淺議事業(yè)單位檔案的管理

郭娟

[摘 要]無論對(duì)企業(yè)員工個(gè)人還是對(duì)整個(gè)單位來講，檔案管理都發(fā)揮著重要的作用。而隨著現(xiàn)代社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、信息化的高速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理方法面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。本研究首先介紹檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位管理的重要性，分析當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，最后從現(xiàn)代社會(huì)的角度，針對(duì)性的提出解決性的策略。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；改善策略

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、行政體制與人事管理等方面進(jìn)行了不斷深入的改革，這便使得事業(yè)單位檔案收集、歸檔、流向等管理工作出現(xiàn)了新的問題。如傳統(tǒng)檔案整理、統(tǒng)計(jì)的方法效率低下，事業(yè)單位對(duì)檔案管理制度不嚴(yán)格，人力資源設(shè)施的不完善等等都是現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題。當(dāng)前事業(yè)單位的改革正在如火如荼的進(jìn)行，從中小型向大型單位的轉(zhuǎn)換，而在保證事業(yè)單位高效、快速運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，檔案管理都具有重要的意義。

1.檔案管理在事業(yè)單位中的重要性

檔案作為一種信息資源，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有重要作用。對(duì)事業(yè)單位來講，檔案管理是一項(xiàng)重要的文字工作。對(duì)個(gè)人來講，檔案記載了員工從學(xué)校到單位全部的學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲等全部經(jīng)歷，一份檔案就像員工的簡(jiǎn)歷一般，可以作為單位評(píng)定、選拔人才、進(jìn)行獎(jiǎng)懲的有效憑證。[1]對(duì)于單位來講，是事業(yè)單位全部的核心型文件，其中含有企業(yè)的很多秘密信息，不經(jīng)個(gè)人及單位同意，任何人均不能私自泄露。檔案管理工作的優(yōu)劣也可以作為評(píng)定一的事業(yè)單位工作體制、員工能力、單位實(shí)力的重要指標(biāo)。

2.現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的不足

2.1傳統(tǒng)檔案管理方法的滯后性

自檔案出現(xiàn)以來，從最早的竹制記錄發(fā)展到紙質(zhì)記錄，再到現(xiàn)代信息技術(shù)條件相愛的電子記錄，檔案管理形式的每一次變化，都使檔案管理效率■到巨大提升。而當(dāng)今在很多事業(yè)單位仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方法，更多的依賴人力來完成工作，無論是檔案信息的搜集、檔案本體的整理及校對(duì)都使由檔案工作人員親自進(jìn)行。對(duì)于一個(gè)大型的事業(yè)單位，企業(yè)的檔案相應(yīng)的也會(huì)非常多。如果大都依賴于人力來完成，必然會(huì)導(dǎo)致工作效率的低下和人力資源的浪費(fèi)。

2.2事業(yè)單位缺乏完善的管理機(jī)制

檔案管理工作不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)綜合性、持久性的工作。而檔案管理的不完善除了傳統(tǒng)方法的使用外，單位缺乏完善的管理機(jī)制也是誘因之一。單位內(nèi)部缺乏自上而下的管理機(jī)制和自下而上的監(jiān)督體制的有效結(jié)合。因?yàn)楣芾眢w制的缺乏，檔案管理工作人員往往不能接收到上級(jí)管理機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理的意見與下一步的工作安排。[2]而自下而上反饋的斷流，使得這些問題都難以向上級(jí)反映，長(zhǎng)久下來，積累下來的問題必然會(huì)影響到檔案管理工作的效率。另外事業(yè)單位從屬于政府管轄，而政府工作人員也沒有盡到自己的職責(zé)，沒有定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審核和檢查，工作中的問題也沒有及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)和解決。

