論高校實(shí)物檔案的規(guī)范化管理

李昂

[摘 要]隨著檔案事業(yè)不段發(fā)展，高校實(shí)物檔案作為特殊檔案越來(lái)越受到重視。由于實(shí)物檔案的載體形態(tài)各異，不僅增加了收集整理的難度同時(shí)也增加了保管利用的難度。本文就實(shí)物檔案的規(guī)范化管理和利用問(wèn)題進(jìn)行探析，力求找出相應(yīng)的解決策略，從而讓實(shí)物檔案的管理工作有序進(jìn)行。

[關(guān)鍵詞]高校實(shí)物檔案；規(guī)范化管理；利用

引言

高校在建設(shè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生大量具有價(jià)值的實(shí)物檔案，由于檔案意識(shí)的缺乏，很多具有歷史意義的實(shí)物檔案沒(méi)有得到很好的保存。近年來(lái)，隨著檔案意識(shí)提高和相關(guān)部門的重視，實(shí)物檔案的收集量和種類有所提升，但是相較于文書(shū)檔案與科技檔案來(lái)說(shuō)，投入到此的人力物力要減少許多，實(shí)物檔案的管理體系還存在著很多問(wèn)題，因而發(fā)展緩慢。原國(guó)家教委《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中沒(méi)有將實(shí)物檔案納入管理范圍，導(dǎo)致各高校沒(méi)有統(tǒng)一的理論指導(dǎo)，實(shí)際操作中缺少了理論支持，從而實(shí)物檔案管理工作沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范?！丁锤叩葘W(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施手冊(cè)》中雖涉及實(shí)物類檔案工作規(guī)范，但是較為簡(jiǎn)單；段東升主編的《高校檔案規(guī)范化管理工作手冊(cè)》中將實(shí)物檔案納入高校特殊載體檔案，較為詳細(xì)介紹了實(shí)物檔案的概述、整理、編目、保管與利用，為高校實(shí)物檔案規(guī)范化管理奠定了基石。本文以《高校檔案規(guī)范化管理工作手冊(cè)》為依托，結(jié)合本校實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)高校實(shí)物檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行分析討論。

一、實(shí)物檔案概述

實(shí)物檔案是指高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種實(shí)物及其相配套的文字材料。是由多種材料制作成的檔案材料，屬于特殊載體之一。實(shí)物檔案按照實(shí)物所反映的問(wèn)題或性質(zhì)，可以分為榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、匾額、禮品、紀(jì)念品、字畫(huà)、停用的舊印章等。實(shí)物檔案的基本特點(diǎn)有記錄性、直觀性、多樣性和實(shí)證性。實(shí)物檔案作為檔案的一類，其原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。實(shí)物檔案的直觀性從其形態(tài)和內(nèi)容特征可體現(xiàn)出來(lái)。相較其他類型檔案，多樣性是實(shí)物檔案最顯著的特性，載體的形態(tài)、大小、體積、材質(zhì)各不相同，范圍十分廣泛，因此保存起來(lái)較為困難。實(shí)物檔案通過(guò)記載高校發(fā)展所獲得的榮譽(yù)與大事記等，具有很強(qiáng)的實(shí)證性。

二、實(shí)物檔案的整理與編目

（一）實(shí)物檔案的收集

高校各單位部門在公務(wù)及教學(xué)活動(dòng)中形成、獲得、接受、贈(zèng)送、或是征集的的具有一定級(jí)別的榮譽(yù)或禮品等均應(yīng)收集齊全，完好無(wú)損的整理歸檔。但是在實(shí)際工作中，部分單位將所得榮譽(yù)陳列在陳列室或辦公室，不會(huì)主動(dòng)向檔案部門移交。主要是歸檔意識(shí)不強(qiáng)、概念不清晰，很多人認(rèn)為檔案就是文件，其他都不屬于檔案，只用移交本單位產(chǎn)生的公務(wù)文件就可以，實(shí)物不需要?dú)w檔。其次實(shí)物檔案形成時(shí)間不確定，各單位獲得榮譽(yù)或禮品等形成的時(shí)間沒(méi)有一定的規(guī)律，因此實(shí)物檔案的收集很難完整齊全。

高校檔案人員應(yīng)做好檔案的宣傳工作，加強(qiáng)檔案政策與法規(guī)的宣傳力度，盡力爭(zhēng)取各相關(guān)部門單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，定期組織兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案意識(shí)，做到全校各單位按時(shí)完整歸檔，為后續(xù)檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。對(duì)于需要展放一段時(shí)間的單位，可以先將實(shí)物歸檔，檔案人員進(jìn)行相關(guān)的整理編目，然后辦理借用手續(xù)。這樣既保證實(shí)物檔案及時(shí)歸檔，也發(fā)揮了利用功能。

（二）實(shí)物檔案的整理

實(shí)物檔案的鑒定工作。我校檔案館規(guī)定市級(jí)以上榮譽(yù)、重要公務(wù)往來(lái)的禮品或紀(jì)念品、名人字畫(huà)、停用印章等都屬于歸檔范圍。首先需對(duì)每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。其次確定歸檔實(shí)物的保管期限。由于實(shí)物檔案數(shù)量較為稀少，又具有很強(qiáng)的特殊歷史意義，一般都劃分為永久保存。

實(shí)物檔案的分類工作。實(shí)物檔案一般以件為單位進(jìn)行整理歸檔，一件實(shí)物給一個(gè)檔號(hào)，我校實(shí)物檔案分類按照《〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施手冊(cè)》中的分類方案：SW12為獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)，SW13為獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗，SW14為禮品、紀(jì)念品，SW15為字畫(huà)，SW16為印章，SW17為其他類。高校確定一種分類方案后應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定，不能輕易作改動(dòng)。

