淺析企業(yè)檔案資源建設(shè)

文/常德市經(jīng)濟建設(shè)投資集團有限公司　劉瑛

淺析企業(yè)檔案資源建設(shè)

文/常德市經(jīng)濟建設(shè)投資集團有限公司劉瑛

【摘要】企業(yè)檔案資源建設(shè)是國家檔案資源建設(shè)的重要組成部分。加強企業(yè)檔案資源建設(shè)，不僅是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提條件，而且對于增進企業(yè)內(nèi)部管理，提升企業(yè)文化形象，具有重要的現(xiàn)實意義。文章結(jié)合企業(yè)工作實際，從企業(yè)檔案管理的視角，就如何加強和完善新時期檔案資源體系建設(shè)提出了一管之見。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；資源建設(shè)；企業(yè)管理

企業(yè)檔案資源是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體形式的全部活動的真實記錄，是國家檔案資源不可或缺的一部分。它生動、鮮活、權(quán)威地記載了企業(yè)的成長發(fā)展歷程，是企業(yè)的一項根本性、基礎(chǔ)性管理工作。當(dāng)前，企業(yè)檔案資源建設(shè)的發(fā)展存在不平衡、不科學(xué)的現(xiàn)實問題，亟待引起高度重視并加以解決。為此，企業(yè)應(yīng)從企業(yè)檔案管理等方面入手，在企業(yè)檔案資源建設(shè)上做好文章。

一、企業(yè)檔案資源建設(shè)的基本內(nèi)容

企業(yè)檔案資源的內(nèi)涵十分豐富，涵蓋了黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、設(shè)備儀器管理、基本建設(shè)、科研開發(fā)、資本運營、人事管理等多個方面。與此相對應(yīng)，就應(yīng)有文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等各個門類。從檔案形成來看，不僅有紙質(zhì)的文書圖表類，還有聲像、實物、電子等特殊載體類檔案。企業(yè)必須將各個發(fā)展時期、各個運營流程中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)國家檔案局10號令的要求集中收集、規(guī)范整理、統(tǒng)一保管，提供及時有效的服務(wù)，讓企業(yè)檔案資源發(fā)揮更為突出的作用。同時要強化認識，創(chuàng)造條件，立足于企業(yè)文化建設(shè)、完善企業(yè)管理、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的高度，開展檔案資源整合，逐步建立起門類齊全、內(nèi)容豐富、突出企業(yè)特色的檔案資源體系，強化檔案工作規(guī)范化管理。應(yīng)該具體突出以下三個方面的工作。

（一）收集各類原始記錄。原始記錄不僅能夠?qū)崟r地提供豐富、客觀的細節(jié)信息，還是準確印證相關(guān)活動、反映其規(guī)律的可靠憑證，具有原始性、真實性、憑證性等特點。如果平時沒有做好企業(yè)各類原始記錄的積累，或者收集不全面、不完整、不及時，那就根本談不上如何做好檔案資源建設(shè)和檔案管理工作了。譬如相關(guān)原始記錄能及時收集歸檔，就能提供詳細、準確的反傾銷證據(jù)，確?，F(xiàn)代企業(yè)在市場競爭中的合法權(quán)益。因此，企業(yè)必須重視原始記錄的全面、完整收集，以真實反映歷史、突出企業(yè)特色、豐富室藏檔案資源，以確保在關(guān)鍵時刻讓其發(fā)揮關(guān)鍵性、決定性的作用，確保企業(yè)在改革、發(fā)展、穩(wěn)定等步伐中走得更堅實。

（二）加強檔案信息化工作。檔案作為不可再生的信息資源、文化資源，蘊藏著企業(yè)先進的文化和先進的生產(chǎn)力，是不斷提升企業(yè)實力的有力保障。企業(yè)檔案資源除具有存史的功能外，還具備參考和憑證、信息交流利用、文化休閑、展覽教育、營造法制誠信社會等重要功能。應(yīng)該充分運用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，為產(chǎn)品升級、技術(shù)創(chuàng)新、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等企業(yè)發(fā)展提供有效的支撐作用。檔案信息資源也是企業(yè)的一項基礎(chǔ)信息資源，企業(yè)要想長遠的發(fā)展就必須要對檔案信息資源重視起來，積極地對檔案信息資源進行科學(xué)合理的開發(fā)利用。在當(dāng)今快速的信息化時代下，辦公自動化等系統(tǒng)正逐步實施。企業(yè)檔案信息資源管理主要是電子文件的管理，要想企業(yè)基礎(chǔ)信息資源能夠完整、規(guī)范、安全地歸入企業(yè)信息資源寶庫我們需要規(guī)范好電子文件歸檔管理這一主要工作使得檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會經(jīng)濟效益。

