職業(yè)健康監(jiān)護檔案信息化管理體會

宋揚

【摘 要】目前，職業(yè)健康監(jiān)護已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展中對員工必不可少的一項管理工作，其主要包括職業(yè)健康檢查和職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理兩項內(nèi)容。其中，職業(yè)健康監(jiān)護檔案應該包括勞動者的基本情況、職業(yè)史、以往病史、檢查結(jié)果和處理情況以及診療資料等。近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷普及與發(fā)展，職業(yè)健康監(jiān)護檔案的管理也逐步趨于信息化和網(wǎng)絡化，給檔案管理工作的有效開展提供了技術(shù)支持。本文主要對當前職業(yè)健康監(jiān)護檔案信息化管理的現(xiàn)狀進行分析，并在此基礎上談一下信息化管理體會。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)健康；監(jiān)護檔案；信息化管理

隨著國家相關(guān)部門對職業(yè)病統(tǒng)計重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當，從而導致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理工作帶來的福音，使其實現(xiàn)了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用與局限性

縱觀我國職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理工作的開展來看，大致經(jīng)歷了3個發(fā)展階段，即全紙質(zhì)管理階段、計算機管理階段和網(wǎng)絡信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡信息系統(tǒng)管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。

1.監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用

計算機單機管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比，在硬件設施上得到了很大的提升，實現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫索引系統(tǒng)是1999年開始應用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來的數(shù)以萬計的監(jiān)護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎上用數(shù)據(jù)庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關(guān)鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對勞動者健康情況變化進行動態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗人員的一般情況批量導出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監(jiān)護檔案計算機單機管理的局限性

計算機單機管理雖然在一定程度上實現(xiàn)了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質(zhì)檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監(jiān)護門診中，導致人員擁擠，目前，監(jiān)護門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現(xiàn)由于人工失誤而導致的差錯出現(xiàn)，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質(zhì)檔案里查詢到；（5）監(jiān)護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環(huán)節(jié)核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。

二、職業(yè)健康監(jiān)護檔案信息化管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理的必然趨勢。與全紙質(zhì)管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護的工作效率

自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內(nèi)，以此來有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設備的應用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入，直接由負責檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結(jié)果的準確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。

2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護的工作要求

對于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護技術(shù)服務的衛(wèi)生部門來說，其主要任務就是對出具的個體報告進行統(tǒng)計和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護工作應該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關(guān)的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統(tǒng)自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據(jù)的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴謹、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。

3.對檔案室工作人員的業(yè)務素質(zhì)提出了新要求

與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業(yè)務素質(zhì)也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統(tǒng)計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據(jù)監(jiān)護醫(yī)師制定的體檢項目方案，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導入管理系統(tǒng)中。再次，動態(tài)掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉(zhuǎn)、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項重要管理工作，是企業(yè)對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據(jù)。近年來，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷普及與推廣，實現(xiàn)健康監(jiān)護檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作。實現(xiàn)管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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