2.3人力資源設(shè)施的匱乏

事業(yè)單位對(duì)于檔案工作的管理，從根本上來講還是對(duì)人力資源的管理。當(dāng)期那事業(yè)單位人力資源的分配不均和高素質(zhì)人才的缺乏是英系那個(gè)檔案工作的一個(gè)重要原因。傳統(tǒng)的理念往往認(rèn)為，檔案管理工作對(duì)于知識(shí)水平要求不高，僅僅需要文案型工作人員即可，因此導(dǎo)致單位內(nèi)部很多崗位需要換血。檔案管理對(duì)工作人員的要求不是簡(jiǎn)單地識(shí)字這么簡(jiǎn)單，他還需要具有文字分析、資料搜集與管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等多方面的能力。對(duì)于一些剛剛畢業(yè)的大學(xué)生來說，他們往往因?yàn)槿狈?shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，面對(duì)如此多的文案，不知從何下手。而對(duì)于那些經(jīng)驗(yàn)豐富的年老職工，又因知識(shí)水平的落后，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的缺乏，而使得工作效率較低。因此檔案管理也同樣需要高素質(zhì)的人才，在掌握一定知識(shí)的基礎(chǔ)上，能夠運(yùn)籌帷幄，穩(wěn)重不慌亂，才能將文案型的工作做好。

3.加快事業(yè)單位檔案管理進(jìn)程

3.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程

傳統(tǒng)檔案管理方法的滯后性，使得人們開始反思，開始尋求更加高效的檔案管理方法。近些年來，隨著信息科技的發(fā)展與革新，數(shù)字化的理念逐漸深入人心。數(shù)字化的檔案管理不僅可以解決傳統(tǒng)技術(shù)水平上的弊端，還可以在此基礎(chǔ)上大大的加快工作效率，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率。[3]具體來講，首先，將檔案搜集與匯總工作集中到計(jì)算機(jī)來完成，進(jìn)行歸檔處理。并且將必要的信息融入單位的工作體系中來。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，檔案管理的數(shù)字化是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是一向比較復(fù)雜的管理系統(tǒng)。另外計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息存在安全性的問題，在工作時(shí)，要做好信心安全管理工作，防止信息的外漏。

3.2完善檔案管理的體制性建設(shè)

體制性問題是阻礙檔案管理工作發(fā)展的根本所在。針對(duì)事業(yè)單位管理體制的問題，首先需要建立各個(gè)管理部門，針對(duì)各項(xiàng)檔案管理任務(wù)都分配相應(yīng)的管理人員進(jìn)行管理，并在上下級(jí)工作人員之間做好信息的傳遞和交流。另外形成完善的管理制度是必要的，包括自上而下的嚴(yán)格管理和自下而上的完善監(jiān)督。在制度制定上要遵循簡(jiǎn)單明了，實(shí)用可操作的原則，這樣才能更好地發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)性作用。立的各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。另外，為了激發(fā)檔案工作人員的積極性，單位要做到獎(jiǎng)懲分明，對(duì)于表現(xiàn)積極、工作上進(jìn)的個(gè)人要給予獎(jiǎng)勵(lì)，在起到鼓舞作用的同時(shí)，對(duì)其他員工也起到激勵(lì)性的目的。當(dāng)然，對(duì)于工作拖沓，不按時(shí)完成任務(wù)量的工人，也要進(jìn)行懲罰，只有獎(jiǎng)懲分明，對(duì)一個(gè)單位來講才能更好地進(jìn)行管理。

3.3加強(qiáng)人才建設(shè)與培養(yǎng)

在人力資源建設(shè)方面，對(duì)于日后計(jì)劃從事檔案管理的人員來說，要在學(xué)校將專業(yè)知識(shí)學(xué)好，并具備基本的英語(yǔ)、數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)能力。充分利用好寒暑假的時(shí)間，到一些相應(yīng)的單位實(shí)習(xí)，這樣既可以將書本上學(xué)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中，也可以在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)然，事業(yè)單位也可以舉辦一些知識(shí)性的講座和能力培訓(xùn)，將一些新興的知識(shí)、方法、技術(shù)等信息向大家傳播，并單位員工提供一個(gè)交流實(shí)踐的平臺(tái)。

4.結(jié)語(yǔ)

通過上述簡(jiǎn)單介紹，可以基本明確檔案管理在事業(yè)單位中的重要性，它不僅記錄著每位員工的成長(zhǎng)、也見證了整個(gè)單位的發(fā)展。雖然當(dāng)前來看仍然存在很多問題，但是通過針對(duì)性的分析，這些問題還是可以解決的。

參考文獻(xiàn)：

[1]李衍秀.事業(yè)單位檔案的信息化管理與改革方向[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011，14（21）：153-198.

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[3]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2012，15（52）：256-290.