外貿(mào)企業(yè)出口信保運用管理分析
——以G公司為例

范月嫦

（廣東省外貿(mào)開發(fā)公司）

外貿(mào)企業(yè)出口信保運用管理分析
——以G公司為例

范月嫦

（廣東省外貿(mào)開發(fā)公司）

外貿(mào)企業(yè)目前面臨的風(fēng)險日益加劇，出口信保作為避險工具發(fā)揮了重要的作用，但是由于企業(yè)內(nèi)部信保流程不完善而導(dǎo)致信保業(yè)務(wù)出現(xiàn)漏投、知險出運的情況而產(chǎn)生損失，因此外貿(mào)企業(yè)必須加強出口信保管理并嵌入到實際業(yè)務(wù)流程中才能真正發(fā)揮其保駕護航的作用。

外貿(mào)企業(yè)出口信保運用管理

目前，世界經(jīng)濟仍處在國際金融危機之后的深度調(diào)整時期，各國經(jīng)濟增長乏力，市場需求持續(xù)低迷，國際金融市場及大宗商品價格波動加大，貿(mào)易保護主義、地緣政治等非經(jīng)濟因素的影響也在加大，企業(yè)面臨的風(fēng)險更復(fù)雜多樣，從某省中信保公布的信息看，近年來出口業(yè)務(wù)報損率（如圖1）逐年上升，尤其是2012年以來呈直線上升趨勢，涉案金額占比較大的是歐洲及亞洲地區(qū)（如圖2）。為降低風(fēng)險，很多外貿(mào)企業(yè)都逐漸開展信保業(yè)務(wù)，希望通過信保為業(yè)務(wù)保駕護航，將損失降到最低，但是往往由于信保管理流程存在一些漏洞而事與愿違，出口賒銷業(yè)務(wù)購買信保也不一定能得到賠償。本文以G公司為例，對信保管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)方案。

圖1 某省中信保出口業(yè)務(wù)報損率

圖2 某省出口信保涉案金額占比

一、案例介紹

ST公司是阿根廷乃至南美第二大汽車零配件制造和銷售商，其于2012年12月起向G外貿(mào)公司采購汽車發(fā)動機軸瓦。在開始業(yè)務(wù)往來之前，G公司業(yè)務(wù)部向業(yè)務(wù)管理部提交了對客戶進(jìn)行資信調(diào)查以及評估申請，由業(yè)務(wù)管理部和中信保審核了PI，明確了簽約人、付款人和收貨方的一致性，并向中信保申請了該客戶O/A60天75萬美元的出口信用保險額度。

按照與客戶簽訂的PI以及商談好的條件與交貨期，G公司分別于2012年12月30日向客戶出運第一批貨物，金額18萬美元；2013年1月24日，出運了第二批貨物，金額22萬美元；2013年2月26日，開始裝運第三批向客戶出運的貨物以及辦理出口清關(guān)手續(xù)，金額26萬美元。三批貨物收付條件皆為O/A60天，出運后由業(yè)務(wù)部提交資料給業(yè)務(wù)管理部進(jìn)行信保申報。

2013年2月中旬，業(yè)務(wù)部開始提醒客戶第一批貨物的付款期限即將到期，并要求其盡快按照承諾進(jìn)行付款。然而截至3月1日，第一批合同貨款仍未到達(dá)G公司賬戶。業(yè)務(wù)部隨即與客戶交涉，客戶回郵件稱其公司資金暫時周轉(zhuǎn)困難，稍后才能匯款。時至4月初，第一批應(yīng)收貨款已逾期近1個月，第二批應(yīng)收貨款付款期限也已到期，但客戶依然沒有按合同約定執(zhí)行付款。G公司業(yè)務(wù)部繼續(xù)跟客戶交涉，警告其如果到期未付款，G公司將上報中國出口信用保險公司，中國信保將會將其列入黑名單，發(fā)給所有中國其他相關(guān)的供應(yīng)商，使ST公司今后難以在中國采購。交涉之后，客戶承諾在接下來的一個星期給G公司匯付5萬美元，以后每個星期向G公司匯付5萬美元，5月9日前匯清第一第二批貨物的全部貨款。但直至4月10日，G公司收到客戶匯出的第一筆貨款5萬美元，同時發(fā)郵件說因之前的商品缺少一些配件，要求G外貿(mào)公司能再供貨10萬美元，以便其能配套銷售盡快回款，并承諾其一定盡快付清到期貨款。業(yè)務(wù)部一方面不想跟客戶鬧僵關(guān)系，一方面也想盡快追回之前的貨款，于是便組織貨源再次出運（報關(guān)單顯示出口日期2013年4月23日，提單顯示出運日期2013年4月26日）。此后G公司業(yè)務(wù)部一直定期發(fā)送郵件給客戶，要求其繼續(xù)遵守承諾，付清余款，除了在第四批貨出運前客戶再來款5萬美元外，之后沒有按約定每周來款。發(fā)郵件催收，然而客戶的回復(fù)一直是在籌集資金，很快會付匯。

