擴(kuò)充，基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)要加快。為了檔案的信息化資源得到豐富，檔案信息化的管理至關(guān)重要。檔案信息化管理模式中，從業(yè)者可以多利用網(wǎng)絡(luò)特有的優(yōu)勢(shì)，利用搜索引擎進(jìn)行檔案資源信息的整理及收集，對(duì)檔案信息進(jìn)行不斷的更新及完善，讓資源充分發(fā)揮出共享性和及時(shí)性的作用。事業(yè)單位中建設(shè)管理信息化設(shè)備的腳步要加快，在信息化的管理模式中，計(jì)算機(jī)是最基本的條件，所增添的工作設(shè)備必須質(zhì)量良好，有長(zhǎng)久的使用壽命，避免檔案信息出現(xiàn)丟失及損壞的情況。在設(shè)備的維護(hù)及購(gòu)買方面，事業(yè)單位在投資上要加大其力度，采購(gòu)設(shè)備時(shí)要以大存儲(chǔ)量的設(shè)備為首。為了更好的保護(hù)計(jì)算機(jī)不受影響，防毒軟件一定要是專業(yè)的，硬盤的性能必須要強(qiáng)大，以保證檔案資源不受影響，讓信息化的檔案管理工作得到進(jìn)一步完善。

（四）單位信息化檔案管理中建設(shè)及使用搜索引擎。在進(jìn)行信息化的檔案管理時(shí)可以多使用搜索引擎，方便查找檔案資源。計(jì)算機(jī)里邊本身就自帶搜索引擎，輸入了相關(guān)的關(guān)鍵字以后可以搜索到所需的資料，不僅節(jié)省了時(shí)間，還能更好的完成工作。事業(yè)單位中在進(jìn)行信息化的檔案管理工作時(shí)，可以把計(jì)算機(jī)中自帶的搜索功能合理的運(yùn)用到其中，將內(nèi)部的信息建立起搜索引擎，方便從業(yè)者進(jìn)行管理工作，也方便領(lǐng)導(dǎo)了解有關(guān)信息，讓信息化的檔案管理得到進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，讓信息化管理特有的作用得到充分發(fā)揮，讓檔案管理工作在效率及質(zhì)量上都得到提高。

三、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)一直在不斷的發(fā)展中，且逐漸成熟，而事業(yè)單位里建立起信息化的檔案管理也是未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)。所以，信息化的檔案管理要不斷的完善，讓檔案管理的工作逐漸走向合理化及規(guī)范化，建立起良好的檔案管理體系，讓事業(yè)單位中的檔案信息資源能夠有效的使用及保護(hù)。

[1]莊培忠.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑[J].科技資訊,2012(15)

[2]李劍鋒.事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法分析[J].赤子(上中旬),2014(15).