檔案管理以及知識管理關(guān)系淺析

林楠

[摘 要]本文針對兩者關(guān)系展開進一步研究，對優(yōu)化檔案工作以及知識管理，提升實踐工作水平，有重要的實踐意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；知識管理；關(guān)系

1.前言

當前經(jīng)濟建設(shè)持續(xù)發(fā)展，然而企業(yè)看重的主體卻仍舊是管理。同時，其只有實施有效管控，方能推動自身的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作中應用模式、管理體制、工作理念的更新改革為其重要的內(nèi)容。而經(jīng)濟發(fā)展推動現(xiàn)代科學技術(shù)的持續(xù)更新，因此在激烈市場競爭之中為獲取勝利企業(yè)唯有主動進取，應用現(xiàn)代科技手段以及有效的知識管理對策做綜合研究，注重知識管理分析，明確檔案管理以及知識管理內(nèi)在關(guān)系，方能達到事半功倍的工作效果，實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

2.檔案管理以及知識管理關(guān)系

檔案管理以及知識管理其具體對象相同，且工作目標以及管理流程極為相似，擁有一樣的管理技術(shù)手段。企業(yè)內(nèi)部文件資料、文獻等統(tǒng)稱做檔案，而其基礎(chǔ)則為知識，也就是說知識為組成文件資料內(nèi)容的核心關(guān)鍵。因此，檔案管理工作中一部分從屬為知識范疇，其管理流程同樣是知識管理環(huán)節(jié)。企業(yè)從事檔案管理目標在于為令檔案管理工作面向經(jīng)營活動服務，并可為員工提供所需的檔案資料。而檔案呈現(xiàn)出一定的知識形態(tài)，其工作目標在于為整體社會提供優(yōu)質(zhì)服務。知識管理則可確保自身價值的最終實現(xiàn)，促進組織核心競爭力的全面提升。因此，企業(yè)從事知識管理工作階段中，應在適合的層面應用有效工作模式，方能令人們獲取到真正所需的知識信息，便于他們在實踐工作中可獲取到更好的幫助并設(shè)定良好的工作措施。

企業(yè)檔案管理由傳統(tǒng)層面來講劃分為六個環(huán)節(jié)，即接收以及征集信息、進行檔案資料整理、分析鑒定、安全保管、細致統(tǒng)計分析以及最終的應用服務。還有人增加了有關(guān)檔案檢索、信息編目、研究編輯等內(nèi)容。知識則涵蓋七部分內(nèi)容，即知識產(chǎn)生、匯總、存儲、加工處理、整理分析、評估研究以及應用。從中不難看出，由管理流程來講，兩者極為相似，管理對象體現(xiàn)了一定的分散性，均為了令管理對象更加集中，通過有效搜集存儲，使管理對象更加有序，并做好鑒定評價，令其更為優(yōu)化，通過服務經(jīng)營活動，凸顯功能價值。

3.檔案管理以及知識管理互相交融

知識管理工作對于檔案管理形成了良好的促進影響，同傳統(tǒng)檔案工作對比分析，不論內(nèi)容或是形式均形成了明顯變化，具體成因可追溯到吸納借鑒知識管理相關(guān)元素，在工作領(lǐng)域以及服務價值上實現(xiàn)了廣泛挖掘以及深入發(fā)展。知識管理工作理念明確各類載體形態(tài)內(nèi)容均可整合構(gòu)成不一樣的知識，創(chuàng)建更完整的系統(tǒng)化知識資源庫，并倡導社會組織以及個人在從事檔案管理或是文件管理工作中開創(chuàng)、共享應用豐富知識，凸顯其功能價值?；谥R管理應用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，積極為用戶提供更豐富、深層次的知識以及信息服務，更新了以往檔案管理模式之中的滯后手段。在一定層面推動檔案管理工作職能形成變化。該類變化為從外至內(nèi)、從淺到深、從物理管控向智能化管控發(fā)展的階段，并在于確?，F(xiàn)代社會記憶功能的全面完整性，為檔案管理的不斷創(chuàng)新提供了更優(yōu)質(zhì)的方式，并推動其實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

檔案以及文件為各組織單位以及個人的核心知識資源，體現(xiàn)了極為重要的應用以及歷史價值。從組織層面來講，工作人員流動性會導致重要檔案信息的丟失，而員工個體之中包含的隱性知識內(nèi)容則較難做好有效管控。為實現(xiàn)隱性知識轉(zhuǎn)化，需要利用文字、影像處理以及圖標方法進行并形成檔案。對于個人來講，從事各類社會活動以及研究學習階段中，重要成果以及情感訴求則會變化成為資料文件。組織單位以及個人在不斷的社會活動過程中形成經(jīng)驗積累，這樣知識則會完成沉淀。而知識檔案資料之中包含的知識在應用階段中，還會形成新知識，產(chǎn)生更大價值。該類圖文信息利用檔案管理模式最終實現(xiàn)，為知識管理凝聚了更加豐富寶貴的知識資源。

4.檔案管理以及知識管理相輔相成

知識管理可令檔案工作職能全面完善，伴隨知識管理的不斷強化以及信息技術(shù)的廣泛應用，使檔案管理變成知識管理工作的核心構(gòu)成內(nèi)容，在知識管理規(guī)劃以及標準要求之下優(yōu)化了檔案工作職能。令其從以往的實體管理轉(zhuǎn)變成知識管理，注重對檔案知識資源的研究開發(fā)以及實踐應用，完成檔案信息的智能化服務管理，令檔案知識實現(xiàn)全面共享。另外，也促進檔案員工角色的更新轉(zhuǎn)變，由以往的檔案保管員發(fā)展成為檔案知識的提供人、服務管理以及決策咨詢主體。

通過知識管理可完成檔案業(yè)務流程的全面再造，通過信息化檔案管理手段形成了豐富的電子文件。而對于電子文件資料的管理則促進檔案工作業(yè)務流程的更新再造。該流程涵蓋生成文件、應用歸檔、永久存儲以及銷毀文件的整體過程。新型業(yè)務流程利于強化檔案文件資料的知識管理，可提升各類業(yè)務工作服務能力，優(yōu)化實踐工作效率。

5.結(jié)語

總之，知識管理以及檔案管理互相融合，同時包含差異性。檔案管理工作中有效應用知識管理技巧方式，利于提升檔案管理工作效率以及服務質(zhì)量水平。而知識管理也持續(xù)滲透并體現(xiàn)在檔案管理工作中，后者伴隨知識更新發(fā)展，持續(xù)采用現(xiàn)代技術(shù)方式，進而完成了基于知識管理為先導的檔案管理工作。而檔案管理也不出所料變成知識管理工作的核心基礎(chǔ)，為學習人員持續(xù)提供了用于檢索分析、查重資料信息的重要工具，漸漸構(gòu)建成為基于檔案管理核心的知識管理，令檔案資料內(nèi)含的信息價值逐步升華到知識層面。

參考文獻：

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