然而至2013年5月初，除客戶四月匯付的10萬美金后，G公司再也沒有收到客戶的任何匯款。G外貿(mào)公司財務(wù)部對逾期2個月以上的貨款要求提供說明，業(yè)務(wù)部只好如實匯報。獲知情況后，財務(wù)部馬上知會業(yè)務(wù)管理部及公司領(lǐng)導(dǎo)，幾個部門綜合衡量之后，G公司毅然決定馬上停止對客戶繼續(xù)發(fā)貨，并加大力度向客戶催收已出運四批貨物的貨款，且業(yè)務(wù)部立刻開始準(zhǔn)備材料向中信保申報可能存在的損失，至此，中信保開始介入。在整理索賠資料中，業(yè)務(wù)管理部發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部提供的出運材料存在兩個問題：一是漏報出運金額，業(yè)務(wù)部出運第三批貨后由于跟單員失誤沒有提交資料給業(yè)務(wù)管理部去申報信保，出運到現(xiàn)在已有3個月，遠(yuǎn)超過了信保公司要求的申報期限，現(xiàn)在要補報已來不及；二是明知風(fēng)險后仍出運，根據(jù)出運資料顯示，第四批貨物出運日期為2013年4月26日，而第一批貨款的應(yīng)收日期為2013年2月28日，超過應(yīng)付款30天，屬于已知險出運，信保公司是不給予賠償?shù)摹?/p>

若上述問題導(dǎo)致該筆業(yè)務(wù)可報損范圍僅限于第一、二批出運的貨物，合計金額40萬美元，剔除客戶已回款10萬美元，上報中信保的索賠金額僅有30萬美元，中信保啟動出險索賠程序。最終，中信保公司也于8月初執(zhí)行對該司的賠付，共計24萬美元，案件理賠所有程序已基本完成。從立案索賠到最終賠付，全程共耗時2個多月。然而第三、四批貨款由于不在信保范圍內(nèi)索賠，而客戶又以資金困難為由一直拖欠，且跨國訴訟的費用昂貴，G外貿(mào)公司也無計可施，最終該業(yè)務(wù)產(chǎn)生的壞賬損失為42萬美元。

二、案例分析

（一）G公司信保管理流程

G外貿(mào)公司購買信用保險的工作由業(yè)務(wù)管理部負(fù)責(zé)，其管理流程主要有限額申請、出運投保、出險索賠等，具體如下：

1.信保限額申請流程

圖3 信保限額申請流程

2.信保投保流程

圖4 信保投保流程

3.信保索賠流程

（二）信保管理流程存在的問題

1.這些流程都是在ERP系統(tǒng)外進(jìn)行，全部靠人工去管理，效率低且容易出錯或遺漏，管理控制力弱，不能有效防范賒銷風(fēng)險。

2.流程不完善，業(yè)務(wù)管理部在收到信保批復(fù)限額后沒有通知財務(wù)部，財務(wù)部未能掌握客戶的資信狀況及賒銷額度，僅按賬面數(shù)據(jù)來跟進(jìn)應(yīng)收賬款，無法了解客戶授信情況并比較賬面應(yīng)收賬款是否已超限額，從而不能及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、提示風(fēng)險。

3.職能部門信息不對稱。由于業(yè)務(wù)部的賒銷業(yè)務(wù)在出運后的交單結(jié)算和投保分別提交財務(wù)部及業(yè)務(wù)管理部，而這兩個職能部門又沒有互相核對的過程，造成信息不對稱，業(yè)務(wù)部的付款、收匯、退稅、結(jié)算都是由財務(wù)部處理，在財務(wù)部賬面反映的出運信息是最全面的，如果在業(yè)務(wù)部交單結(jié)算前須經(jīng)過業(yè)務(wù)管理部的確認(rèn)，則能及早發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部漏投的情況，在應(yīng)收日期前還可以跟信保公司商量補投保，減少損失。

