編制會(huì)計(jì)分錄與電算化分錄的問(wèn)題與對(duì)策

劉義武

（綿陽(yáng)電大江油分校，四川 江油 621700）

編制會(huì)計(jì)分錄與電算化分錄的問(wèn)題與對(duì)策

劉義武

（綿陽(yáng)電大江油分校，四川 江油 621700）

會(huì)計(jì)分錄在手工環(huán)境下是根據(jù)借貸記賬法“有借必有貸，借貸必相等”的記賬規(guī)則編制的，在電算化會(huì)計(jì)中多數(shù)分錄的編制與手工相同，但有部分分錄與手工存在差異，需要進(jìn)行剖析，變換被計(jì)算機(jī)接收后才能保證會(huì)計(jì)信息的正確性，否則輸出的賬簿和報(bào)表信息有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。做好編制會(huì)計(jì)分錄這一工作尤為重要。

手工會(huì)計(jì)；電算化會(huì)計(jì)；會(huì)計(jì)分錄

借貸記賬法的進(jìn)一步運(yùn)用，就是對(duì)工業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過(guò)編制記賬憑證，準(zhǔn)確、熟練地在賬戶(hù)體系中的有關(guān)賬戶(hù)中全面地、相互聯(lián)系地進(jìn)行登記。編制記賬憑證在教學(xué)與考試中多為編制會(huì)計(jì)分錄。會(huì)計(jì)分錄要根據(jù)科目的屬性編制，做到既滿足編制報(bào)表的需要，又符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定和會(huì)計(jì)處理規(guī)范。在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，會(huì)計(jì)電算化取代了手工會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)工作中的作用，會(huì)計(jì)電算化已成為當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)工作的主要工具，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化，使傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。但手工會(huì)計(jì)與電算化有區(qū)別又有聯(lián)系，必然導(dǎo)致會(huì)計(jì)分錄的編制存在差異，處理好這些差異刻不容緩。

1　編制會(huì)計(jì)分錄的基本方法

1.1記賬規(guī)則法

記賬規(guī)則法就是用借貸法記賬規(guī)則“有借必有貸，借貸必相等”編制會(huì)計(jì)分錄。

1.1.1會(huì)計(jì)分錄的概念

會(huì)計(jì)分錄是指按照復(fù)式記賬的要求，每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)列示其應(yīng)借記和應(yīng)貸記的賬戶(hù)及其金額的一種記錄。會(huì)計(jì)分錄又稱(chēng)為記賬公式或簡(jiǎn)稱(chēng)分錄。確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的賬戶(hù)及其借貸方向和金額的方法就是編制會(huì)計(jì)分錄。

1.1.2會(huì)計(jì)分錄的要素

會(huì)計(jì)分錄主要包括會(huì)計(jì)科目（賬戶(hù)）、記賬方向（記賬符號(hào)）、應(yīng)記金額。

1.1.3會(huì)計(jì)分錄的分類(lèi)

根據(jù)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及會(huì)計(jì)賬戶(hù)的多少，可把會(huì)計(jì)分錄分為簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)分錄和復(fù)合會(huì)計(jì)分錄。

（1）簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)分錄指的是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)僅涉及兩個(gè)賬戶(hù)的分錄，即“一借一貸”的分錄。

例如：把現(xiàn)金存入銀行的分錄。

（2）復(fù)合會(huì)計(jì)分錄指的是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及兩個(gè)以上賬戶(hù)的分錄，即“一借多貸”“一貸多借”或“多借多貸”的分錄。

特別說(shuō)明：同一筆業(yè)務(wù)可分清賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系者，可用多借多貸的會(huì)計(jì)分錄。其缺點(diǎn)是易造成賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系混亂。實(shí)踐中不允許將不同類(lèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合并編制多借多貸的會(huì)計(jì)分錄。

例如：不能把“現(xiàn)金存入銀行”和“采取賒銷(xiāo)方式銷(xiāo)售商品”業(yè)務(wù)合并編制如下分錄。

1.1.4會(huì)計(jì)分錄的編制方法步驟如下。

（1）分析列出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中涉及的會(huì)計(jì)科目。

（2）分析會(huì)計(jì)科目的性質(zhì)，如資產(chǎn)類(lèi)科目、負(fù)債類(lèi)科目等。

（3）分析各會(huì)計(jì)科目的金額增減變動(dòng)。

（4）根據(jù)步驟2、3結(jié)合各類(lèi)賬戶(hù)的借貸方反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容（增加或減少），判斷會(huì)計(jì)科目的方向。

（5）確定應(yīng)借應(yīng)貸賬戶(hù)是否正確，借貸方金額是否相等。根據(jù)有借必有貸，借貸必相等的記賬規(guī)則，編制會(huì)計(jì)分錄。