（三）做好合同文件的收集和保存。合同是市場經(jīng)濟基本的法律憑證，是鑒證企業(yè)信用等功能，成為市場經(jīng)濟活動中經(jīng)常需要查閱的原始憑證?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該從長計議，把合同文件納入歸檔范圍。拿筆者所在的集團公司來說，要進一步建立健全項目檔案的工作制度，完善檔案資源建設(shè)。包括項目建設(shè)檔案管理工作應(yīng)與項目建設(shè)同步進行。在項目竣工后的文件材料的清理、歸檔工作，應(yīng)該依據(jù)勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位為順序規(guī)范整理好相關(guān)文件，并好保存兩份在檢查檔案完整無誤后將其中一份移交給建設(shè)單位。當(dāng)檔案部門對竣工后的項目檔案登記并且驗收合格后才能進行竣工驗收。隨著經(jīng)濟快速發(fā)展，我市重點建設(shè)項目不斷增加，特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協(xié)議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。

二、推進工作講求科學(xué)、規(guī)范、標準

要運用科學(xué)、規(guī)范、標準的管理方法，積極探索檔案資源建設(shè)的最佳方式和有效途徑。企業(yè)要針對自身的實際情況及需求，在分析企業(yè)檔案資源建設(shè)問題的基礎(chǔ)上，歸納、分析企業(yè)檔案資源建設(shè)的重點、特點、難點，并提出加強檔案資源建設(shè)的有效措施。要用科學(xué)、規(guī)范、標準統(tǒng)一規(guī)范檔案資源管理的各個流程，特別要學(xué)習(xí)貫徹國家檔案局10號令，規(guī)范制定本企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表》。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，自動化辦公等先進的管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，要用檔案管理的理念來規(guī)范，切實根據(jù)檔案部門關(guān)于數(shù)字化的統(tǒng)一要求，正確使用合適的檔案軟件、數(shù)字化處理設(shè)備等。

（一）統(tǒng)一做好檔案的收集、整理、保管。收集工作是做好檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，要充分重視各類文件材料的收集。而加強檔案資源收集就必須按照國家檔案局10號令的要求，調(diào)整本企業(yè)文件材料歸檔范圍。收集工作的關(guān)鍵不僅在于管理、經(jīng)營、生產(chǎn)、基建等方面，而且必須收集各職能科室、部門在各項具體業(yè)務(wù)工作中，各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，不能因為部門利益而不納入歸檔范疇。每個部門都應(yīng)明確一名兼職資料員，負責(zé)此項工作。在整理工作中，要注意不同門類的檔案有各自的歸檔整理要求。管理類（文書）檔案整理依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和國家檔案局10號令關(guān)于企業(yè)檔案劃分保管期限的規(guī)定；會計檔案整理依據(jù)《會計檔案管理辦法》；照片檔案整理依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》。有的業(yè)務(wù)檔案還須按照上級行業(yè)主管部門和檔案部門聯(lián)合印發(fā)的檔案管理辦法進行規(guī)范整理。集中統(tǒng)一保管是做好企業(yè)檔案資源建設(shè)的必然要求。企業(yè)必須把有保存價值的檔案都收集齊全后實行檔案的集中統(tǒng)一管理，使其真正反映本企業(yè)整個歷史面貌、發(fā)展歷程等，才能保證檔案資源建設(shè)各項工作的順利開展。

（二）主動參與記錄等前期工作。主要指企業(yè)檔案員要主動參與記錄等檔案資源建設(shè)前期工作，做好前端控制。要制定工作計劃，明確主動記錄的內(nèi)容,積極參與到主動記錄工作中。譬如可突出當(dāng)?shù)?、?dāng)時和本企業(yè)的特點，開展拍攝和記錄反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、生活等場景；可靈活選擇方式，以展覽、畫冊、專題片等形式將主動記錄的成果進行展示，并且規(guī)范建檔。拿筆者本人來說，應(yīng)多圍繞城市中心工作，社會發(fā)展和城鄉(xiāng)發(fā)展變遷等，進行實地拍攝形成檔案資源。