三、信保管理流程改進(jìn)方案

G外貿(mào)公司由于管理流程不完善，出現(xiàn)漏投、知險出運、超額出運等情況，使出口信用保險沒有起到真正的保障作用。針對以上存在的問題，為了能讓信保有效發(fā)揮作用，外貿(mào)企業(yè)一方面要完善信保管理流程，另一方面要將信保管理流程與業(yè)務(wù)流程無縫鏈接，保證及時準(zhǔn)確反映信保業(yè)務(wù)進(jìn)程。

（一）完善信保管理流程

1.信保限額申請階段

業(yè)務(wù)管理部收到信保公司批復(fù)后通知財務(wù)部及風(fēng)險管理部，在客戶授信額度審批時以此作為限額，同時在客戶數(shù)據(jù)庫中錄入信保批復(fù)限額。

2.簽訂出口合同階段

業(yè)務(wù)部提交出口合同審批時，如符合信保購買條件的客戶則會提醒該客戶是否已有信保額度，如有，則在內(nèi)部信保申報中作為預(yù)占用，超信保額度的不能提交審批，未超額的則可以提交審批生效；如沒有信保限額則合同不能提交，要求業(yè)務(wù)部先申請信保限額或變更結(jié)算方式；如該客戶目前有逾期回款情況則禁止提交。

3.出運投保階段

業(yè)務(wù)部報關(guān)出口后10天內(nèi)在ERP系統(tǒng)根據(jù)報關(guān)單信息做出運單，如屬于信?？蛻舻膭t在《內(nèi)部信保申報明細(xì)表》中作為出運占用，業(yè)務(wù)管理部根據(jù)此出運信息在信保通上錄入相關(guān)信息，錄入完成后在《內(nèi)部信保出運明細(xì)表》中確認(rèn)已申報信保，出運單生效，此時業(yè)務(wù)部才能將該出運單提交到財務(wù)部結(jié)算。

4.到期收款階段

業(yè)務(wù)部認(rèn)領(lǐng)收匯時必須確認(rèn)到具體的出運單，當(dāng)《內(nèi)部信保申報明細(xì)表》中的出運單收款后，則在《內(nèi)部信保申報明細(xì)表》中顯示該出運單已收匯金額，業(yè)務(wù)管理部據(jù)此在信保通上錄入并做收匯確認(rèn)，同時釋放該客戶的占用額度。如《逾期應(yīng)收賬款情況跟蹤明細(xì)表》上出現(xiàn)已投保的出運單逾期回款信息，則業(yè)務(wù)管理部、財務(wù)部聯(lián)合找業(yè)務(wù)部了解原因并報告風(fēng)險管理部，同時業(yè)務(wù)部須提交所有出運資料給業(yè)務(wù)管理部檢查，以備必要時做出險索賠，同時在《內(nèi)部信保申報明細(xì)》顯示該出運單逾期收款，如落實是客戶情況出現(xiàn)問題，則馬上停止與該客戶簽訂合同及出運貨物，并啟動應(yīng)收賬款追收程序。

5.出險索賠階段

啟動應(yīng)收賬款程序后，如果逾期超過30天仍未回款，則業(yè)務(wù)管理部在信保通上錄入出險索賠申請，啟動信保索賠程序，并在客戶數(shù)據(jù)庫中將此客戶的資信級別調(diào)整為“D級”，該業(yè)務(wù)部的考核利潤相應(yīng)調(diào)減預(yù)計信保索賠后的損失額。收到信保索賠款后，《內(nèi)部信保申報明細(xì)》顯示該出運單已收款額及損失額，業(yè)務(wù)管理部整理所有資料后歸檔，風(fēng)險管理部編寫信保案例并在公司內(nèi)部提示風(fēng)險點及防范措施。

圖6 信保管理在業(yè)務(wù)流程中的嵌入

（二）加強與業(yè)務(wù)流程的聯(lián)系

除了完善信保管理自身流程外，還要將信保管理與業(yè)務(wù)流程管理緊密相連，將出口信保嵌入到業(yè)務(wù)流程中，具體如圖6所示：

1.業(yè)務(wù)籌備階段。業(yè)務(wù)員通過各種展會、網(wǎng)絡(luò)等方式找到意向客戶，對于一些訂單金額大且不能出運前收齊貨款的客戶要進(jìn)行資信調(diào)查，全面了解客戶的實力，其中的一個途徑便是通過信保公司來取得客戶信息，根據(jù)信保公司反饋的情況再決定是否進(jìn)行下一步的洽談。

