淺析檔案資源的開發(fā)利用

李毅斌

[摘 要]檔案工作是對歷史發(fā)生的事件進行的記錄，通過對相關(guān)資料的收集整理，最終進行匯總。檔案管理工作不僅是對各項資料的收集整理，還應該發(fā)揮更大的功能，提高檔案的利用價值，為各種決策的制定提供有利的依據(jù)，從而實現(xiàn)信息共享。但是現(xiàn)階段我國的檔案資源開發(fā)利用率較低，沒有發(fā)揮出檔案資源的重要優(yōu)勢，影響到檔案管理工作的進一步發(fā)展。文章對于檔案資源開發(fā)利用中的相關(guān)問題進行了分析，對于提高檔案資源的開發(fā)利用效率具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案；開發(fā)利用；服務；管理方法

檔案是歷史的真實記錄，是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會生活中形成的供保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，它對于人們在社會活動中的行為以及改造世界的過程進行了記錄，具有很高的文化價值。檔案資源管理是重要的文化工作，其中包含了眾多的信息，通過信息的共享，可以為人們的生產(chǎn)活動提供有利的參考借鑒。所以檔案資源的開發(fā)利用是檔案資源的重要功能，需要得到高度的重視。

一、檔案的作用

檔案可以為政治和經(jīng)濟服務，黨的十八大報告提出要以科學發(fā)展觀為指導進行全面的經(jīng)濟建設，大力開發(fā)利用檔案為各方面工作提供信息、資料有著重要的現(xiàn)實意義。檔案是科技工作的載體，是知識形態(tài)的生產(chǎn)力，有的檔案可以直接進入市場進行交流，為社會服務。檔案在企業(yè)史上和現(xiàn)代化建設上有著重大的作用。首先檔案利用是目前社會體制改革的需要。無論是經(jīng)濟體制改革還是科技體制改革都需要檔案的提供利用，只有這樣才能有助于生產(chǎn)力創(chuàng)新與提高。其次檔案利用是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。因為社會的發(fā)展離不開檔案信息，只有進行檔案信息的開發(fā)利用，檔案才能發(fā)揮它應有的價值，才能創(chuàng)造經(jīng)濟價值和社會效益?？傊_發(fā)利用檔案是檔案自身價值的重要體現(xiàn)，是增強檔案生命力的一項重要工作。

二、檔案開發(fā)與利用程度不高的原因

檔案利用的作用人所眾知，應用的實例不枚勝舉，但總體而言檔案開發(fā)與利用程度還不夠高，其主要原因如下：

（一）檔案的利用重心沒有進行及時的轉(zhuǎn)移

檔案的利用重心沒有做到與時俱進，沒有從過去單純的為黨政機關(guān)服務及時轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟建設服務。

（二）宣傳檔案開發(fā)與利用工作沒有跟上

隨著社會發(fā)展向以經(jīng)濟建設中心方向轉(zhuǎn)移，要求檔案資料應在企業(yè)全系統(tǒng)內(nèi)開放，服務于經(jīng)濟建設。但檔案工作者并未加大這方面的宣傳力度，許多人并不了解有哪些檔案。

（三）檔案管理人員思想封閉

目前，我國檔案管理人員素質(zhì)不高，業(yè)務水平參差不齊，對檔案“重保不重用”，許多珍貴的資料長鎖文件柜，造成了信息資源的浪費。

（四）缺乏必要的先進設備和手段

在財力、物力上的投資較少，造成檔案設備的落后，因此只能搞文件檔案，很少有圖片、音像、微縮檔案，更談不上使用信息化手段管理。

三、提高檔案資源開發(fā)利用的措施

（一）健全完善的檔案管理機構(gòu)

要想發(fā)揮檔案資源的開發(fā)利用功能，就需要做好檔案的管理工作，從基礎設施的建設，到檔案管理體系的完善，都需要形成完整的機制。提高檔案資源的宣傳工作，加強人們對檔案資源的認識程度。對于現(xiàn)有的檔案工作進行科學的評估，從而重新確定服務價值體系。配備專業(yè)的檔案管理人員，運用專業(yè)的知識，對檔案資源進行管理，為檔案資源的開發(fā)利用奠定堅實的基礎。

（二）運用信息化手段進行管理

傳統(tǒng)的檔案管理方式，在使用效率方面已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，不僅影響到工作效率，而且不利于檔案資源的開發(fā)利用。在信息化高度發(fā)展的社會形勢下，在檔案管理工作中需要合理的運用信息化技術(shù)。將檔案中的各項資料輸入到電腦中，在管理的過程中，依靠通信網(wǎng)絡進行信息數(shù)據(jù)的傳輸，可有效的提高工作效率，并且搭建了一個信息共享的平臺。通過信息化管理方式，促進了檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，對于檔案資源的開發(fā)利用提供了有利的條件。

（三）建設科學的檔案檢索體系

要想實現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)利用，需要建立一套科學合理的檢索體系，便于信息使用者能夠快速的查閱到自己想要的信息。檔案檢索是查閱檔案的重要工具，高效的檢索體系能夠有效的提高檔案資源的開發(fā)利用效率。在檔案信息化管理的時代背景下，信息資料的利用不再受到時間和空間的限制，而在網(wǎng)絡平臺對檔案信息的查閱需要建立便捷的檢索方式，才能夠提高檔案資源的利用效率。所以應該建立科學的、規(guī)范的檔案檢索體系，從而提高檔案資源的開發(fā)利用效率。

（四）積極開展檔案的編研工作

檔案的編研工作是指檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用和需要為主要目的，在研究的基礎上，按照一定結(jié)構(gòu)和體例對選擇出來并經(jīng)過核實、加工的文書、科技、聲像等材料整理編輯出來的，如：匯編、摘要、文摘、大事記、年鑒等。檔案編研工作是檔案館主動的、系統(tǒng)的提供利用的方式，同時也是保護檔案原件的有效措施。利用檔案中潛在的信息資源，可以產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。

（五）改變服務態(tài)度，拓展服務方式，方便用戶利用檔案

長期以來我國檔案工作以保為主，以用為輔，由此帶來了服務方式的被動單一，工作局限在“你用我查”，“坐等上門”的狀態(tài)上，隨著社會的發(fā)展，這種服務方式越發(fā)不利于檔案的利用，檔案的利用服務要做到變被動為主動，積極主動地開發(fā)利用檔案信息來源，從封閉、半封閉的服務向開放式服務轉(zhuǎn)化。

四、結(jié)束語

檔案管理工作具有非常重要的意義，是開展其他各項工作的重要基礎。在時代快速發(fā)展的時代背景下，檔案資源具有非常重要的利用價值，通過檔案資源的開發(fā)利用，能夠為各項決策的制定提供有利的參考依據(jù)。為了提高檔案資源的開發(fā)利用率，需要建立完善的檔案管理體系，并且培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案資源的高效利用創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻：

[1]駱鐵華，淺談檔案信息資源開發(fā)利用工作《辦公室業(yè)務》2011年8期

[2]朱海菲，淺談國有企業(yè)如何實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理《科技探索》2012年第11期