學(xué)校檔案的利用與文化建設(shè)

張莉英

[摘 要]學(xué)校檔案與校園文化建設(shè)密切相關(guān)。倘若學(xué)校檔案管理不當(dāng)，該校校園文化建設(shè)必然難以繼續(xù)。只有合理利用學(xué)校檔案，在其基礎(chǔ)上商討研究學(xué)校文化建設(shè)具體方針，才能事半功倍，為廣大師生營造良好的文化氛圍。本文就學(xué)校檔案與校園文化建設(shè)展開討論，針對(duì)現(xiàn)在存在的問題提出建議。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案；校園文化建設(shè)；電子檔案

前言

學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校的根基，記載和傳承著學(xué)校的精神。如果說學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校的過去與現(xiàn)在，那么校園文化建設(shè)就是學(xué)校的未來。在這個(gè)多元化的世界，校園文化也正展現(xiàn)其蓬勃的生命力，而這生命力的展現(xiàn)正是汲取學(xué)校檔案這一養(yǎng)料。通過學(xué)校檔案對(duì)過去的記載，能盡量避免制定方針時(shí)的方向性錯(cuò)誤，使校園文化建設(shè)少走不必要的彎路，檔案累積的經(jīng)驗(yàn)方法也能為后人提供發(fā)展方向?？傊?，檔案的合理管理為校園文化建設(shè)打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。

1.關(guān)于學(xué)校檔案和校園文化的概念簡介

1.1學(xué)校檔案

檔案簡單層面上的理解即為歷史記錄。包括個(gè)人檔案、團(tuán)體組織檔案、國家檔案等。此處僅簡介學(xué)校檔案。學(xué)校檔案是指學(xué)校在從事教育、教學(xué)及其有關(guān)的學(xué)校建設(shè)、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2校園文化

校園內(nèi)安靜的自習(xí)教室、艷麗的奇花異草、幽靜的林間小巷皆屬校園文化。不只是這些物質(zhì)方面，校園文化還包括精神方面。淳樸的校風(fēng)、濃厚的學(xué)風(fēng)、和善的人際交往等。

2.現(xiàn)今學(xué)校檔案管理存在的問題

2.1沒有意識(shí)到檔案管理的重要性

現(xiàn)今學(xué)?？赡苤τ谔岣邔W(xué)生成績，一味嚴(yán)抓學(xué)習(xí)，或者更注重校園內(nèi)環(huán)境問題，很多人都不太在意學(xué)校檔案管理，甚至認(rèn)為這些只是過時(shí)的文字或圖片，學(xué)校的文化建設(shè)與檔案無關(guān)。更有甚者，一些規(guī)模小的學(xué)校沒有規(guī)范系統(tǒng)的檔案，或是建校時(shí)間短，從建校初沒有學(xué)校檔案重要性的意識(shí)，一直沒有檔案室。檔案本應(yīng)該如實(shí)傳達(dá)歷史事件，但若長期得不到應(yīng)有的重視，日后必然造成資料來源不明、校史無從查起等問題。校園建設(shè)遇到難題時(shí)無法在檔案中找到相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，不利于之后的校園文化建設(shè)。

2.2檔案管理雜亂、信息混雜

檔案需要管理人員定期整理，以方便查閱取用，并且保證檔案不丟失。以往的文件大多是紙質(zhì)版，因此對(duì)文件的存放環(huán)境也有一定要求，以免檔案受損。但由于有些人不能明確學(xué)校檔案的重要性，或是學(xué)校人員不足，只是任課老師利用課余時(shí)間管理檔案。檔案管理這方面還有所欠缺，使得學(xué)校檔案管理制度形同虛設(shè)，沒有真正發(fā)揮相應(yīng)的作用。不能讓他人通過學(xué)校檔案加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的了解，也不能為校園文化建設(shè)提供憑據(jù)和資源。

