淺談EXCEL電子表格在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中的應(yīng)用

[摘 要]本文結(jié)合工作實(shí)踐，簡(jiǎn)要介紹Excel電子表格在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中的應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]Excel；畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞；郵件合并

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，每年的新生數(shù)量和畢業(yè)生數(shù)量都在逐年增加，給高校的學(xué)生檔案管理工作增加了難度。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作是學(xué)生檔案管理工作中的重要組成部分，每年畢業(yè)季，都有大批量檔案要及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞出去。畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生的經(jīng)歷、思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息的證明。因此，如何在短時(shí)間內(nèi)將畢業(yè)生檔案準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞是我們學(xué)生檔案管理人員思考的主要問(wèn)題。

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一個(gè)繁雜、細(xì)致而且任務(wù)量大的工作，我們要依據(jù)派遣數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，將檔案郵寄信息準(zhǔn)確填寫在檔案信封上，而現(xiàn)在大多檔案接收單位還要求信封上要注明學(xué)生姓名、學(xué)生專業(yè)等信息，以便用人單位對(duì)所收到的檔案能對(duì)號(hào)入座。我剛接手此項(xiàng)工作時(shí)，負(fù)責(zé)原工作的老師教我用數(shù)據(jù)庫(kù)的方法，把固定編排好的命令套用打印郵寄地址等信息，但這套用的模式一遇到特殊情況，我們就變得束手無(wú)策了，因?yàn)榇蠹抑粫?huì)機(jī)械地套用，并不會(huì)真正使用。通過(guò)摸索和實(shí)踐，我運(yùn)用Excel表與Word郵件合并的方法，對(duì)畢業(yè)生檔案的信息排序、編輯、輸出，準(zhǔn)確完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞。這種方法不僅提高了工作效率，而且簡(jiǎn)單易懂，不易出錯(cuò)，而且檔案上面還直接標(biāo)注著學(xué)生姓名、學(xué)生專業(yè)等信息，清晰明了；最重要的是可以根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整輸出信息的種類，不用再為不會(huì)使用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件而著急了。

現(xiàn)將EXCEL在我校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中的使用簡(jiǎn)要介紹出來(lái)，供大家參考。

一、分類篩選功能的使用

我們要先對(duì)畢業(yè)生派遣信息庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)核查，畢業(yè)生就業(yè)派遣數(shù)據(jù)庫(kù)與畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞密切相關(guān)，如果數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，就沒(méi)辦法進(jìn)行檔案郵寄工作，或郵寄出去的檔案不能準(zhǔn)確、及時(shí)地轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)的接收單位，因此在畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)庫(kù)中，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞單位的行政區(qū)劃、名稱、地址的填寫必須詳細(xì)、具體、準(zhǔn)確。

將畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成EXCEL格式，對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息進(jìn)行分類，建立備注欄，標(biāo)注清楚檔案轉(zhuǎn)遞方式，一般分為三類：暫留，派送、機(jī)要。轉(zhuǎn)遞去向?yàn)槲錆h市內(nèi)的各大人才中心一般都采用專人專車送達(dá)，這樣的轉(zhuǎn)遞方式比較快捷、經(jīng)濟(jì)和準(zhǔn)確。本校畢業(yè)的專升本、考取本校研究生的檔案都要留下來(lái)，其余的都通過(guò)機(jī)要方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。這就要使用EXCEL進(jìn)行篩選，選定要進(jìn)行篩選的區(qū)域，點(diǎn)擊菜單欄“數(shù)據(jù)”按鈕，在下拉菜單中選擇“篩選”-自動(dòng)篩選，根據(jù)需要，設(shè)定條件進(jìn)行篩選。

使用此方法將檔案按照轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)行分類，篩選出來(lái)的暫留和派送的檔案如有需要，可根據(jù)去向的不同或是暫離的原因再進(jìn)行二次分類篩選。篩選出來(lái)的機(jī)要檔案要使用郵件合并功能打印地址信息等。

二、郵件合并功能的使用

通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞的檔案，因?yàn)楫厴I(yè)生檔案的郵寄信封上的信息是依據(jù)畢業(yè)生就業(yè)派遣數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息進(jìn)行郵件合并套打出來(lái)的，下面簡(jiǎn)要介紹郵件合并的步驟

（1）新建一個(gè)Word文檔作為模板文檔，將模板文檔根據(jù)地址條的格式編排，排版后存盤，將此文檔作為郵件合并的模板文檔，打印的地址信息等根據(jù)此模板文檔格式輸出。

（2）打開(kāi)模板文檔，在視圖的工具欄選項(xiàng)中，將郵件合并工具欄打開(kāi)。

顯示郵件合并工具欄：

打開(kāi)數(shù)據(jù)源：點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源” 按鈕，選擇畢業(yè)生就業(yè)部門提供的數(shù)據(jù)庫(kù)文件作為數(shù)據(jù)源文件。

插入域：根據(jù)地址條需要的信息，在數(shù)據(jù)庫(kù)源文件中選擇相應(yīng)的信息插入。例如：要在模板文檔中姓名一欄插入學(xué)生姓名，就將光標(biāo)點(diǎn)至姓名處，然后點(diǎn)擊“插入域” 按鈕，在數(shù)據(jù)源文件中找到姓名一欄，點(diǎn)擊插入，即可完成。其他的插入信息也據(jù)此法插入。在這里需要注意的是，就是一定要給我們的數(shù)據(jù)源文件編一個(gè)序號(hào)列，將此序號(hào)列信息也插入到模板文檔中，此項(xiàng)信息的作用是我們要將封裝好的檔案根據(jù)序號(hào)排序，以便我們和機(jī)要局交寄的時(shí)候，與機(jī)要交寄單的順序一一對(duì)應(yīng)。

查看合并數(shù)據(jù)：插入所有的信息后，點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)” 按鈕，查看插入的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。

擴(kuò)散標(biāo)簽：點(diǎn)擊“擴(kuò)散標(biāo)簽” 按鈕，數(shù)據(jù)源中的每條學(xué)生信息都在模板文檔中對(duì)應(yīng)生成一條新的記錄。

合并到新文檔：點(diǎn)擊“合并到新文檔” 按鈕，我們就可以對(duì)這個(gè)新文檔進(jìn)行命名、保存再打印了。

三、EXCEL其他功能的使用

在日常的檔案管理工作中，EXCEL的其他功能也得到了大量的應(yīng)用，利用EXCEL函數(shù)功能還可以實(shí)現(xiàn)排序、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)合并等功能。如“使用VLOOPUP函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)合并，使用COUNTA函數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等。熟練使用EXCEL，不僅可以提高我們的工作效率，還可以提高管理水平。

綜上所述，通過(guò)使用EXCEL的數(shù)據(jù)處理功能，完全可以實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。本方法簡(jiǎn)明易懂，特別適合學(xué)生檔案管理人員使用。隨網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程的加速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的要求會(huì)越來(lái)越高。我們檔案工作者只有不斷學(xué)習(xí)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的輔助管理功能，才能為廣大師生提供更好的服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：楊蕾，女，工程師，湖北工業(yè)大學(xué)檔案館，從事學(xué)生檔案管理工作。