淺議服務(wù)社會(huì)公共利益的人事檔案管理原則

王卓

目前，人事檔案管理走向社會(huì)、為社會(huì)公共利益服務(wù)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要，也是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的需要。筆者認(rèn)為，由于人事檔案區(qū)別于其他類型的檔案，具有十分特殊的屬性，這就要求認(rèn)識(shí)檔案管理部門(mén)在推進(jìn)人事檔案管理改革、面向社會(huì)服務(wù)于社會(huì)公共利益時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)把握好以下原則：

一、動(dòng)態(tài)管理原則

動(dòng)態(tài)性是人事檔案管理的本質(zhì)屬性，在人事檔案管理過(guò)程中要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理的原則。一方面，人事檔案作為一種人力信息資源，是一種動(dòng)態(tài)的資源。在整個(gè)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，人力信息資源處于一個(gè)不斷產(chǎn)生、積累的過(guò)程，隨著時(shí)間的推移呈現(xiàn)出不斷豐富、不斷增加的趨勢(shì)，人事檔案管理也就要不斷地為國(guó)家，為社會(huì)積累、開(kāi)發(fā)人力信息資源和提供豐富的人力信息資源利用服務(wù)。另一方面，就人事檔案相對(duì)人個(gè)體而言，人事檔案信息是具有動(dòng)態(tài)性的。人事檔案及人事檔案信息隨著個(gè)人的出生、成長(zhǎng)變化而不斷發(fā)生變化。在個(gè)人的出生、成長(zhǎng)過(guò)程中，隨著人事檔案相對(duì)人受教育程度的增加、技能的提升、崗位的升遷等，人事檔案信息內(nèi)容不斷地豐富。因此，人事檔案管理要根據(jù)人事檔案相對(duì)人各方面情況的變化，主動(dòng)、及時(shí)地收集反映人事檔案相對(duì)人動(dòng)態(tài)變化信息的材料，系統(tǒng)、準(zhǔn)確地再現(xiàn)人事檔案相對(duì)人的真實(shí)面貌。

二、系統(tǒng)管理原則

1.從組織體系角度分析。人事檔案管理工作是我國(guó)組織、人事工作的一個(gè)重要組成部分。作為一種重要資源，人事檔案信息在我國(guó)行政決策、社會(huì)管理中發(fā)揮著十分重要的作用，為實(shí)施我國(guó)“人才興國(guó)”戰(zhàn)略提供了重要信息基礎(chǔ)保障?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則”，中共中央、國(guó)務(wù)院《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》明確了“黨管人才”的原則，我國(guó)現(xiàn)今普遍適應(yīng)的《干部檔案工作條例》（1991年4月2日中央組織部、國(guó)家檔案局發(fā)布）中也規(guī)定：干部檔案由具有干部管理權(quán)限的組織實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)。人事檔案的管理應(yīng)在黨和政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由政府通過(guò)制定相關(guān)的法律法規(guī)、政策方針對(duì)人事檔案管理重大問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和調(diào)控，統(tǒng)一提供人事檔案公共信息利用服務(wù)。對(duì)我國(guó)人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是人事檔案屬性和建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義人事檔案管理體系的重要體現(xiàn)，也是我國(guó)人事檔案管理的總原則。

2.從人事檔案管理環(huán)境分析。人事檔案自形成伊始就不是，也不可能是獨(dú)立的衛(wèi)士。在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理不可避免的會(huì)受到許多因素的影響和制約，包括社會(huì)因素、法律因素、技術(shù)因素，人的因素，等等，這些都影響著人事檔案管理服務(wù)的內(nèi)涵和人事檔案管理服務(wù)的能力。為什么在封建社會(huì)時(shí)期人事檔案毫無(wú)疑義就是君主控制臣民的工具，而在當(dāng)代社會(huì)關(guān)于人事檔案知情權(quán)等問(wèn)題卻不斷被提出？這與社會(huì)因素等的變化、發(fā)展不無(wú)聯(lián)系。同時(shí)，人事檔案管理本身也包括了對(duì)人事檔案實(shí)體、人事檔案信息、人事檔案管理設(shè)備、資金、人員的管理，它離不開(kāi)人事檔案（或人事檔案信息）的形成者、形成事由，及技術(shù)因素等。因此，人事檔案管理過(guò)程中應(yīng)注意與其周圍環(huán)境的協(xié)調(diào)。