（三）對檔案資源實行有效整合。收集歸檔后，要通過多種途徑、方式，對企業(yè)檔案資源實施有效的整合，充分發(fā)揮其綜合優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源的廣泛共享。一方面，要分門別類地對室藏檔案資源進行清查和統(tǒng)計，澄清底子，為將來檔案員工作交接、向國家綜合檔案館移交等做好準備；另一方面，要對檔案資源進行優(yōu)化配置和加工處理。通過科學(xué)整合檔案資源，可以實現(xiàn)檔案資源科學(xué)有序的管理，便于保管和利用。例如可以借鑒現(xiàn)有的檔案資源，選準角度，去粗取精，編輯發(fā)行關(guān)于企業(yè)發(fā)展歷程的書刊或光碟，可起到記載歷史、傳承文化、借鑒育人等作用。此外，室藏重要的檔案需要數(shù)字化加工，進行雙套制保存，其中珍貴的檔案還需要仿真或復(fù)制處理，便于日常利用。

三、完善企業(yè)檔案管理機制

檔案管理機制是企業(yè)檔案資源體系建設(shè)的組織保證。只有建立有效的檔案管理機制，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能使檔案管理更有效地為公司管理工作服務(wù)。要注重各個流程環(huán)節(jié)的管理，做到以制度促規(guī)范，以制度促發(fā)展。要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合公司的實際情況建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況以促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展。

（一）增強檔案意識。要加強企業(yè)檔案資源建設(shè)，一般情況下主要通過法制教育活動來提高決策層和廣大員工的檔案意識和法制意識，這樣可以增強他們對檔案資源建設(shè)工作的信心，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工應(yīng)充分認識到加強檔案資源建設(shè)工作的緊迫性和重要性，高度重視檔案資源建設(shè)工作，強化檔案意識，樹立“內(nèi)強素質(zhì)、外樹形象、依法管理、爭創(chuàng)一流”的先進理念，做好檔案資源建設(shè)管理，為企業(yè)檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境，逐步提高檔案資源建設(shè)的新水平。

（二）完善規(guī)章制度。要完善檔案管理各項規(guī)章制度，突出檔案資源建設(shè)工作，使檔案工作與其他工作同研究、同部署、同檢查、同總結(jié)。例如將企業(yè)文件資料的形成、積累、整理、歸檔列入生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營等各項工作計劃和管理內(nèi)容中，結(jié)合本企業(yè)的實際情況出發(fā)，有目的進行政策的落實，意見的發(fā)表，有針對性的列出工作重點。同時，不僅應(yīng)貫徹落實檔案部門的相關(guān)歸定，做好各類檔案的管理要求，還應(yīng)當(dāng)把檔案工作引入到企業(yè)的發(fā)展中來，明確企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、年度考核和年度計劃，有責(zé)任有任務(wù)的進行分配，使檔案資源建設(shè)真正落到實處。要確定檔案資源建設(shè)的總體目標和長遠規(guī)劃，制定實施方案和步驟，形成資源建設(shè)的立體管理網(wǎng)絡(luò)。

（三）創(chuàng)新檔案資源建設(shè)工作思路。企業(yè)檔案管理部門在做好檔案資源建設(shè)工作的同時，還應(yīng)做好檔案資源建設(shè)領(lǐng)域的拓展工作及尋找新的方式方法，從整體全局出發(fā)促進檔案工作的規(guī)范化管理，并給檔案資源建設(shè)創(chuàng)造新的動力、投入新的活力。如筆者所在的集團公司在市重點項目建設(shè)開發(fā)中，開創(chuàng)了“以我為主、條塊結(jié)合、以塊為主、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的項目工程檔案管理工作體制，使檔案工作真正滲透到項目工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，形成了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、全程監(jiān)控、便于服務(wù)的格局，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，有效地服務(wù)了我市經(jīng)濟社會的發(fā)展大局。

參考文獻：

[1]賀真.論現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)依據(jù)與策略[J].檔案學(xué)研究,2009(1).

[2]陳姝.國家檔案資源建設(shè)的途徑、問題與策略[J].北京檔案,2011(6).