利用Word域提高專賣文書制作效率

張亮

摘要：針對煙草專賣文書制作的過程需要操作多個Word文件，而且多個文件中部分信息是相同的情況，先將多個文件中相同的數(shù)據(jù)項進(jìn)行整理，并在EXCEL中進(jìn)行記錄。然后利用WORD域建立文書模板，利用域代碼從EXCEL中獲取整理后的數(shù)據(jù)項，從而提高文書制作的效率，并減少文書差錯的產(chǎn)生。

關(guān)鍵詞：專賣文書；模板；WORD域

中圖分類號： TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）22-0174-02

Word是我們?nèi)粘＾k公中常用的一款的文字處理軟件，平時主要用它來進(jìn)行文字排版等工作，但它還有一些我們沒有用到的實用工具，比如Word域。Word域的意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫中的字段，實際上，它就是Word文檔中的一些字段。每個Word域都有一個唯一的名字，但有不同的取值。平時用Word排版時，如果能熟練使用Word域，可增強排版的靈活性，減少許多煩瑣的重復(fù)操作，提高工作效率。

在專賣案件辦理過程中，需要借助Word形成多個案件記錄文件，如立案報告表、案件處理審批表、結(jié)案報告表等共十多個文件。經(jīng)過案件審理人員的長期總結(jié)發(fā)現(xiàn)，這些案件文書中有許多相同的內(nèi)容，需要在多個文件中進(jìn)行復(fù)制粘貼，有時候可能還會出錯。如果借助于Word域形成文書模板，并利用Excel來獲取數(shù)據(jù)，則可以實現(xiàn)對文書的快速操作，不僅可以提高了案件文件的生成效率，還能降低文書的差錯率。下面就介紹這種操作方法的具體過程。

1 提取文書中的數(shù)據(jù)項，在EXCEL中建立相應(yīng)的表格

在我們整理的專賣文書中，從立案報告表到結(jié)案報告表，總共有十七個文件，從這些文件中我們最終提取了31個數(shù)據(jù)項。這里要分成兩步做，首先是提取和整理各文書文件中的變動數(shù)據(jù)項，結(jié)果見圖1，部分文件中提取的數(shù)據(jù)項較多，截圖中沒有全部顯示。

第二步是將提取的這些相同數(shù)據(jù)項再進(jìn)行匯總，并進(jìn)行數(shù)據(jù)引用。匯總后的數(shù)據(jù)項表格如圖2所示，將十七文件中的數(shù)據(jù)項共匯總成如31個。數(shù)據(jù)引用是將相同的數(shù)據(jù)項取值與31個數(shù)據(jù)項中的數(shù)據(jù)值進(jìn)行關(guān)聯(lián)引用。圖1中的表格在EXCEL中是sheet1，圖2的案件模板數(shù)據(jù)表在sheet2，數(shù)據(jù)引用為：以“案由”數(shù)據(jù)項為例，sheet1中的C2、D3、C5、C6、E9、G11、E13、C17、C18都=sheet2！C3，這樣在sheet2案件模板數(shù)據(jù)表中輸入的案由，在sheet1中都會鏈接過來。其他的數(shù)據(jù)項都按此操作即可。

1）插入域：Ctrl+F9，或單擊菜單“插入→域”。

2）顯示或隱藏域代碼：ALT+F9（所有顯示） 或 Shift+F9（單個顯示）；

3）更新域：F9 鍵，更新前用Ctrl+A全選或部分選?。?/p>

這里以行政告誡書為例進(jìn)行文書模板的制作說明，見圖3行政告誡書模板，圖中帶底紋的區(qū)域均為域代碼。域代碼LINK的作用是鏈接到指定的文件并讀取數(shù)據(jù)，Link的語法為：

FileName：源文件的名稱和位置，以雙反斜杠替代單反斜杠來指定路徑。如圖中的："E：＼＼專賣文書模板＼＼文書數(shù)據(jù).xls " 。這里的文件路徑很重要。

PlaceReference ：標(biāo)識源文件被鏈接的部分。如果源文件是Microsoft Excel 工作簿，引用可以是單元格引用或命名區(qū)域。如果源文件是Word 文檔，引用為書簽。例如圖中的Sheet1！R13C4。R13C4為第13行第4列，即D13。

Switches：參數(shù)開關(guān)，＼a 表示自動更新Link 域，＼t 以純文本格式插入鏈接對象。

這里是語法的介紹，最簡單的辦法是通過在EXCEL中復(fù)制，在Word中右鍵選擇鏈接與合并格式，然后顯示域代碼，即可看到類似圖中的語句，但是這種方式格式上會比較難調(diào)整。

了解了所使用的域代碼語法后，將Excel中對應(yīng)的數(shù)據(jù)項通過Link域放置到Word文件中對應(yīng)的位置后，調(diào)整好格式并保存。這時在前面的圖2中的Excel案件模板數(shù)據(jù)表中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，然后在Word中全選并按F9更新，即可看到Word中取到的Excel數(shù)據(jù)項了。其他文書文件模板按此方法操作即可。

3 其他的注意事項

完成前面兩步操作后，基本上算是大功告成了。但還是會有一點小麻煩，那就是數(shù)據(jù)格式顯示和更新的問題，這里提供幾點建議供參考。

1）日期或數(shù)字等的顯示格式問題。為了在Word模板文件中正確顯示Excel中的日期，需要將Excel中的單元格格式設(shè)置為文本格式，或者在單元格輸入前先輸入一個英文狀態(tài)下的上引號，即可解決日期或者數(shù)字的顯示。

2）加入域的Word文件每次打開時都會提問是否要更新域，如果你覺得這個比較煩，可以取消這個設(shè)置，然后通過前面介紹的快捷鍵手工操作更新。設(shè)置菜單為：Word2010：文件＼選項＼高級＼常規(guī)＼打開時更新自動連接，Word2003：工具＼選項＼視圖＼打開時更新自動方式的連接，將該選項前面的打鉤取消即可。

3）文件路徑問題。前面說到域代碼中的文件路徑很重要，由于域代碼中只能使用絕對路徑，這里可以用兩種方法來保存文書文件，一是取消自動更新，并將域代碼中的參數(shù)開關(guān)“＼a”拿掉，手工更新后歸檔Word文件。二是開啟自動更新，將文書文件的Excel文件進(jìn)行歸檔，這兩種方法可根據(jù)需要使用。

以上就是利用Word域和Excel進(jìn)行文書文件操作的具體過程，該操作已經(jīng)過我局（分公司）案件審理人員的一段時間測試用，在案件文書文件的制作上還是可以節(jié)約不少時間的，同時也能降低文書文件的差錯率，但對操作者的水平有一定要求。

參考文獻(xiàn)：

[1] EXCEL Home. Excel2007實戰(zhàn)技巧精粹[M]. 北京： 人民郵電出版社， 2010.

[2] EXCEL Home. Word實戰(zhàn)技巧精粹[M]. 北京： 人民郵電出版社， 2008.