試論電子政務(wù)與電子檔案管理相互依托的關(guān)系

于濤

[摘 要]運用計算機、網(wǎng)絡(luò)和通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明、符合國際水準的管理與服務(wù)。隨著電子政務(wù)的實施與運用，電子檔案被越來越多的存儲和應(yīng)用。現(xiàn)試論電子政務(wù)與電子檔案兩者之間的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]電子政務(wù)；電子檔案管理；必然聯(lián)系

在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的今天，各級政府部門利用計算機處理政務(wù)已相當普遍，這就出現(xiàn)了電子政務(wù)。電子政務(wù)是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的有機融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以應(yīng)用為靈魂，以便民為目的的現(xiàn)代化政府管理模式。從長遠來看，電子政務(wù)的根本意義并不在于其表現(xiàn)形式，而在于其能否為公眾提供實用的信息和服務(wù)。電子政務(wù)的功能不能僅僅停留在發(fā)布與政府有關(guān)的靜態(tài)信息上，而要最終實現(xiàn)政府信息資源與社會信息資源的無縫集成，從而使政府真正實現(xiàn)辦公自動化、管理信息化和決策科學化的新型管理模式。然而，從我國目前情況看，電子政務(wù)信息資源普遍存在著信息內(nèi)容少、信息質(zhì)量不高、信息流通慢等方面的問題。另一方面，作為一種重要的原生性資源，檔案信息資源的建設(shè)卻長期不為社會所重視。因此，實施檔案信息資源與電子政務(wù)信息資源的合作開發(fā)，共建我國高水平的基礎(chǔ)信息資源庫，是電子政務(wù)信息資源建設(shè)的合理途徑與方法。

一、電子政務(wù)與電子檔案及之間的必然聯(lián)系性

電子政務(wù)與電子檔案管理之間存在著密切聯(lián)系，同時決定了電子政務(wù)與電子檔案相互依托的關(guān)系。

1.電子政務(wù)與電子檔案的定義

電子政務(wù)是指運用計算機、網(wǎng)絡(luò)和通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明、符合國際水準的管理與服務(wù)。

電子檔案是指經(jīng)過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件。

2.兩者之間的必然聯(lián)系性

檔案是國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位以及個人在社會實踐活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。電子政務(wù)信息按來源可以分為兩大部分：第一部分是傳統(tǒng)政府部門在政務(wù)管理活動中形成的各種歷史記錄和文件信息，包括各級政府頒布的法律法規(guī)、政策、各種統(tǒng)計信息等；第二部分主要是在電子政務(wù)環(huán)境下政府部門在各種政務(wù)活動中形成的各種電子化、數(shù)字化政務(wù)信息。由此可見，政府部門是電子檔案的重要形成者，政務(wù)電子信息是電子檔案的重要來源，經(jīng)過鑒定具有保存價值的電子政務(wù)信息就會轉(zhuǎn)化為電子檔案。因此，兩者之間是密切聯(lián)系的兩個主體，兩者的聯(lián)系是必然選擇。

二、電子政務(wù)下的電子檔案管理

1.要進一步解放思想，與時俱進，營造電子檔案管理與電子政務(wù)的同步發(fā)展的良好環(huán)境

各級政府機關(guān)檔案管理部門要敢于參與，積極主動爭取參加到本部門的電子政務(wù)建設(shè)中，為電子政務(wù)與電子檔案合作獻計獻策。因此，1要樹立創(chuàng)新意識，按電子政務(wù)建設(shè)的程序有規(guī)律地介入其中，提出與之配套管理的規(guī)范標準和電子文件形成運轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設(shè)計原則；二樹立市公眾意識，堅持以政府信息公開位原則，以不公開位例外，滿足社會需求的政府行為；三樹立學習意識，要學習國際上電子政務(wù)建設(shè)的先進管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新適用技術(shù)和規(guī)范標準，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國際化進程，今早實現(xiàn)電子政務(wù)更廣范圍內(nèi)的使用。

2.對電子政務(wù)文件實行前段控制

電子文件有易改性、易逝性等特點，如果還按照過去的樣子，展昭文件的存檔順序按部就班的管理電子檔案，那電子檔案的真實性就無法保證了，電子文件的流失也是不可避免的，不且還會造成部分重復工作。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被改動，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時就已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，政務(wù)工作中的電子文檔必須貫徹“前段控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。

三、關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務(wù)與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點：

1.電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭；電子檔案管理是電子政務(wù)的效率所在。

2.電子檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；電子政務(wù)建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務(wù)與電子檔案之間是必然聯(lián)系的不可分割的。由此，為了實現(xiàn)在電子政務(wù)中的電子檔案管理，從電子政務(wù)角度講應(yīng)該：在電子政務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)有電子檔案管理的設(shè)計；在電子政務(wù)的建設(shè)時，應(yīng)有檔案部門人員的參與；在電子政務(wù)的實施時，應(yīng)有檔案部門人員的指導。而從電子檔案管理角度講：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、擴大職能，參與電子政務(wù)的建設(shè)；檔案人員應(yīng)更新知識，從而有能力參與電子政務(wù)的建設(shè)；檔案標準的制定應(yīng)能適應(yīng)電子政務(wù)的需要。

筆者認為電子政務(wù)是一個系統(tǒng)工程，它的蓬勃興起，對于電子檔案管理來說既是挑戰(zhàn)又是機遇。為了面對挑戰(zhàn)，抓住機遇，我們應(yīng)該從理論與實踐上，從觀念與職能上，從標準與規(guī)范上積極創(chuàng)造與電子政務(wù)建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，培養(yǎng)既懂電子檔案又懂電子政務(wù)的新的復合性人才，積極參電子政務(wù)與檔案管理建設(shè)。因為，保管好電子檔案，保存人類遺產(chǎn)，這既是我們檔案工作人員在數(shù)字化的信息時代所肩負的新的歷史使命，又是當前我們檔案管理者急需承擔的任務(wù)。