檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題和對(duì)策

李柏新

摘 要：作者在探討檔案信息化必要性的基礎(chǔ)上，提出了檔案信息化建設(shè)中存在檔案軟件沒(méi)有信息管理功能缺乏通用性、缺乏統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度有待提高、檔案的技術(shù)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題和管理人員整體素質(zhì)不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求等問(wèn)題，針對(duì)存在的問(wèn)題，應(yīng)采取制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)；加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，重組檔案信息化業(yè)務(wù)流程，做好電子文件的歸檔技術(shù)處理和保存工作，實(shí)行檔案系統(tǒng)同時(shí)保存電子與紙質(zhì)文件，提高檔案人員整體素質(zhì)，確保檔案信息的安全性和完整性，網(wǎng)絡(luò)化傳輸檔案信息，切實(shí)提高服務(wù)水平，發(fā)揮檔案信息化的應(yīng)有作用。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 存在問(wèn)題 應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）09（a）-0170-02

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)提供了有力的工具和平臺(tái)，同時(shí)也賦予檔案管理嶄新的工作內(nèi)容，有利于促進(jìn)檔案管理工作的改革和深化。為此，筆者在探討檔案信息化必要性的基礎(chǔ)上，提出了檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施。

1 檔案信息化的必要性

對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)檔案，應(yīng)有適宜的儲(chǔ)存環(huán)境，為了避免紙張受潮、蟲(chóng)蛀和火災(zāi)等的發(fā)生，必須投入大量的經(jīng)費(fèi)來(lái)做為保證；如果檔案沒(méi)有得到備份，在反復(fù)查閱過(guò)程和保管中，不可避免地可能造成檔案的損壞甚或丟失的發(fā)生，不利于檔案及其信息的保管和利用。在采用低檔平板掃描儀將文檔電子化信息化的過(guò)程，要消耗大量的人力物力和財(cái)力，同時(shí)還涉及到如何解決電子化檔案的管理、查閱和應(yīng)用等問(wèn)題。檔案信息化在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有重要的作用，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件，應(yīng)加以充分利用。

醫(yī)院管理的實(shí)質(zhì)是對(duì)包括檔案在內(nèi)的信息管理。醫(yī)院制定并遵循既定的目標(biāo)，通過(guò)信息化的過(guò)程組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制醫(yī)院檔案。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)按照既定的方法加工處理各部門運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中形成的信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門，這些檔案信息有利于醫(yī)院管理者的決策，充分發(fā)揮醫(yī)院組織功能，有利于形成良好的醫(yī)院檔案管理制度和體系，提高醫(yī)院決策和控制能力。

檔案管理的目的是為醫(yī)院管理提供準(zhǔn)確的綜合信息務(wù)，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理體系，有利于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理檔案。檔案信息化管理就是能夠整合和共享檔案資源，在一定權(quán)限范圍內(nèi)能夠方便快捷地檢索和利用檔案提供的豐富信息，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)性、有效性和共享性的醫(yī)院檔案模式，提高了檔案原件及其檔案信息的利用率，為提高醫(yī)院的服務(wù)水平和管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

2.1 軟件無(wú)信息管理功能，通用性不強(qiáng)

檔案管理部門應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、操作系統(tǒng)等硬軟件各不相同，應(yīng)用的檔案管理軟件尚不統(tǒng)一，甚或檔案管理軟件只有檔案檢索功能，而無(wú)檔案信息管理功能，通用性不強(qiáng)，這不能利用電腦完成檔案信息管理，更不能充分利用軟件快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程，阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2 缺乏統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式

目前我國(guó)尚未建立用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式，難以做到檔案信息的規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、共享性和服務(wù)性，難以滿足社會(huì)和單位發(fā)展需求。

2.3 基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度有待提高

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是實(shí)行電子化檔案信息管理的前提條件。由于存在各種主客觀因素，館（室）藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和案卷質(zhì)量相對(duì)較差，尤其是檔案種類不同著錄細(xì)則不盡相同；檔案自動(dòng)化管理往往僅限于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，尚無(wú)全國(guó)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施和推廣，即使使用統(tǒng)一管理軟件也難以達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，制約了檔案信息電子化工作的順利開(kāi)展。

