新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

文/國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司懷化市洪江區(qū)供電分公司 蔣群；湖南省懷化市洪江區(qū)史志檔案局 李超

一、電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

從2006年起，檔案工作開(kāi)始實(shí)施規(guī)范化管理。經(jīng)過(guò)幾年的努力，基本實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，使得電子信息檔案和實(shí)物檔案保持一致，有效提高了企業(yè)工作績(jī)效。如今電力企業(yè)的文書(shū)、科技、財(cái)務(wù)、聲像、榮譽(yù)等五類(lèi)檔案已全部達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn),而且，隨著電力企業(yè)的不斷壯大以及對(duì)檔案管理的需求增加，檔案庫(kù)房面積也越來(lái)越大。但是，目前很多的電力企業(yè)在檔案管理工作上都還存在或大或小的問(wèn)題，阻礙了其發(fā)展的步伐。首先，如今的檔案管理工作越來(lái)越信息化，而電力企業(yè)高層仍然沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性。在整理檔案的過(guò)程中，由于對(duì)檔案管理工作的投入很低，導(dǎo)致檔案管理手段無(wú)法得到質(zhì)的提升。檔案管理設(shè)施不全，使得檔案沒(méi)有真正發(fā)揮其作用，查閱檔案的效率依舊很低。而且，檔案的丟失概率還是比較大，如今很多檔案都不健全。其次，電力企業(yè)的檔案管理人員大多沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，責(zé)任心不強(qiáng)，工作態(tài)度散漫。這都給操作的過(guò)程帶來(lái)了了很多的問(wèn)題，使部分的檔案不能及時(shí)地操作整編。檔案信息化管理需要計(jì)算機(jī)操作能力較強(qiáng)的人，而部分電力企業(yè)的檔案管理人員都是年齡較大的人，不具備過(guò)硬的計(jì)算機(jī)操作能力。由于專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的缺失，從檔案的收集、分類(lèi)、整理到存放都存在著難以規(guī)范的地方。最后，電力企業(yè)的檔案利用制度不夠完善。檔案是一個(gè)企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中產(chǎn)生的一筆財(cái)富，然而，由于受現(xiàn)有環(huán)境及客觀條件的限制，檔案對(duì)很多人來(lái)說(shuō)就像是儲(chǔ)物間里那些被遺忘的東西一樣，更別說(shuō)對(duì)它的充分利用。電力企業(yè)需要對(duì)檔案進(jìn)行研究，探索一條符合現(xiàn)代化發(fā)展的道路來(lái)引導(dǎo)企業(yè)前進(jìn)。一個(gè)企業(yè)的檔案何其珍貴，所以，檔案管理工作也包括制定相關(guān)的檔案查閱制度，保證檔案的保密性和完整性。

二、做好電力企業(yè)檔案管理的意義

檔案管理作為電力企業(yè)管理工作中不可缺少的組成部分，是企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中不能夠被忽略的一環(huán)，為電力企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占取有利位置提供了保障。發(fā)揮檔案管理工作的職能作用，是提高電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)。檔案是電力企業(yè)的成長(zhǎng)歷史，記錄了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。通過(guò)查閱檔案，管理者者可以找到企業(yè)創(chuàng)建的初心，使企業(yè)的發(fā)展不偏離正軌。在遇到困難時(shí)，也可以在這些檔案中找到解決辦法。好記性不如爛筆頭，很多人無(wú)法記錄下來(lái)的數(shù)據(jù)都可以從檔案中找到，從而幫助企業(yè)在開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和比照，做出正確的抉擇。做好檔案管理是確保電力企業(yè)信息安全的一個(gè)重要方面，我們都明白，檔案中往往涉及到了一個(gè)企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，所以稍有差池，都可能給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。而且，檔案不僅記載了企業(yè)自身的成長(zhǎng)歷程，也記錄了進(jìn)入電力企業(yè)的每一位員工的成長(zhǎng)故事，是一個(gè)人值得擁護(hù)一生的回憶?？梢赃@么說(shuō)，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，就是為企業(yè)建立起了一個(gè)包含整個(gè)企業(yè)從其建筑到業(yè)務(wù)到員工的數(shù)據(jù)庫(kù)，就是企業(yè)的一個(gè)最重要的資料庫(kù)。只有做好檔案管理工作，電力企業(yè)的工作效率才能從本質(zhì)上提高，才能使企業(yè)的信息安全得到保障，使企業(yè)文化得到傳揚(yáng)。檔案也就像是一面鏡子一樣，幫助企業(yè)不斷的地反思，鞭策著它不斷前行，使企業(yè)和企業(yè)中的人都找到歸屬感。