3.從人事檔案信息內(nèi)容角度分析。針對(duì)人事檔案本身而言，全面反映人事檔案相對(duì)人特征的信息是系統(tǒng)的，缺少了人事檔案相對(duì)人成長(zhǎng)過(guò)程中某階段信息的人事檔案不能全面反映人事檔案相對(duì)人的整體面貌。人事檔案管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在管理人事檔案和改革人事檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要注意用系統(tǒng)的觀念對(duì)其自身及所處的環(huán)境進(jìn)行全面、系統(tǒng)的分析。人事檔案管理不是單純地累積和保管人事檔案材料，其核心是以原始的人事檔案材料為基礎(chǔ)，對(duì)反映人事檔案相對(duì)人特征的信息進(jìn)行重新組織、系統(tǒng)加工和優(yōu)化，并提供人事檔案信息利用服務(wù)。

4.從人事檔案來(lái)源分析。一方面人事檔案信息依附于特定的載體而存在。人事檔案信息是在人事、組織等社會(huì)管理活動(dòng)中形成的反映人事檔案相對(duì)人主體特征的歷史記錄，人事檔案信息依附于紙張、磁盤(pán)等特定的載體。另一方面人事檔案信息依賴于組織、人事等社會(huì)管理活動(dòng)而產(chǎn)生。公民如果沒(méi)有參與到組織、人事等社會(huì)管理中，那么也就不可能形成人事檔案信息。人事檔案信息來(lái)源于組織、人事等社會(huì)管理活動(dòng)，同時(shí)又為組織、人事等管理活動(dòng)提供參考和依據(jù)。因此，在業(yè)務(wù)上，人事檔案管理必須接受人事、組織等管理部門(mén)的指導(dǎo)。

三、人本管理原則

公民是國(guó)家的基礎(chǔ)，保障公民權(quán)益是國(guó)家的根本目的。堅(jiān)持“以人為本”，就是要把人民的利益作為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。在人事檔案管理堅(jiān)持人本管理原則，一方面人事檔案管理服務(wù)工作要面向廣大公民，重視與人民切身利益相關(guān)的檔案材料的價(jià)值，建立覆蓋廣大人民群眾的公共人事檔案管理體系，讓廣大人民參與到人事檔案管理的過(guò)程中來(lái)，接受人民的監(jiān)督，通過(guò)多種形式為廣大人民提供有效的公共人事檔案信息利用服務(wù)，不斷滿足人們合理的人事檔案信息利用需求，維護(hù)和保障社會(huì)公共利益與人民的基本權(quán)利。另一方面，在人事檔案管理過(guò)程中，人事檔案管理人員要本著以人為本，為民服務(wù)的思想，認(rèn)真對(duì)形成的人事檔案材料及其信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性進(jìn)行科學(xué)地鑒定與審核，鑒別其真實(shí)性、準(zhǔn)確性，人事檔案相關(guān)表格中記載的職務(wù)、職稱、獎(jiǎng)懲情況等都應(yīng)與檔案材料保持一致。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)反映人事檔案相對(duì)人特征的客觀性檔案材料的收集，減少或控制主觀性材料在人事檔案中的比重，更要避免將隨意性的材料混入人事檔案。

此外，在人事檔案管理過(guò)程中堅(jiān)持人本管理原則，還體現(xiàn)在對(duì)人事檔案管理人員的尊重和保護(hù)。一方面要加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，另一方面也要從思想上和行動(dòng)上關(guān)心和愛(ài)護(hù)人事檔案管理人員，促進(jìn)、滿足和維護(hù)他們自我實(shí)現(xiàn)的需要和權(quán)利，盡可能地發(fā)揮人事檔案管理人員的自身優(yōu)勢(shì)，最大限度地為社會(huì)、為廣大公民服務(wù)。

四、適度保密原則

人事檔案中記載并反映了人事檔案相對(duì)人眾多方面的特征，如果這些信息被某些人非法掌握、存儲(chǔ)并傳播，可能會(huì)對(duì)人事檔案相對(duì)人造成巨大的物質(zhì)損害或精神損害。此外，人事檔案相對(duì)人所從事職業(yè)的特殊性，記錄人事檔案相對(duì)人工作經(jīng)歷、專業(yè)技能等的人事檔案材料的某些信息可能會(huì)反映出相關(guān)職業(yè)領(lǐng)域的秘密，一旦泄露，會(huì)給國(guó)家、社會(huì)及組織造成不可估量的損失。因此，新的歷史環(huán)境下，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理面向廣大社會(huì)公眾，為社會(huì)公共利益服務(wù)，不等于人事檔案信息可以不加區(qū)別地隨意向社會(huì)上任何組織和個(gè)人無(wú)條件的公開(kāi)與利用。開(kāi)放公共人事檔案信息資源，必須以保障保密范圍內(nèi)的人事檔案信息安全為前提，對(duì)確需保密的人事檔案信息必須采取嚴(yán)格的措施進(jìn)行保密。