大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的思考

文/遼河油田分公司淺海石油開發(fā)公司 高菱

大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的思考

文/遼河油田分公司淺海石油開發(fā)公司 高菱

大數(shù)據(jù)時代檔案管理是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將大量的檔案信息用數(shù)字來表達、存貯,再通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸交流,實現(xiàn)檔案資源高度共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化具有信息利用的高效性、信息內(nèi)容的及時性、網(wǎng)絡(luò)信息的集中性、網(wǎng)絡(luò)化檔案的互動性、信息保存的永久性等優(yōu)勢。檔案作為一種文化載體，檔案文化建設(shè)對其他文化建設(shè)具有基礎(chǔ)性的參照作用。大數(shù)據(jù)時代檔案建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路和必然要求。我們必須充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，強化和提升檔案文化意識，這對于我們重新認識和研究檔案、檔案工作和推動檔案事業(yè)健康有序發(fā)展將產(chǎn)生重要而深遠的影響。

技術(shù)；信息；建設(shè)

一、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的必然性

經(jīng)過多年的實踐和完善，傳統(tǒng)的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔以及檢索等一些檔案管理方法已經(jīng)比較成熟。然而，隨著社會的不斷發(fā)展，在很大程度上促進了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的社會屬于知識經(jīng)濟社會，經(jīng)濟發(fā)展的主要驅(qū)動力是知識，因此，企業(yè)要想在競爭日益激烈的市場中得到生存，就必須獲得屬于自己的核心技術(shù)以及技術(shù)知識，只有這樣企業(yè)才能立于不敗之地，獲得持續(xù)發(fā)展的動力。

二、檔案網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)點

（一）可節(jié)省人力資源。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建成后，人們可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案，而不用去檔案室翻閱，大大減少了工作人員查詢等工作時間。

（二）可以多人重復(fù)利用檔案。利用率高，并且沒有時間或空間的限制，隨時隨地網(wǎng)上查詢。同時還可實現(xiàn)全天候為用戶服務(wù)，傳統(tǒng)的服務(wù)方式，只是在上班期間才可以提供，而這種方式就突破了這種限制，用戶能夠不用出門就可以實現(xiàn)對所需資料的查詢以及借閱功能，還有就是實現(xiàn)了大量用戶同時訪問的功能，這就實現(xiàn)了檔案信息資源使用的簡捷，在很大程度上提高了工作效率。

（三）避免了紙質(zhì)檔案丟失損壞的現(xiàn)象。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建成后，通過網(wǎng)絡(luò)訪問，用戶得到的異地信息資源僅僅是原件的復(fù)制品，不會涉及原件的調(diào)閱，這就在側(cè)面起到了對原件的保護作用，還能避免因打印對原件檔案造成的傷害。

三、實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化的對策

只有具備一定的條件才能實現(xiàn)具有復(fù)雜系統(tǒng)工程的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，具體如下：

（一）建立一支科技型的檔案管理隊伍。事業(yè)的成敗由人才決定,同樣人才也是檔案事業(yè)發(fā)展與否的關(guān)鍵。檔案管理人員必須一職多能、有開拓創(chuàng)新精神、能適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要的復(fù)合型人才隊伍。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。檔案信息作為信息源，具有非常豐富的內(nèi)容以及非常復(fù)雜的形式，這就需要建立一個全國統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)，來保證人們在網(wǎng)上查檔的時候能夠輕松、快捷。不然面對檢索目錄的繁雜，嚴重會影響用戶在查閱檔案使得速度和準(zhǔn)確性。

（三）培養(yǎng)一支具有高素質(zhì)的工作人員。要對工作人員在檔案管理上的綜合素質(zhì)進行不斷的提升，定期地對有關(guān)工作人員進行相應(yīng)的現(xiàn)代化管理方法的培訓(xùn)，這樣能夠在很大程度上提升工作人員的工作素質(zhì)，從而增加企業(yè)的檔案管理工作的管理效率。

（四）養(yǎng)成一種安全檔案管理的思維。在日常的管理當(dāng)中要不斷地加強安全教育，使得管理人員形成一種安全信息化的思維，建立出一個安全、可靠的檔案信息共享平臺，從一些細節(jié)出發(fā)，做到對檔案信息安全的保障，從而防止一些數(shù)據(jù)信息的丟失，對檔案的管理造成影響。

四、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義

（一）資源共享，互通有無，有效解決檔案信息利用率普遍偏低問題。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，將原本不溝通的地區(qū)和國家聯(lián)系了起來，使得信息資源共享更加全社會和全方位，將其應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)方式查閱檔案束縛的打破，能夠在很大呈上上擴大了檔案信息服務(wù)的對象范圍，將檔案的作用能夠充分的利用起來，真正地做到了使檔案活活過來的目的。

（二）優(yōu)化全國檔案館網(wǎng)系統(tǒng)的組合及布局。互通有無，資源共享是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的一個重要作用。按照我國檔案館的布局和檔案資源配置政策，庫存檔案相同者甚多。例如，中央國家機關(guān)的許多文件，不僅中央檔案館有，各省、市、自治區(qū)直至縣(區(qū)、旗)檔案館也有；同一省、市、自治區(qū)許多文件，不僅省、市、自治區(qū)檔案館有，而縣級檔案館也有，同一地區(qū)機關(guān)文件，不僅地區(qū)級檔案館有，縣級檔案館也有，同一工程的設(shè)計圖，不僅設(shè)計單位有，建設(shè)單位也有。所以對于信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，要做到規(guī)劃要全面，分工要適當(dāng)，要做到各部門分工明確，能夠找準(zhǔn)自己在工作中的地位，做到各司其職，并且能出色地完成自己的工作，避免在工作過程中出現(xiàn)一些重復(fù)的行為。

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