淺談檔案管理和檔案服務(wù)

[摘 要]民生檔案關(guān)系到人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題。全面了解掌握全縣民生檔案工作的基本情況，加強(qiáng)和改進(jìn)民生檔案管理工作，更好地發(fā)揮民生檔案在服務(wù)民生、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)和諧方面的積極作用，這是階段從事檔案工作人員的重要職責(zé)。把廣大人民群眾的根本利益作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，把關(guān)注民生、服務(wù)民生作為突破口，緊緊圍繞民生工作的需求，結(jié)合實(shí)際，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)民生的結(jié)合點(diǎn)，采取多種有效措施，全力推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；服務(wù)

民生檔案工作可以說就是管理和服務(wù)這兩項(xiàng)任務(wù)。抓好這兩方面的工作，也就自然而然地提高了民生檔案工作水平。所以，檔案工作人員必須要在檔案管理和檔案服務(wù)上下功夫。

一、加強(qiáng)民生檔案的管理

加大民生檔案宣傳力度。進(jìn)一步提升全社會(huì)的民生檔案意識(shí)，充分利用電視、報(bào)刊、檔案信息網(wǎng)、張掛橫幅等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息，真正做到電視上有圖像、報(bào)刊上有文章、單位里有行動(dòng)。加大培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)力度，著力提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)操作技能。針對部分單位檔案法治觀念不強(qiáng)，以平時(shí)業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館的情況，加大執(zhí)法檢查和監(jiān)督力度，督促按期移交檔案。推出演講比賽、網(wǎng)上月月賽等一系列活動(dòng)，形成具有行業(yè)特色的宣傳工作新格局，提高了廣大干部群眾的檔案意識(shí)和檔案法制觀念。使民生檔案工作的開展有一個(gè)良好的思想基礎(chǔ)。加強(qiáng)民生檔案規(guī)范管理。加強(qiáng)對勞動(dòng)、社會(huì)保障、醫(yī)療保障、衛(wèi)生、林業(yè)、移民、新農(nóng)村建設(shè)等民生檔案工作的監(jiān)管和指導(dǎo)，以檔案行政執(zhí)法和檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)為抓手，扎實(shí)推進(jìn)民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)。按照“八防”要求，經(jīng)常對館舍建筑、周邊環(huán)境、辦公區(qū)域、檔案實(shí)體安全進(jìn)行全面檢查，改造庫房線路和屋面滲漏處理，天天對庫房溫濕度進(jìn)行登記和對檔案有無積塵、新霉、蟲蛀、鼠咬、受潮等現(xiàn)象進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。在此基礎(chǔ)上，切實(shí)加強(qiáng)對檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全，切實(shí)依法履行督導(dǎo)職責(zé)，形成齊抓共管、協(xié)作配合、各司其職、層層落實(shí)、合力推動(dòng)的民生檔案工作新局面。

整合民生檔案信息資源。針對民生檔案資源分散保存于各部門，給民眾利用帶來不便的客觀情況，整合全縣民生檔案信息資源，通過接收、寄存、代管等多種形式，把關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。加強(qiáng)對民生檔案的搶救、保護(hù)，形成以縣檔案館為主、部門（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）相輔相成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對各門類民生檔案進(jìn)行了收集、整理、編目。在豐富館藏民生檔案的基礎(chǔ)上，對涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，建立檔案信息查詢利用的平臺(tái)，滿足民眾查檔利用需求，檔案館工作人員在為群眾提供證明材料的同時(shí)，經(jīng)常主動(dòng)與相關(guān)部門取得聯(lián)系，幫助查檔人員解決有關(guān)問題，為老百姓與政府之間搭建一座“連心”橋，取得良好的成效。真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。

二、加強(qiáng)民生檔案服務(wù)

立足檔案服務(wù)群眾，做精、做細(xì)檔案查詢工作，以服務(wù)查檔群眾為中心，量身定制“‘一系列”服務(wù)套餐，熱情接待每一個(gè)查檔者；認(rèn)真查閱每一份檔案；耐心解答每一個(gè)疑問；決不放過每一個(gè)線索，力爭使每一個(gè)查檔者高興而來，滿意而歸。針對群眾反映的查檔時(shí)間長、方式單一的情況，進(jìn)一步簡化辦事流程，大力推廣檔案數(shù)字化查閱服務(wù)，實(shí)行函電代查、現(xiàn)場查詢及跟蹤服務(wù)、熱線服務(wù)等人性化服務(wù)方式，并為群眾提供老花鏡、放大鏡、便民箋等，為解決工齡工資、退休、拆遷、社會(huì)保險(xiǎn)、房產(chǎn)繼承、民政優(yōu)撫、民族成分、落實(shí)政策等方面問題提供大量的有效憑證，及時(shí)化解諸多民生矛盾糾紛，真正發(fā)揮檔案服務(wù)群眾的積極作用。通過向檔案利用服務(wù)對象發(fā)放《征求意見表》，實(shí)行檔案查詢信息公開化，服務(wù)對象直接參與服務(wù)監(jiān)管，請群眾當(dāng)“裁判員”。張貼服務(wù)流程圖，就應(yīng)辦流程作出詳細(xì)注解、具體說明；明確檔案利用服務(wù)“零收費(fèi)”、“高效率”，堅(jiān)決抵制亂收費(fèi)、私自收費(fèi)、無故推諉等現(xiàn)象；向服務(wù)不佳、態(tài)度生硬、“庸、懶、散、拖”、亂收費(fèi)等現(xiàn)象亮出利劍。牢固樹立為民服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)籌管理，著力構(gòu)建檔案立體服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)提升檔案服務(wù)效能，推進(jìn)檔案服務(wù)民生、服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。構(gòu)建檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。按照地域、行業(yè)和服務(wù)對象的不同，構(gòu)建多元化、全方位的檔案服務(wù)管理體系，形成覆蓋全縣的檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)效能。推行免費(fèi)查檔服務(wù)。積極推行免費(fèi)查檔服務(wù)，所有群眾均可按相關(guān)規(guī)定免費(fèi)查閱所需檔案、免費(fèi)出具各種證明，進(jìn)一步推進(jìn)檔案服務(wù)民生、服務(wù)群眾，充分發(fā)揮檔案公共服務(wù)效能。推行便民查檔服務(wù)。積極推行電子查檔服務(wù)，切實(shí)提高查檔效率，提升檔案服務(wù)效能。在信息網(wǎng)、政務(wù)公開欄上公開公布查檔電話、查檔所需資料和查檔程序，認(rèn)真開展電話、QQ、來函等多種形式的檔案查閱利用代理服務(wù)，函寄檔案利用證明，為外出務(wù)工群眾提供輕松便捷的“保姆式”查檔服務(wù)，切實(shí)深化便民服務(wù)。制定檔案人員崗位職責(zé)、檔案首接首問責(zé)任制度和限時(shí)辦結(jié)制度、檔案利用管理制度等，明確檔案受理項(xiàng)目、服務(wù)范圍、辦理程序、需要提供的資料以及承諾辦理的時(shí)限，并定期公開公示檔案承諾、踐諾、服務(wù)等情況，廣泛接受群眾社會(huì)監(jiān)督，傾力打造“陽光檔案”，切實(shí)密切檔群關(guān)系，提升檔案公信度和群眾滿意度。

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作者簡介：李金艷（1975—），女，吉林通榆人，大學(xué)畢業(yè)，助理館員，現(xiàn)從事基層動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檢驗(yàn)工作。