實(shí)物檔案的排列與編號(hào)。根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按時(shí)間先后順序排列。先按照類別分開(kāi)，每一類型實(shí)物排列在一起，然后再按時(shí)間先后順序排列。方式為：全宗號(hào)—實(shí)物（SW）—類別—年度—件號(hào)，這種排列方式既便于查找又方便庫(kù)房的存放。根據(jù)排列方式，編制由全宗號(hào)、實(shí)物（SW）分類號(hào)、年度、件號(hào)等各項(xiàng)組成的檔號(hào)。然后將檔號(hào)填寫(xiě)在歸檔標(biāo)簽上，在實(shí)物檔案上粘貼檔號(hào)完整的歸檔標(biāo)簽。印章檔案應(yīng)裝在規(guī)定的盒具內(nèi)，一般停用的舊印章是成批歸檔，按照年度歸檔即可。

實(shí)物檔案的目錄與封面編制。實(shí)物檔案歸檔目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任者、歸檔日期、備注、互見(jiàn)號(hào)。其中題名中需包含簡(jiǎn)要的文字說(shuō)明：獲得榮譽(yù)的時(shí)間、級(jí)別、榮譽(yù)單位、授予單位；禮品紀(jì)念品的授予者、接受者、公務(wù)活動(dòng)名稱；名人字畫(huà)需寫(xiě)人物簡(jiǎn)介；印章要寫(xiě)明使用的起止日期。實(shí)物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面，并可將歷年的目錄按類別分別裝訂成冊(cè)以利于查閱利用。封面設(shè)置全宗號(hào)名稱、年度、類別、起止檔號(hào)等項(xiàng)目。

三、實(shí)物檔案的保管與利用

（一）實(shí)物檔案的保管

實(shí)物檔案由于大小形態(tài)各異，為檔案保管帶來(lái)極大的不便。實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)專柜保管，不宜與其他類檔案存放一起。對(duì)于獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、獎(jiǎng)狀等小幅面的實(shí)物可以按照分類編號(hào)、年度、件號(hào)排列順序保存到相應(yīng)的檔案裝具中。較大的實(shí)物檔案如獎(jiǎng)杯、錦旗、禮品、字畫(huà)等由于規(guī)格不盡相同，無(wú)法裝入裝具，可放入專門的檔案柜或者陳列柜。對(duì)于有條件的單位，可以建立單獨(dú)的實(shí)物檔案展覽室，既能為實(shí)物檔案存放提供場(chǎng)所，又能將實(shí)物檔案作為展品以供參觀學(xué)習(xí)。

存放實(shí)物檔案的密集架、檔案柜和庫(kù)房應(yīng)保持整潔，定期除塵，做好防光、防盜、防蟲(chóng)、防霉、防損工作。嚴(yán)格控制庫(kù)房的濕度、溫度，避免實(shí)物檔案褪色、氧化、生銹等，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。易蟲(chóng)蛀、易腐蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲(chóng)、防腐蝕的技術(shù)保護(hù)工作，易碎材質(zhì)的實(shí)物要放置在安全穩(wěn)固的固定空間。印章檔案按照檔號(hào)順序統(tǒng)一裝入“井”字形印章盒中，將印章拓印于一張印模單上作為目錄，盒內(nèi)從上到下的排列順序?yàn)椋河∧巍獋淇急怼≌隆?duì)于已存檔的實(shí)物檔案均應(yīng)專拍成照片進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，一般的查閱工作可直接調(diào)取照片以供使用，以免頻繁調(diào)取實(shí)物檔案造成不必要的毀損。

（二）實(shí)物檔案的利用

檔案部門應(yīng)制定配套的實(shí)物檔案管理制度，明確實(shí)物檔案的審批登記手續(xù)。實(shí)物檔案可供于查閱，一般不借出館（室）外利用，如確實(shí)需要使用檔案原件的部門需提交借用說(shuō)明以及歸還時(shí)間，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理外借手續(xù)。歸還實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，核查檔案沒(méi)有損壞后完成歸還手續(xù)。

實(shí)物檔案收集、保管的目的在于利用，充分利用實(shí)物檔案具有直觀性、實(shí)證性的特點(diǎn)，來(lái)展示學(xué)校發(fā)展歷程中所獲得的榮譽(yù)與工作成果。將實(shí)物檔案進(jìn)行整理編研，展示在校史館或者專門的實(shí)物展廳，以真實(shí)、生動(dòng)的檔案史料激勵(lì)學(xué)生、陶冶學(xué)生情操。讓師生在參觀學(xué)習(xí)過(guò)程中了解學(xué)校的歷史、發(fā)展過(guò)程、輝煌成就、辦學(xué)特色以及辦學(xué)理念，在潛移默化中接收愛(ài)校敬業(yè)和創(chuàng)新自律教育，從而增強(qiáng)師生的榮譽(yù)觀、責(zé)任心和使命感。重大活動(dòng)或來(lái)賓訪問(wèn)時(shí)參觀校史館，并且定期將校史館對(duì)外開(kāi)放，讓更多的民眾走進(jìn)校史館，通過(guò)展覽進(jìn)行宣傳教育工作，將學(xué)校教育理念、榮譽(yù)成果、科技發(fā)展、人文思想、發(fā)展戰(zhàn)略等展示給社會(huì)和廣大師生，使之成為面向社會(huì)，傳播科學(xué)文化知識(shí)的教育基地。

小結(jié)

實(shí)物檔案作為高校檔案的重要組成部分，其管理和利用工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理存在著很大的差異，做好實(shí)物檔案的規(guī)范化管理以及最大化實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的利用價(jià)值是需要我們的不斷探索研究。這將是一項(xiàng)繁雜、長(zhǎng)期而艱巨的工程，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。

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