3.解決檔案問題方法

3.1提高人們對(duì)學(xué)校檔案的重視

人們對(duì)檔案的重視程度直接影響管理檔案時(shí)的工作態(tài)度。如果不能從根本上轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，無論多強(qiáng)硬的手段都很難實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)采取一些措施來加強(qiáng)人們對(duì)學(xué)校檔案的重視程度。例如宣揚(yáng)學(xué)校檔案的重要性，針對(duì)檔案保存完整且管理完善的學(xué)校給予精神上或物質(zhì)上的表揚(yáng)；加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案的重視程度，不吝金錢，為檔案的修繕投入資金，將檔案管理列為學(xué)校評(píng)選項(xiàng)目，各校自然會(huì)增加對(duì)學(xué)校檔案的重視程度；定期對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行查看，以此督促學(xué)校方面提高對(duì)檔案的管理。檔案查看要注重?cái)?shù)據(jù)上的完整，更要注重核實(shí)內(nèi)容是否屬實(shí)，避免前些年出現(xiàn)的高校瞬間“變老”。不只是相關(guān)部門，學(xué)校本身也該針對(duì)檔案被忽視問題積極采取措施。例如對(duì)全校師生講解學(xué)校的發(fā)展史，就如同人不能忘本一樣，一個(gè)學(xué)校的發(fā)展史，蜿蜒前行的坎坷路也該被銘記；將校園的歷史以生動(dòng)形象的演講、表演等方式展現(xiàn)在師生面前；舉辦校慶，學(xué)校誕生紀(jì)念日就該全校同慶，增加大家對(duì)學(xué)校的認(rèn)識(shí)；改變檔案秘密這一觀念，但檔案真實(shí)性不可動(dòng)搖。將檔案分享給全體師生，不僅能增加師生對(duì)學(xué)校的熱愛，更能使學(xué)校檔案更好地服務(wù)于校園文化建設(shè)，營造和諧的校園氛圍，創(chuàng)造豐富的校園文化。

3.2制定完備的檔案管理方針

檔案管理是校園文化建設(shè)中不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效益決定著校園文化體系的構(gòu)建水平。制備完善的檔案管理需要領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)本校實(shí)際情況制定相應(yīng)方針。以往檔案都是紙質(zhì)版，學(xué)校歷史悠久可能會(huì)有很多檔案因紙張破損而有所損失。學(xué)?；蛳嚓P(guān)部門應(yīng)投入資金，將紙質(zhì)檔案做成電子版。請(qǐng)專業(yè)人士制作完善的一套系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化，還可以讓全校師生在網(wǎng)絡(luò)上了解學(xué)校的歷史，為校園文化建設(shè)打下群眾基礎(chǔ)。完備的檔案系統(tǒng)更有利于檔案檢索，大大縮短了查找時(shí)間，使檔案利用率提高。紙質(zhì)版與電子版檔案都應(yīng)注意更新速度，校園文化建設(shè)可直接利用電子版檔案查找相應(yīng)資料，這樣可以更便捷；招聘專業(yè)人士管理學(xué)校檔案，而不是只是老師課余時(shí)間兼職管理。以前檔案管理不受重視，管理人員大多業(yè)余，不能好好整理檔案。制作電子版檔案需要軟件方面的專業(yè)人士。檔案管理需要時(shí)間可能會(huì)長，所以應(yīng)招聘全職人員；聘請(qǐng)專業(yè)人士將學(xué)校檔案制作成圖片、甚至動(dòng)漫形式，吸引更多的師生查閱。校園檔案系統(tǒng)不斷更新、升級(jí)，保證文件更新快速且內(nèi)容真實(shí)，不做虛假宣傳。

4.結(jié)語

學(xué)校檔案記載了學(xué)校發(fā)展歷程及曾經(jīng)面對(duì)坎坷的解決方案，為校園文化建設(shè)提供豐富的資源，為校園文化建設(shè)碰到類似問題提供解決方案。學(xué)校檔案是校園文化建設(shè)的基石，而文化建設(shè)必然發(fā)展學(xué)校檔案建設(shè)。文化建設(shè)在著力于物質(zhì)文化的同時(shí)更要注重精神文化建設(shè)，把學(xué)校檔案歸類于精神文化建設(shè)，通過學(xué)校檔案了解學(xué)校歷史，再以學(xué)校檔案豐富精神文化建設(shè)，二者相輔相成。

參考文獻(xiàn)：

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