醫(yī)院科研檔案信息化管理探析

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院　王超　劉文文　劉偉德　周政敏

醫(yī)院科研檔案信息化管理探析

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院王超劉文文劉偉德周政敏

【摘要】目前，需要從創(chuàng)新信息化管理理念，搭建信息管理平臺(tái)，建設(shè)高素質(zhì)科研檔案管理隊(duì)伍等方面入手，做好醫(yī)院科研檔案的信息化管理工作，以更好的服務(wù)于醫(yī)學(xué)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；科研檔案；信息化管理

醫(yī)院科研檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院科研工作發(fā)展過(guò)程的歷史記錄。醫(yī)院科研檔案的信息化管理是順應(yīng)時(shí)代要求，推進(jìn)醫(yī)學(xué)科研向前發(fā)展的重大措施，對(duì)醫(yī)學(xué)事業(yè)的蓬勃發(fā)展具有舉足輕重的作用。

一、醫(yī)院科研檔案信息化管理的必要性

（一）醫(yī)院科研檔案信息化是順應(yīng)檔案信息化建設(shè)的必然要求。2000年12月19日,國(guó)家檔案局和中央檔案館聯(lián)合申發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》,明確地把“加快檔案信息化建設(shè)”列入其中,檔案信息化建設(shè)成為未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)。面對(duì)檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)，醫(yī)院科研管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思維方式和管理模式，改變?cè)械目蒲袡n案?jìng)鹘y(tǒng)手工管理方式，充分利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化對(duì)科研檔案進(jìn)行信息化的管理。

（二）醫(yī)院科研檔案信息化是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。醫(yī)院科研檔案的信息化是隨著醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展而發(fā)展的。作為醫(yī)院檔案重要組成部分的科研檔案，是科研管理的基礎(chǔ)工作，是科研成果的載體，承載著醫(yī)院科研人員的勞動(dòng)和智慧，真實(shí)反映了醫(yī)院的科研能力和水平?？蒲袡n案的管理要緊跟醫(yī)院檔案的管理趨勢(shì)，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，極大地提高開(kāi)發(fā)能力和效率，從而提高科研檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)科研檔案保存的最佳效益。

二、當(dāng)前醫(yī)院科研檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）管理理念陳舊，信息化認(rèn)識(shí)不充分。當(dāng)前的醫(yī)院科研檔案管理中，一些領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)科研檔案信息化管理的內(nèi)涵認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在科研檔案管理工作中的作用。傳統(tǒng)的管理理念和管理思路依然左右著科研檔案的管理工作，一定程度上制約了科研檔案管理資料的開(kāi)發(fā)和利用。

（二）管理流程復(fù)雜，信息化程度不高。目前，很多醫(yī)院科研檔案管理部門(mén)雖然置辦了計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，逐步應(yīng)用了計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)。但實(shí)質(zhì)上，由于科研檔案管理人員受到傳統(tǒng)科研檔案管理理念和習(xí)慣的影響，對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理設(shè)備的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用程度不高，只懂得簡(jiǎn)單操作流程，很難體現(xiàn)出信息化技術(shù)在對(duì)大量紙質(zhì)科研檔案的收集、鑒定、整理和利用過(guò)程中的優(yōu)越性，從而大大降低了醫(yī)院科研檔案管理工作的效率。

（三）數(shù)字化科研檔案保密性低，影響資源共享。醫(yī)學(xué)科研成果有較強(qiáng)的保密性，可開(kāi)發(fā)利用的資源本身就有限。在電子科研檔案管理過(guò)程中，由于電子文本資料管理的形式不固定，加上網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下難以進(jìn)行有效的監(jiān)管和控制，容易遭受入侵、篡改、竊取電子科研檔案信息。因而，為了確?？蒲袡n案資料信息的保密性，科研檔案管理部門(mén)將減少科研信息共享，這在一定程度上又影響了科研檔案信息的利用效率。

三、醫(yī)院科研檔案信息化管理的對(duì)策

（一）深化認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新信息化管理理念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。要深化對(duì)科研檔案管理的認(rèn)識(shí)，明確現(xiàn)代化醫(yī)院科研檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)科研檔案管理思想，創(chuàng)新信息化科研檔案管理理念，有計(jì)劃、有目的、有步驟的開(kāi)展醫(yī)院科研檔案信息化管理工作，科學(xué)有效的將現(xiàn)代信息化設(shè)備應(yīng)用到科研檔案的管理中來(lái)，根據(jù)科研檔案資料的分類(lèi)，做好科研檔案資料的收集、分類(lèi)和整理，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案管理工作的數(shù)字化和信息化。

（二）加大投入，搭建科學(xué)信息管理平臺(tái)。面對(duì)當(dāng)今的信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,各單位應(yīng)加大對(duì)檔案硬件設(shè)施的投入,普及檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。要充分考慮硬件選型、軟件配置、數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)格式和信息通訊的方式，做好檔案工作信息化與醫(yī)院辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題。要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的數(shù)據(jù)庫(kù)，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備，為檔案信息化做好后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)支持，要制定、完善相關(guān)的規(guī)章制度和操作規(guī)程，明確科研檔案的歸檔范圍，做好科研檔案的分類(lèi)管理，從安全管理組織、制度、措施上制定一整套相應(yīng)的規(guī)范，堅(jiān)持利用和保密并重的原則，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，嚴(yán)格身份認(rèn)證和密鑰管理，設(shè)置科研檔案查詢(xún)權(quán)限，對(duì)于深層次科研檔案的查詢(xún)利用設(shè)置網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)和審批程序，確保科研檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療科研檔案資源的最大開(kāi)發(fā)和利用，以期更好的服務(wù)于醫(yī)院科研工作。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)的科研檔案管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)，提高科研檔案管理人員整體水平，培養(yǎng)信息化思維。更新新技術(shù)和新知識(shí)，提升檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)關(guān)鍵信息的抽取，做到對(duì)科研檔案資源的好用、快用。要不斷提高計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用能力，方便科研檔案管理人員更好的應(yīng)對(duì)檔案信息化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，切實(shí)提高科研檔案管理工作水平。要建立有效的競(jìng)爭(zhēng)獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，使其為科研檔案利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷體現(xiàn)出科研檔案的價(jià)值和科研檔案管理人員的軟實(shí)力。

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