2.4 檔案的技術(shù)和組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

現(xiàn)行檔案收集、整理、分類、著錄標(biāo)準(zhǔn)及其有關(guān)規(guī)定與現(xiàn)行的檔案信息化建設(shè)已不能完全適應(yīng)。未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展來(lái)考慮檔案信息化建設(shè)問(wèn)題，僅將磁盤、光盤等作為歸檔“文件資料”。

2.5 管理人員的素質(zhì)不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求

許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)管理人才，由于難以引進(jìn)人才，多數(shù)人沒(méi)有掌握現(xiàn)代科技，尤其是缺乏檔案和信息處理復(fù)合型人才。在這種情況下，即使有再先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，無(wú)人精通，無(wú)人能用，只能當(dāng)成廢物，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

3 檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

實(shí)際工作中，管理者要正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要性，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。單位管理者要從具有的人財(cái)物基本條件出發(fā)，制定中遠(yuǎn)期檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，以利用為本，講求實(shí)效，追求投資效益，不能搞形式主義和“形象工程”。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，必不可缺少的基本條件是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源以及應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)眾所周知，在文件管理方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可完成檔案的歸檔利用和管理工作，包括查找、借閱、接收、歸還和辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等；在檔案管理方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可完成收集、整理檔案過(guò)程，可用于編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可完成庫(kù)房管理之工作任務(wù)。因此首先要配備電子計(jì)算機(jī)這一符合中遠(yuǎn)期發(fā)展的硬件設(shè)備，逐步提高各類檔案館（室）應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的程度，從而達(dá)到提高檔案信息化水平之目的；另外，各單位要完善局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)做好檔案信息化管理的各項(xiàng)工作，做到醫(yī)院檔案信息傳輸、交換和資源共享利用，提高工作效率。

3.3 加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的必要條件是檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，可顯著提高檔案現(xiàn)代化管理水平。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容。其中，對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的規(guī)范為管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法化和確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；對(duì)檔案文件信息化處理的規(guī)范為業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范；存儲(chǔ)、壓縮電子文檔數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的交換和加密，水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等稱為技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。對(duì)上述各方面工作應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檔案信息化的質(zhì)量。

3.4 重組檔案信息化業(yè)務(wù)流程

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化，這可避免繁重的手工作業(yè)管理模式，并使之轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化集成管理模式，顯著提高工作效率。在此轉(zhuǎn)變過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況重組檔案信息化業(yè)務(wù)流程。在收集檔案信息時(shí)，在文件處理階段就能完成數(shù)據(jù)處理，從而有機(jī)融合公文處理與檔案管理于一體，自動(dòng)完成檔案資料統(tǒng)計(jì)和各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作任務(wù)。在檢索和利用檔案信息時(shí)，分類、標(biāo)引、編目和檢索等應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下自動(dòng)完成，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查閱和利用多數(shù)檔案信息資源。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)將有形實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M網(wǎng)絡(luò)，逐步加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，改善環(huán)境條件，發(fā)揮檔案信息的社會(huì)作用。

3.5 做好電子文件的歸檔技術(shù)處理和保存工作

檔案工作者要指導(dǎo)相關(guān)部門充分利用信息技術(shù)做好接收、處理和存儲(chǔ)電子文件工作，要將歸檔的電子文件屬性改為“只讀”文件以保護(hù)其原始信息和基本結(jié)構(gòu)。在介質(zhì)層上存儲(chǔ)的電子文件相對(duì)較為安全。但是，如何長(zhǎng)久保存電子文件是值得深入研究和探討的重要問(wèn)題，必須保證電子文件的完整性和可讀性，不得丟失其中的任何信息。

3.6 檔案系統(tǒng)同時(shí)保存電子與紙質(zhì)文件

要同時(shí)保存同一內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件，并使用不同的編目方法和存貯裝具進(jìn)行歸檔。為便于利用時(shí)參照互補(bǔ)，管理者應(yīng)在同一內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中標(biāo)示對(duì)應(yīng)檔案文件的檔號(hào)和存地。保存電子檔案后不得將紙質(zhì)檔案丟棄或疏于管理。

3.7 提高檔案人員整體素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)關(guān)乎經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略任務(wù)，檔案工作的政治性和服務(wù)性決定了檔案管理者要有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。在檔案管理過(guò)程中充分利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。所以，檔案管理部門必須重視專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍的建設(shè)和整體素質(zhì)的提高問(wèn)題。

