檔案數(shù)字化掃描工作問題探討與安全實(shí)施對(duì)策

徐輝

[摘 要]檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案、圖紙檔案通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中。以實(shí)現(xiàn)快速檢索，方便利用，安全管理等功效。為方便利用檔案提供了一個(gè)信息平臺(tái)，也為創(chuàng)建數(shù)字化檔案室、或檔案館積累了大量的數(shù)據(jù)資源。

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化；掃描工作；保密

一、檔案數(shù)字化掃描工作面臨諸多問題

1.缺少人員、工作量大。筆者供職于科研設(shè)計(jì)單位，從事科技檔案管理工作。我們檔案室人員的分工是按工程設(shè)計(jì)來劃分的，即一名檔案管理人員負(fù)責(zé)至少一個(gè)工程設(shè)計(jì)專業(yè)的科技檔案的驗(yàn)收、整理、歸檔等工作。此外還承擔(dān)日常的借閱、催還等工作。也就是俗話說的，我們是“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，沒有閑人。我院檔案所藏檔案從建院開始，現(xiàn)藏各種報(bào)告書、計(jì)算書、成果簿等文本檔案多達(dá)6萬余冊(cè)；各種底圖檔案17萬多張。雖然近十年來，我院開始網(wǎng)上歸檔，有了電子檔案，但數(shù)量很少，占庫(kù)藏檔案總數(shù)不到15%。余下的85%都是紙質(zhì)檔案，都需要進(jìn)行數(shù)字化掃描。

2.缺少設(shè)備，人員亟待培訓(xùn)。完成檔案數(shù)字化掃描工作，首先要有相應(yīng)的掃描儀做為前提，其次要有熟練操作掃描儀的人員。二者缺一不可。而以上兩個(gè)條件我們現(xiàn)在都不具備，都要從頭來，既要購(gòu)買設(shè)備，又要組織人員外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)。但是，無論是購(gòu)買設(shè)備，還是人員培訓(xùn)都要花錢，而且是一筆不小的開支。這些不是象我們這樣基層檔案室能說了算的事，需要請(qǐng)示本單位領(lǐng)導(dǎo)來決定。

3.面臨外包與內(nèi)包的選擇。外包就是把檔案掃描工作委托給專業(yè)的圖文公司；內(nèi)包就是依靠檔案室現(xiàn)有人員自已的來完成。外包公司有專業(yè)設(shè)備、有操作熟練的工作人員，短時(shí)間內(nèi)可以完成。但是費(fèi)用昂貴，且不能保證掃描的質(zhì)量與檔案的安全。內(nèi)包唯一的優(yōu)勢(shì)是能保證掃描的質(zhì)量與檔案安全，但缺乏數(shù)字化掃描經(jīng)驗(yàn)仍然是制約內(nèi)包數(shù)字化加工速度的一個(gè)重要因素。

二、如何解決檔案數(shù)字化掃描工作中的問題

1.向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。如我院紙質(zhì)檔案雖然也進(jìn)行了檔案鑒定工作，但由于科技檔案的特殊性，并沒有對(duì)鑒定過期或無價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀，致使我院檔案庫(kù)房越來越緊張。如果對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，不僅可以起到備份的作用，還可以防止“冤假錯(cuò)案”的產(chǎn)生。

2.列入院生產(chǎn)計(jì)劃，組織人員外出調(diào)研和學(xué)習(xí)。檔案數(shù)字化不是自己的工作，需要院里統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并成立數(shù)字加工領(lǐng)導(dǎo)小組，由院分管領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥督導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任分工。同時(shí)將數(shù)字化掃描工作列入院工作計(jì)劃，并制定具體的進(jìn)度實(shí)施方案。組織檔案人員外出調(diào)研和學(xué)習(xí)，借鑒外單位成功案例，結(jié)合本院實(shí)際情況，深入了解各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程和掃描儀等儀器的使用加工方法。使檔案工作人員能夠掌握檔案數(shù)字化的最新知識(shí)和理論，熟練掌握操作技能，為本單位能夠順利開展檔案數(shù)字化掃描工作提供保障。

3.本著先易后難的原則。如檔案現(xiàn)有人員自已干，選擇儀器要照顧本身要求，以現(xiàn)庫(kù)房情況全部突擊掃描下來費(fèi)用至少需要數(shù)萬元，等待數(shù)字化工作完成后，掃描儀也可以繼續(xù)使用。如委托外包單位加工，檔案損壞大，易丟失，而且存在不安全因素。結(jié)合以上種種因素可以先整理利用率低、保密性要求不高的檔案進(jìn)行外包處理。等外包工作結(jié)束后再對(duì)重要的、保密性高的檔案進(jìn)行內(nèi)包處理。