三、電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的策略

新的形勢(shì)，賦予了電力企業(yè)檔案管理新的使命和要求。電力企業(yè)要想不被時(shí)代拋棄，那么其檔案管理工作也必須能夠保持與時(shí)俱進(jìn)。通過(guò)分析電力企業(yè)檔案管理工作中存在的不足之處，本文從以下幾方面提出了改進(jìn)策略。

首先，從思想上抓起，改變電力企業(yè)所有人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理者對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視度，使其投入更多的精力和資金在檔案管理上。一方面，責(zé)任明確，全面落實(shí)，齊抓共管，逐步建立健全檔案工作崗位責(zé)任制。通過(guò)將檔案工作目標(biāo)任務(wù)量化到各部門(mén)工作職責(zé)范圍內(nèi)，定期按責(zé)任要求進(jìn)行考核、驗(yàn)收，并將評(píng)比結(jié)果作為績(jī)效考核的重要指標(biāo)，減少檔案管理人員由于對(duì)某一部門(mén)工作的不熟悉而在對(duì)其檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)。從而形成檔案管理工作全面落實(shí)，責(zé)任到部門(mén)到人，各部門(mén)齊抓共管的局面。另一方面，向上層領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)加大檔案硬件設(shè)施投入，確保檔案管理工作上檔升級(jí)，確保硬件設(shè)施建設(shè)規(guī)范到位。電力企業(yè)必須給檔案管理在資金方面極大的支持，購(gòu)置符合統(tǒng)一規(guī)范要求的檔案密集架、電腦、打印機(jī)、防火、恒溫、防磁柜等設(shè)備并對(duì)檔案室實(shí)施改造、維護(hù)，增大其檔案容量。

其次，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。一方面，檔案管理人員自身要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，“傳統(tǒng)型”向“開(kāi)拓型”，“被動(dòng)型”向“主動(dòng)性”三個(gè)轉(zhuǎn)變。這就要求檔案管理者必須具有專(zhuān)業(yè)性。積極邀請(qǐng)各兄弟企業(yè)的檔案工作人員交流經(jīng)驗(yàn)，到其它他企業(yè)或者區(qū)檔案局等單位學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。另一方面，完善檔案管理制度。為了確保檔案的完整性，積極收集文件與檔案，及時(shí)地分類(lèi)、歸檔，并做好文件與檔案的保密性；對(duì)各部門(mén)移交的文件填寫(xiě)相關(guān)表格并進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。接受來(lái)的文件、資料按要求進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)；檔案的借閱、復(fù)制的同時(shí)按要求填寫(xiě)表格，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，對(duì)借閱的文件與檔案，要做到完好無(wú)損，及時(shí)如期歸還。圍繞檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)安全防范意識(shí)。認(rèn)真做好檔案的保管工作，加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理制度的落實(shí)。堅(jiān)持每天檢查庫(kù)房的門(mén)窗，保證庫(kù)房的堅(jiān)固和安全適用，做好防盜、防潮、防塵等安全措施，定期對(duì)其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫(xiě)登記簿；對(duì)檔案資料進(jìn)行除塵、消毒，定期清理庫(kù)房衛(wèi)生，并進(jìn)行安全檢查，確保庫(kù)房和檔案的絕對(duì)安全。熟練掌握各類(lèi)設(shè)備性能的操作方法，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備操作規(guī)程，按時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修保養(yǎng)，經(jīng)常檢查所管設(shè)備是否完好。對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行科學(xué)歸檔，并整理編寫(xiě)《全宗介紹》《組織沿革》《大事記》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

最后，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理。以往的檔案管理模式效率低，而且很難實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是勢(shì)在必行的。電力公司必須要建立自身的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集和查閱檔案。檔案管理過(guò)程中必須做好保密工作，對(duì)檔案的保密進(jìn)行分級(jí)，每位員工只能根據(jù)自己的安全等級(jí)查閱相關(guān)檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，留心、用心的去收集歸納整理各類(lèi)文件資料，把檔案工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化是電力企業(yè)檔案管理工作的要求和目標(biāo)。本文從電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀、意義出發(fā)，提出了保障電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的策略。

[1]潘麗娟,高向順.客戶檔案在電力營(yíng)銷(xiāo)管理工作中的重要性[J].商業(yè)文化(上半月),2011(12).

[2]古玉艷,王玉冰.關(guān)于新形勢(shì)下檔案管理中保密工作的幾點(diǎn)思考[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì),2010(04).

[3]西梅.高職院校檔案信息化建設(shè)的研究與思考[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2008(03).

[4]王巍,崔永錄.吉林省首批社保檔案管理人員領(lǐng)取崗位資格證[J].勞動(dòng)保障世界,2007(11).

[5]錢(qián)小英.電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理[J].常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2007(03).

[6]李曉莉,孫鳳芹.企業(yè)檔案管理要適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的進(jìn)程[J].黑龍江檔案,2005(01).