學(xué)校檔案信息化建設(shè)的制約因素與對(duì)策

文/廣東清遠(yuǎn)市連南瑤族自治縣職業(yè)技術(shù)學(xué)?！±妆谭?/p>

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的制約因素與對(duì)策

文/廣東清遠(yuǎn)市連南瑤族自治縣職業(yè)技術(shù)學(xué)校雷碧芬

【摘要】檔案的信息化管理可以有效提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案的社會(huì)化服務(wù)水平。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)，也受到檔案信息的安全性、規(guī)范性等制約因素的影響。充分考慮學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的制約因素，并采取合理的解決措施，有利于提高檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全性、規(guī)范性和高效性。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；制約因素；對(duì)策

學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)和學(xué)生信息等都需要通過(guò)學(xué)校的檔案記錄來(lái)進(jìn)行保存和管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理的信息化水平得到極大提高，檔案的信息化建設(shè)成為檔案管理工作的有效途徑。在信息化建設(shè)過(guò)程中，由于管理水平和管理觀念的限制，信息化水平?jīng)]有得到有效的提高，從而制約了檔案信息化建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理的人才培養(yǎng)和管理制度的建設(shè)，可以有效提高管理水平，真正促進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范性、安全性。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的制約因素

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，信息化意識(shí)薄弱。

學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，可以是學(xué)校的檔案資源得到有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程服務(wù)，有利于節(jié)省檔案管理過(guò)程中的人力物力資源，節(jié)約檔案管理成本。但是當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有引起足夠的重視，特別是采取舊有的檔案管理方法的工作人員，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)還有排斥心理，無(wú)法充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，不能接受信息化的檔案管理工作方法。檔案管理部門，對(duì)檔案信息管理安全性、高效性和信息資源的共享作用認(rèn)識(shí)不足，信息化建設(shè)的意識(shí)淡薄。這些都造成學(xué)校檔案信息化建設(shè)無(wú)法得到有效展開(kāi)。

（二）檔案信息化建設(shè)的管理隊(duì)伍薄弱，配套設(shè)施不齊全。檔案管理的信息化建設(shè)需要有專業(yè)的信息化管理隊(duì)伍，這是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要因素。同時(shí)，信息化建設(shè)需要有與檔案信息化管理相配套的信息化設(shè)施，從而提高信息化水平和檔案管理的效率。當(dāng)前的學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，往往會(huì)利用以往的檔案管理人員進(jìn)行檔案的信息化操作，這些管理人員往往缺乏必要的信息化知識(shí)，無(wú)法對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范高效的信息化操作?，F(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，知識(shí)技術(shù)的更新快，而學(xué)校的配套設(shè)施往往難以跟上檔案管理信息化建設(shè)的要求，設(shè)備老舊。這些都大大降低了檔案信息化建設(shè)的建設(shè)水平。

（三）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理還是檔案的信息化管理，管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化都是檔案管理的重要內(nèi)容。特別是檔案管理的信息化建設(shè)，涉及到相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的使用，規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)則更成為檔案管理科學(xué)性、高效性的重要途徑。當(dāng)前的學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范，有些學(xué)校的建設(shè)水平甚至僅僅停留在利用電腦進(jìn)行文字和數(shù)據(jù)的輸入。檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范，使得檔案信息的查閱、共享都很難實(shí)現(xiàn)。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)，促進(jìn)信息化意識(shí)的提高。學(xué)校檔案管理部門要充分了解和認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案的信息化建設(shè)對(duì)提高學(xué)校檔案管理水平，加強(qiáng)檔案資源共享和學(xué)校之間的檔案交流的重要性。檔案管理的信息化建設(shè)，是提高學(xué)校教學(xué)水平和學(xué)生學(xué)習(xí)方法的重要措施，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，學(xué)生和老師對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)和學(xué)習(xí)活動(dòng)都可以通過(guò)更加便捷的方式獲得。學(xué)校也可以通過(guò)信息的分享，加強(qiáng)學(xué)校之間的學(xué)習(xí)和交流，提高學(xué)校自身的建設(shè)水平。對(duì)檔案管理人員的信息化認(rèn)知要加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員信息化管理意識(shí)的提高和檔案知識(shí)的更新?lián)Q代。

（二）加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)和信息化設(shè)施的配置。學(xué)校要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才的培訓(xùn)和選拔以及檔案管理人員的更新?lián)Q代。信息化建設(shè)涉及到計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息通信技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)的應(yīng)用，這些都需要專業(yè)的技術(shù)人才。學(xué)?？梢岳米陨淼膬?yōu)勢(shì)，在學(xué)校老師和學(xué)生中，選取專業(yè)的技術(shù)和管理人才，并通過(guò)對(duì)以往的管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。同時(shí)，學(xué)校也要加強(qiáng)硬件設(shè)施的配置，促進(jìn)信息化建設(shè)的安全、高效，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施的采購(gòu)和更換力度，建立穩(wěn)定安全的學(xué)校局域網(wǎng)。對(duì)一些管理軟件的技術(shù)性和安全性要有充分的認(rèn)識(shí)，在使用過(guò)程中注意操作的規(guī)范性。

（三）規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。學(xué)校的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格符合國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體規(guī)定和要求，在具體的實(shí)施過(guò)程中，要注意加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作規(guī)范，做到及時(shí)登記、整理、編目、歸檔，并要建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護(hù)和利用等措施。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，有利于學(xué)校之間和學(xué)校檔案管理部門之間的有效溝通和良好的合作，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息的分享系統(tǒng)，促進(jìn)我國(guó)整體檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和國(guó)家對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，學(xué)校的檔案管理的信息化水平越來(lái)越高。針對(duì)學(xué)校信息化建設(shè)過(guò)程中的制約因素，合理制定促進(jìn)信息化建設(shè)發(fā)展的措施，保障學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)的安全有效進(jìn)行，是促進(jìn)我國(guó)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑。

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