人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。在實(shí)際工作中，必須樹(shù)立大人才觀，秉持人人皆才、人人皆可才的觀念，充分調(diào)動(dòng)所有工作人員的積極性和能動(dòng)性，真正做到人盡其才，才盡其用。這要求檔案管理部門必須根據(jù)專業(yè)技術(shù)人員的實(shí)際，通過(guò)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、學(xué)歷提高等形式，掌握檔案管理和信息化建設(shè)的前瞻性知識(shí)和技術(shù)，不斷提高檔案信息化業(yè)務(wù)能力，引進(jìn)新鮮血液，較好地完成檔案信息化工作。作為現(xiàn)代檔案工作者應(yīng)當(dāng)有豐富廣博的專業(yè)和與檔案信息化建設(shè)有關(guān)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、縮微攝影等其他技術(shù)知識(shí)，提高其信息素養(yǎng)和信息技能，并充分利用這些知識(shí)和技術(shù)，適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化工作的要求，切實(shí)為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)自己應(yīng)有的力量。

3.8 確保檔案信息的安全性和完整性

保證信息安全是檔案信息化管理的核心要素，這是我國(guó)《檔案法》中規(guī)定的重要內(nèi)容。檔案信息安全包括兩方面內(nèi)容：一是檔案管理系統(tǒng)硬件自身的安全，即系統(tǒng)不為外人所侵入；二是檔案信息傳播的安全，即檔案信息不為權(quán)限外的權(quán)利人所獲取。為維護(hù)信息管理系統(tǒng)的物理安全，應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理、操作監(jiān)督等方面加強(qiáng)安全管理；可通過(guò)技術(shù)手段解決硬件方面的安全管理，即在考慮系統(tǒng)安全性的前提下選擇和設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)?；鶎訂挝粰n案信息化管理應(yīng)用僅供內(nèi)部人員使用，封閉式網(wǎng)絡(luò)，不得與因特網(wǎng)連接。為保證網(wǎng)絡(luò)安全，建網(wǎng)時(shí)應(yīng)實(shí)行物理隔離，合理確定安全等級(jí)和信息安全要求，并且據(jù)此來(lái)判斷信息系統(tǒng)運(yùn)行是否符合安全要求，防止授權(quán)違規(guī)操作，切實(shí)保證檔案信息的安全性和完整性。

3.9 網(wǎng)絡(luò)化傳輸檔案信息

利用是檔案信息化的真正價(jià)值，所以檔案信息化建設(shè)必須為充分利用檔案信息提供先決條件。這要求在單位內(nèi)部要利用局域網(wǎng)絡(luò)建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)行網(wǎng)上發(fā)布檔案新信息，為利用人員提供電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)；同時(shí)檔案管理人員與用戶之間要開(kāi)展定向、定題的檔案信息咨詢服務(wù)；合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加工、提煉和深層次開(kāi)發(fā)檔案信息，為利用者提供更多二次、三次或以上加工的檔案信息，拓寬和拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)范圍和服務(wù)功能，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。信息資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，必須保證其數(shù)量和質(zhì)量，這也是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的核心之所在。

3.10 切實(shí)提高服務(wù)水平

樹(shù)立全面服務(wù)理念，提供個(gè)性化服務(wù)。要在遵守保密制度和安全許可的范圍，為不同檔案信息利用者提供多層次、全方位、多樣化的服務(wù)需求，開(kāi)展有針對(duì)性的服務(wù)。檔案管理人員必須利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)整理、分類、提取、分析和加工檔案信息資源，通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，針對(duì)單位內(nèi)部和其他利用者提出的具體需求，滿足檔案信息的需求。必要時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)將文字、圖像、視頻、音頻等不同載體的檔案進(jìn)行圖、文、聲、形的再次或多次合成加工，直到利用者滿意為止。

要主動(dòng)為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)。管理者要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，把握檔案信息利用和服務(wù)的大方向，逐步提高檔案信息化質(zhì)量，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，以良好的服務(wù)態(tài)度，講求時(shí)效性和質(zhì)量觀，利用多種途徑和形式為利用者及時(shí)提供檔案信息服務(wù)。

信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的重要保證。在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，存儲(chǔ)和處理檔案信息的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用。檔案管理工作必須適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展，重視和做好檔案信息化工作，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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