檔案編研與檔案文獻的選擇性傳播

劉偉

[摘 要]指出檔案文獻的傳播是一種有選擇性的傳播，分析這種選擇性傳播發(fā)生的原因，并對如何提高檔案編研質(zhì)量提出了幾點看法。

[關鍵詞]檔案編研；檔案文獻；選擇；傳播

檔案文獻同其他類型的文獻一樣，經(jīng)過自然和人為的選擇后，只有一部分得以保留并傳播于世，我們把這一過程稱為“檔案文獻的選擇性傳播”。

1.著力提高檔案編研的質(zhì)量

檔案編研是一項重要的信息傳播工作，編研成果質(zhì)量的高低，直接影響到檔案文獻的傳播效果。為了促進檔案文獻的選擇性傳播，必須著力提高檔案編研的質(zhì)量。自20世紀80年代開始，全國省、地、市級檔案館和檔案行政管理部門先后組建起了編研機構，配備了專、兼職的編研人員，形成了一個生機勃勃的大力開發(fā)、傳播檔案文獻信息的局面，編研成果數(shù)量大增，并且在利用現(xiàn)代技術、采用新型載體方面取得了顯著成效。由于編研工作在服務現(xiàn)代化建設中做出了重要貢獻，檔案館擴大了自身的社會影響，提高了社會地位。但也要看到，利用編研成果的狀況還不盡如人意，許多編研成果被束之高閣，無人問津，得不到有效地傳播，發(fā)揮不出應有的效益。究其原因，主要是編研成果的質(zhì)量問題。筆者認為，編研的選題、選材、成果的形式及編研工作者的水平，是決定檔案編研質(zhì)量高低的重要因素，必須在這幾方面下功夫。

1.1關于選題

（1）選題要有較強的針對性和時效性。針對性主要是滿足當前社會主義現(xiàn)代化建設中某些方面的急需，時效性則是強調(diào)及時有效地提供服務。檔案編研為了做到有針對性和時效性，編研人員必須吃透兩頭，即了解上頭的方針政策和中心工作，掌握下頭的實際需求。只有這樣才能緊密地配合形勢，抓住當前需要解決的主要問題，推出高質(zhì)量的編研成果。在實際工作中，編研人員切不可閉門造車，想當然地去制造選題，而應走出館門，走向社會，深入進行調(diào)查，了解用戶的需求，抓住有普遍意義的選題，開展編研工作。

（2）確定選題要大小適當。編研人員在確定選題時要考慮自身的條件，量力而行。選題不宜過大，因為選題過大，耗費的人力、物力和財力就會過多，所用的時間就會過長，即使是編研成果出來了，也往往會因錯過利用時機，成為馬后炮發(fā)揮不出應有的作用。同時，選題過大，難度也大，編研人員難以駕馭，不易出成果。當然，選題也不宜過小，因為過小的選題，其服務面窄，反映不出帶有普遍性的東西，因而也難以產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益。

（3）確定選題要考慮實用價值和研究價值。編研成果的實用價值是指選題能夠在領導決策中發(fā)揮重要的參考作用，在社會主義現(xiàn)代化建設中發(fā)揮重要的服務作用；研究價值則是指選題應有一定的學術理論意義，值得人們研究。

1.2關于選材

（1）在材料的收集上要注意全面性和指向性。全面性是指根據(jù)選題，盡可能地收集與選題相關的和有用的檔案材料；指向性則是指收集的檔案材料盡可能地反映選題所涉及領域的新動向和新信息。

（2）在材料的整理上要仔細鑒別、認真考訂。整理是使收集的檔案材料系統(tǒng)化條理化的過程，目的是為下一步的編輯工作打下基礎。在材料的整理過程中，只有做好鑒別、考訂工作，才能使材料準確無誤、真實可靠、具有權威性和說服力。

1.3關于成果的形式

要為用戶提供需求對路的編研成果，必須考慮成果的形式。從實際工作看，成果的形式主要有：①匯編、選編專題原文檔案信息，提供一次檔案文獻；②編輯專題目錄、索引、文摘，提供二次檔案文獻；③利用檔案信息編寫大事記、地區(qū)概況、組織沿革、數(shù)據(jù)匯編、專題簡介等再創(chuàng)造性成果，提供三次檔案文獻。

1.4提高編研工作者的水平

檔案編研是一項研究性、創(chuàng)造性的勞動，需要編研人員有良好的敬業(yè)精神和豐富的知識。雖然各級檔案部門已建立起了編研隊伍，但從人員的知識構成看，他們的理論知識與技術方法還較欠缺。為此，每一位從事編研工作的人員都要刻苦學習，開拓進取，努力培養(yǎng)自己勝任編研工作的能力。負有編研工作領導職責的同志要積極為編研人員創(chuàng)造良好的學習條件，加大對編研人員培訓教育的投入，強化編研人員的素質(zhì)教育，盡快提高他們的編研水平。高等學校檔案專業(yè)要加強編研人才的培養(yǎng)，建立起人才良性循環(huán)的機制，使編研隊伍專家化學者化，使編研工作更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

2.檔案文獻選擇性傳播的成因

檔案是一種特殊的文獻，它客觀地反映人類社會實踐活動的過程與面貌，既不是事后編寫或另外收集的，也不是像圖書報刊那樣用來供人們閱讀的；并且一經(jīng)形成后，就不能進行內(nèi)容上的修飾、涂改與刪除，這使得檔案與生俱來就具有孤本性、機密性和內(nèi)向性等特點，從而極大地限制了檔案文獻的普遍傳播。

從檔案自身的特點看，一方面，檔案文獻的傳播要受一定條件的限制；另一方面，檔案文獻又必須在傳播中才能實現(xiàn)其價值。因此，檔案文獻的傳播必須有選擇地進行。筆者認為，至少有三個因素促成了檔案文獻選擇性傳播的發(fā)生。

（1）利用者主動選擇。檔案是人們在實踐中形成并經(jīng)過歸檔整理以備查考利用的原始記錄性文獻，人們之所以想方設法地管理好檔案，就是為了滿足用戶的利用需求。在檔案界，利用率的高低歷來是評價檔案價值的重要指標；而在歷史上，也往往是那些利用或引用頻繁的檔案得以保存。

（2）利用者被動選擇。檔案文獻的提供利用是一項服務性工作，檔案的所有者常常根據(jù)某種情況向利用者提供檔案文獻（多半是經(jīng)過加工、整理的檔案編纂成果），此時的檔案利用者作為受眾群體成為了服務的對象，這也使得檔案文獻的傳播得以實現(xiàn)。

（3）自然的選擇。需要說明的是，這里的“自然”是泛指那些不受個人意志支配的社會與自然環(huán)境因素。無數(shù)的史實證明，良好的政治、經(jīng)濟、科學技術以及文化教育環(huán)境，能夠有效地保護和促進檔案文獻的廣泛傳播。