中職學校檔案管理信息化的探索

何榮財

[摘 要]隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，信息化技術水平的不斷提升，對職業(yè)學校的檔案管理工作提出了新的要求。傳統(tǒng)的人為的檔案管理方法已經(jīng)不能很好的適應當今信息化的發(fā)展。中職學校的檔案管理工作已經(jīng)關系到學校的教育改革和教學質量。學校檔案管理信息化在應用過程中也存在一定的問題，研究和解決學校檔案管理信息化存在的問題，對于不斷提高檔案管理的工作效率有一定的促進作用。本文就中職學校檔案信息化管理存在的問題進行了進一步的探索，并提出了相應的解決措施，希望對學校的檔案管理工作提供一定的幫助。

[關鍵詞]中職學校檔案；檔案管理；信息化

引言：信息化時代的到來使我們的思想得到了創(chuàng)新，工作效率得到了提高，同樣對我們生活工作提供了很大的方便。信息化的好處被應用到各個行業(yè)中，隨著中職學校辦學規(guī)模的擴大、辦學水平的提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足其發(fā)展需求。迫于工作壓力，中職學校的檔案管理逐漸開始信息化。檔案管理的信息化使利用者可以不受時間和空間的限制進行檔案信息的獲取，在一定程度上實現(xiàn)了信息資源共享。但是由于我們國家在信息化的普及和應用上起步晚，且發(fā)展速度慢等嚴重制約著中職學校檔案管理的信息化發(fā)展速度，致使信息化管理工作存在一系列的問題，針對存在的問題找出解決措施對加快檔案管理信息化有重要的促進作用。

一、中職學校檔案管理的現(xiàn)狀

目前，由于我國信息化管理理念應用比較晚，導致各種制約因素的影響，傳統(tǒng)的中職學校檔案管理信息化的水平也亟需提高。很多檔案管理人員認為運用計算機進行檔案管理可有可無，傳統(tǒng)的檔案管理模式及觀念的思想根深蒂固。但是傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠遠跟不上當前高速發(fā)展的信息化技術，無形中的傳統(tǒng)思想觀念就降低了中職學校的檔案管理水平。這對學校辦學水平的提升，以及學校的改革發(fā)展都有一定的阻礙。

二、中職學校檔案管理信息化的必要性

1、是適應時代發(fā)展的需要

隨著信息化理念的普及，行業(yè)發(fā)展的速度加快，行業(yè)規(guī)模的不斷擴大，致使文件的數(shù)量也越來越多，庫容量也會逐漸加大。為了較少工作空間的占有量和降低儲存和查找文件的難度，要求我們必須加快檔案管理的信息化建設。目前社會各個領域運用信息技術手段越來越多，迫于時代發(fā)展的要求，我們必須加快檔案管理的信息化建設。

2、檔案管理空間上資源共享的必然要求

當前中職學校和社會等用戶對于信息的時效性需求日益的加大。針對需求的加大要求我們必須利用信息化來拓展檔案管理的應用環(huán)節(jié)，尤其是要突破了檔案管理的資源管理模式，便于實現(xiàn)檔案管理的資源共享性，對于提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化信息化水平有重要的貢獻。

3、是適應檔案管理形式變化的需要

檔案管理形式經(jīng)過經(jīng)濟時代的發(fā)展，逐漸從紙質的儲存模式到電子存儲模式。傳統(tǒng)的紙質管理模式既不容易搜集和管理，也不方便保存，信息化的中職學校檔案管理使存儲方式發(fā)生了根本性的改變，信息化的存儲方式不僅有利于信息的保存和查找，更方便大家對信息的利用，大大的提高了檔案管理工作的效率、和對信息管理的管理質量。

4、是規(guī)范檔案信息的重要作用

基于信息化的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化規(guī)范化的檔案管理工作尤其滯后。隨著經(jīng)濟技術的發(fā)展和交流活動的增多，使得檔案管理工作的管理類型和軟件也逐漸增多，檔案管理工作的好壞直接影響著檔案信息的共享性，只有建立具有檢索、掃描功能的檔案管理，才能實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的統(tǒng)一性和規(guī)范性，也才能實現(xiàn)檔案信息的有序流通，對提高檔案管理的信息化具有重大的推進作用。

三、中職學校檔案管理信息化存在的問題

1、信息化思想意識淡薄，傳統(tǒng)觀念比較濃厚

目前，許多檔案管理人員盲目的認為只要有幾臺電腦就會實現(xiàn)信息化的管理。并沒有從根本上了解什么是信息，信息化的目的和作用是什么，會在工作中帶來什么好處。檔案管理信息化的理念沒有得到根本性的改變，工作中對于電腦的應用也是簡單的操作。另一方面對于檔案管理信息化的投入少，領導不支持的問題，使檔案管理信息化成為空談。