2.洽談階段。業(yè)務(wù)部根據(jù)資信調(diào)查報告中客戶的風(fēng)險系數(shù)來洽談合同內(nèi)容，對于需要賒銷的客戶則按公司客戶管理要求提交信保額度申請，信保批復(fù)后，錄入客戶管理系統(tǒng)，并作為該客戶的賒銷限額，同時要詳細(xì)了解信保要求，與客戶磋商擬訂銷售合同條款時充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險及相關(guān)保護措施。

3.合同簽訂。業(yè)務(wù)部與客戶洽談好合同內(nèi)容后，在公司ERP系統(tǒng)上提交合同審批，對于賒銷業(yè)務(wù)的合同，業(yè)務(wù)管理部須按信保要求逐一審核合同條款，確保合同上載明的合同金額及每批發(fā)運金額、付款期限、付款方式等與信保批復(fù)的信息相匹配，從業(yè)務(wù)最開始就保證之后業(yè)務(wù)過程的正確性。

4.生產(chǎn)階段。業(yè)務(wù)部簽訂合同后馬上找相關(guān)工廠下單排產(chǎn)，并跟進(jìn)商品生產(chǎn)過程，保證貨物質(zhì)量，做好商品檢測，并在ERP系統(tǒng)上及時更新合同最新進(jìn)展。業(yè)務(wù)管理部的信保專員對于已備好貨再檢驗的合同，要及時檢查客戶信息，如合同預(yù)收款是否及時到賬、其他合同是否有逾期情況等，如有異常情況須馬上在系統(tǒng)上發(fā)出警告甚至停止供貨，做好出運前的風(fēng)險防范，將損失降到最低。

5.出運階段。業(yè)務(wù)員在確定貨物出運前：一是要提前做好商檢及其他合同要求單證，與貨代公司訂柜訂船期，以免因誤期而給予客戶拖延付款甚至毀約的理由（因自身原因?qū)е卵悠诮回浀男疟Ｊ遣唤o予索賠），之前G外貿(mào)公司就由于跟單員單證錯誤需要修改，耽誤了客戶提貨時間，客戶就以商品季節(jié)性銷售期已過為由拒收貨物，最終只能低價處理而產(chǎn)生了一定的損失。二是及時辦理貨物運輸險，避免在運輸途中出現(xiàn)的風(fēng)險；三是及時錄入出運單，信保專員據(jù)此及時在信保通錄入相關(guān)信息做出運申報并反饋在ERP系統(tǒng)中，以便業(yè)務(wù)部提交結(jié)算。

6.結(jié)算階段。業(yè)務(wù)員提交單據(jù)結(jié)算后，ERP系統(tǒng)便啟動應(yīng)收賬款跟進(jìn)程序，到期前提醒業(yè)務(wù)部催收。到期后如及時收款，信保專員及時在信保通上錄入收款信息，釋放額度，業(yè)務(wù)部則繼續(xù)完成其他未結(jié)事項；到期后如未能收款則發(fā)出預(yù)警給業(yè)務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)管理部等相關(guān)人員，準(zhǔn)備啟動信保索賠程序，配合信保公司采取各種措施追收貨款，同時業(yè)務(wù)部須馬上停止對該客戶繼續(xù)出運，客戶管理系統(tǒng)要對該客戶重新進(jìn)行評估，降低評級甚至列入黑名單。

近年來，信用保險作為外貿(mào)企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險、保障收款安全的工具，在風(fēng)險防控體系中發(fā)揮著重要作用。信用保險能較好地反映區(qū)域風(fēng)險狀況，業(yè)務(wù)人員可以及時調(diào)整業(yè)務(wù)經(jīng)營策略，針對不同風(fēng)險程度的國家地區(qū)、不同的客戶，采用不同的管理措施，進(jìn)行風(fēng)險經(jīng)營。通過以上出口信保管理及業(yè)務(wù)流程完善后，所有出運信息及客戶信保額度都已通過ERP系統(tǒng)控制，外貿(mào)企業(yè)能有效降低經(jīng)營風(fēng)險，能真正發(fā)揮信保為業(yè)務(wù)保駕護航的作用，因此可以鼓勵業(yè)務(wù)人員通過合理使用信保工具來擴大業(yè)務(wù)規(guī)模，提升企業(yè)發(fā)展速度。

責(zé)編:王怡

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