三、檔案數(shù)字化掃描工作的安全實(shí)施對(duì)策

1.工作場(chǎng)地，人員組織配置。檔案數(shù)字化工作需要提供專業(yè)掃描場(chǎng)地，最好離檔案庫(kù)房近，利于檔案下架搬運(yùn)工作，減少因?yàn)轭l繁搬運(yùn)可能帶來的檔案磨損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。另外場(chǎng)地大小應(yīng)滿足數(shù)字化操作所需空間，能夠容納大型高速檔案掃描儀、平板檔案掃描儀、工程掃描儀、電腦、交換機(jī)、桌椅等設(shè)備。人員方面需要有配合下架、整理的檔案專業(yè)人員1-2名，還有專門負(fù)責(zé)管理、技術(shù)支持、整理錄入、掃描、圖像優(yōu)化處理、查錯(cuò)刻盤等工作專業(yè)掃描工作人員2-3名。

2.檔案的安全和保密措施。首先要提高全員安全意識(shí)，所有參與數(shù)字化掃描工作的人員都需要進(jìn)行保密教育，并簽訂數(shù)字化保密協(xié)議。為確保掃描場(chǎng)所安全有序，還需要安裝監(jiān)控設(shè)備，并全程監(jiān)督，確保檔案安全；其次需要結(jié)合有關(guān)法規(guī)及實(shí)際情況制定具體保密規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照保密規(guī)章制度執(zhí)行。主要包括嚴(yán)禁攜帶易燃易爆危險(xiǎn)物品及相關(guān)的視頻采集、視頻通訊設(shè)備及MP3等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備帶入加工現(xiàn)場(chǎng)；嚴(yán)禁以各種形式對(duì)檔案紙質(zhì)資料進(jìn)行涂改、破壞及私自復(fù)制、刻錄帶離現(xiàn)場(chǎng)等等。

3.做好工作交接，保證掃描質(zhì)量。首先要做好檔案出入庫(kù)登記，認(rèn)真做好檔案的逐卷或逐份清點(diǎn)裝箱工作，并填寫出入庫(kù)檔案清單。每次清點(diǎn)交接工作必須有專門管理人員全程負(fù)責(zé)。清點(diǎn)交接工作必須認(rèn)真仔細(xì)，逐筆核對(duì)，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。提檔清單和入庫(kù)單等都必須填寫完整清晰，并且有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，避免因?yàn)槭掷m(xù)不全、不規(guī)范，并未及時(shí)整理保存，可能導(dǎo)致檔案丟失，出現(xiàn)問題互相“扯皮”，難以追責(zé)等問題；其次要對(duì)檔案掃描加工做好校對(duì)工作。將已經(jīng)整理下架完畢的檔案調(diào)出，按照原件紙質(zhì)、清晰度、色調(diào)選擇使用不同速率的掃描儀和掃描方式對(duì)原件加工掃描，掃描后的文件要經(jīng)過3次校對(duì)工序全部通過后才能夠上載服務(wù)器。一校是對(duì)掃描圖像質(zhì)量處理、核對(duì)文件有漏掃或錯(cuò)掃部分給補(bǔ)掃，對(duì)于錯(cuò)誤的掃描文件順序給予糾正。二校重點(diǎn)在于確保每張圖像質(zhì)量完全符合要求。三校主要是檢查每條數(shù)據(jù)是否掛接了完整的掃描文件并能夠正常瀏覽。經(jīng)過三次校對(duì)，可以有效避免可能導(dǎo)致數(shù)字化信息不能長(zhǎng)期保存、正確讀取、有效檢索、準(zhǔn)確遷移等安全隱患；最后做好質(zhì)量抽檢和數(shù)字化驗(yàn)收工作。數(shù)字掃描工作完成后需要監(jiān)控并抽檢已經(jīng)完成的工序質(zhì)量。主要對(duì)最終加工結(jié)果進(jìn)行抽檢，抽檢后還要進(jìn)行數(shù)字化驗(yàn)收。

通過上述一系列數(shù)字化掃描工作的安全實(shí)施對(duì)策，必定能保證檔案數(shù)字化加工安全有序的進(jìn)行，為檔案利用者提供準(zhǔn)確、清晰、完整的數(shù)字化檔案信息，為數(shù)字化檔案室、或檔案館建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。