2、檔案管理的存儲技術比較落后

落后的檔案管理技術嚴重阻礙了信息化的發(fā)展進程。由于當前中職學校的檔案管理工作的基礎設施比較落后，缺乏具有現(xiàn)代化技術的檔案管理設備，不能很好的適應信息化技術對信息處理的要求。另外對于學校檔案管理的信息化管理要求不規(guī)范，對于現(xiàn)代信息技術軟件的應用和信息化管理有一定的難度。

3、缺乏專業(yè)的管理人才

就目前的中職學校的檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理工作需要既熟悉現(xiàn)代教學理念又具備計算機管理能力的復合型專業(yè)人才。但是目前大多數(shù)中職學校的檔案管理人員一般都是年紀比較大或者是單位內部快要退休的職工負責此項工作。即使檔案室配備了比較高端和完善的檔案管理設備，也無法從根本上實現(xiàn)設備和人員素質的優(yōu)勢互補。

四、中職學校檔案管理信息化管理對策

1、強化中職學校檔案管理信息化重要性的認識

隨著信息化的推進和檔案事業(yè)的發(fā)展，中職學校的檔案管理工作也逐漸走向規(guī)范化。中職學校的檔案管理工作也逐漸加強了認識程度，但是要想從根本上改變傳統(tǒng)的管理思想和管理手段就要求我們在檔案管理的過程中針對遇到的問題，要有重點的進行解決，不斷總結經(jīng)驗進行管理的探索實踐。同時還需要加強檔案管理的現(xiàn)代化宣傳力度，營造檔案管理信息化工作的重要性的氛圍。制定相應的檔案管理條例，通過宣傳加深檔案信息化管理意識，從根本上樹立校領導和管理人員的重視程度和思想解放。對于更新傳統(tǒng)觀念，樹立主動服務，引進新技術和新思想，使管理人員積極的投身到學校的檔案管理工作中。

2、充分利用網(wǎng)絡技術，建立檔案管理信息化的運行機制

檔案管理的目的就是充分利用檔案的使用和共享價值。目前中職學校的檔案管理設備和網(wǎng)絡系統(tǒng)性能普遍較低。建設高性能的校園網(wǎng)絡系統(tǒng)，充分利用該系統(tǒng)進行檔案管理，對于提高檔案管理的質量，提高工作效率，更好的實現(xiàn)檔案資料服務教學、服務學生。只有運用好信息化技術才能真正意義實現(xiàn)網(wǎng)絡的及時準確的目的和功能。利用信息化系統(tǒng)進行檔案信息管理可以使學校的信息進行精確的分類。對于需要保密和共享的信息利用技術軟件可以很好的進行保存和使用。利用不同的服務器對待不同的檔案信息，既保障了信息的安全性，也能給檔案管理人員減輕一定的工作上和精神上的壓力。

3、加強中職學校檔案管理人員的業(yè)務培訓

要想順利的改變傳統(tǒng)的檔案管理手段，除了需要加強中職學校檔案系統(tǒng)的規(guī)范化建設學校內部不斷引進先進設備作為保障之外，還需要加強檔案管理人員的業(yè)務培訓工作。檔案管理工作需要人進行支持，檔案管理人員的管理素質和管理水平對檔案管理工作的信息化落實具有重要的決定性作用。目前中職學校的檔案管理人員還存在許多人連電腦最基本的運行程序都不了解，更不要說對軟件的操作問題，這些人員對于達到檔案管理工作現(xiàn)代化的技能要求還存在很大的差距。因此，為該信息化系統(tǒng)配備一批具有相關知識、精通檔案現(xiàn)代化管理業(yè)務能力的復合型人才，顯得尤為的迫切和必要。要想從根本上解決人才的問題，就要加強檔案管理人員的培訓，把檔案管理技能納入到學校的管理考核之中，形成優(yōu)勝劣汰的管理模式。真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理工作在學校改革發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

結束語

中職學校的檔案管理信息化給我們提出了更高的要求，我們的檔案管理工作也面臨重大的信息化挑戰(zhàn)。我們只有在檔案管理的過程中，及時發(fā)現(xiàn)問題并找出解決對策，才能真正意義上促進檔案管理工作實現(xiàn)信息化，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作更好的服務學校改革發(fā)展。

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