1.1.5按照規(guī)定的格式書(shū)寫(xiě)會(huì)計(jì)分錄。

（1）先寫(xiě)借方科目，后寫(xiě)貸方科目。

（2）貸方的文字和數(shù)字都要比借方后退兩格書(shū)寫(xiě)。

（3）在一借多貸或一貸多借和多借多貸的情況下，借方或貸方的文字要對(duì)齊，金額也要對(duì)齊，檢查借方和貸方合計(jì)是否相等。

例：×月×日甲公司獲得乙公司追加投資××元，存入開(kāi)戶(hù)銀行。

（1）該業(yè)務(wù)涉及資產(chǎn)類(lèi)的“銀行存款”和所有者權(quán)益類(lèi)的“實(shí)收資本”賬戶(hù)。

（2）“銀行存款”和“實(shí)收資本”均增加××元。

（3）因?yàn)橘Y產(chǎn)增加計(jì)入借方，而所有者權(quán)益增加計(jì)入貸方，因此結(jié)果如下。

1.2層析法

層析法是指將事務(wù)的發(fā)展過(guò)程劃分為若干個(gè)階段和層次，逐層遞進(jìn)分析，從而最終得出結(jié)果的一種解決問(wèn)題的方法。利用層析法編制會(huì)計(jì)分錄教學(xué)直觀、清晰，能取得理想教學(xué)效果，此種方法有助于學(xué)生準(zhǔn)確掌握會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)科目知識(shí)，較適用于單個(gè)會(huì)計(jì)分錄的編制。

1.3業(yè)務(wù)鏈法

所謂業(yè)務(wù)鏈法，就是指根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，組成一條連續(xù)的業(yè)務(wù)鏈，前后業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄間存在的一種相連的關(guān)系進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄的編制。

此種方法對(duì)連續(xù)性的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較有效，特別是對(duì)容易搞錯(cuò)記賬方向的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)效果更加明顯。

2　會(huì)計(jì)分錄與會(huì)計(jì)從業(yè)電算化分錄的差異問(wèn)題

手工會(huì)計(jì)和會(huì)計(jì)電算化之間存在區(qū)別與聯(lián)系，因此，兩者在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)也存在差異。

2.1會(huì)計(jì)電算化和手工會(huì)計(jì)的聯(lián)系

會(huì)計(jì)電算化和手工會(huì)計(jì)的聯(lián)系是兩者目標(biāo)一致；采用的基本會(huì)計(jì)理論與方法一致；基本功能一致；遵循的會(huì)計(jì)法規(guī)和制度一致；對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保存要求一致。

2.2會(huì)計(jì)電算化和手工會(huì)計(jì)的區(qū)別

會(huì)計(jì)電算化和手工會(huì)計(jì)的區(qū)別是系統(tǒng)初始化設(shè)置不同；科目設(shè)置和使用不同；賬簿形式和更正錯(cuò)賬方法不同；賬務(wù)處理程序不同。

2.3編制會(huì)計(jì)分錄與會(huì)計(jì)從業(yè)電算化分錄在實(shí)踐中存在的差異

電算化方式下會(huì)計(jì)分錄的編制方式與手工編制大部分是相同的，但部分會(huì)計(jì)分錄的編制與手工方式存在一定差異，需要調(diào)整傳統(tǒng)手工編制方式，以滿足電算化需求。手工方式下，會(huì)計(jì)人員可編制各種會(huì)計(jì)分錄，雖然部分不符合規(guī)范，但記賬人員可根據(jù)會(huì)計(jì)分錄分析后再登記賬簿，期末根據(jù)各賬戶(hù)的余額分析編制報(bào)表，而電算化方式下，會(huì)計(jì)分錄怎么做，計(jì)算機(jī)就怎么記賬，不像手工那樣先分析后記賬。因此，會(huì)計(jì)分錄編制質(zhì)量的高低在很大程度上影響報(bào)表編制，尤其是損益類(lèi)科目會(huì)計(jì)分錄的編制。

3　解決會(huì)計(jì)分錄與會(huì)計(jì)從業(yè)電算化分錄存在問(wèn)題的對(duì)策

會(huì)計(jì)分錄編制的正確、規(guī)范與否直接影響該賬戶(hù)業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)情況，最終影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。處理好會(huì)計(jì)從業(yè)電算化分錄存在的問(wèn)題刻不容緩。

3.1編制兩張憑證

電算化方式下會(huì)計(jì)分錄的編制方式與手工編制大部分相同，但部分會(huì)計(jì)分錄的編制與手工方式存在一定差異，需要調(diào)整傳統(tǒng)手工編制方式，以滿足電算化需要。會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，有一種編制會(huì)計(jì)分錄的做法也需要加以規(guī)范。

例1：某采購(gòu)員出差借款200元，采購(gòu)回來(lái)報(bào)銷(xiāo)，差旅費(fèi)及補(bǔ)助等共支出160元。假設(shè)借款時(shí)已作其他應(yīng)收款處理，該采購(gòu)員所花的費(fèi)用記入“管理費(fèi)用”。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會(huì)計(jì)分錄。

這樣在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類(lèi)型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，又會(huì)產(chǎn)生上述同樣的問(wèn)題，正確做法是編制兩張記賬憑證：一張收款憑證（40元）和一張轉(zhuǎn)賬憑證（160元），會(huì)計(jì)分錄如下。

3.2編制與傳統(tǒng)手工分錄相反的紅字分錄

上面的例子有幾種普通處理方法。

3.2.1借貸紅字法

3.2.2借方紅字法

用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金增加數(shù)，處理如下。

3.2.3過(guò)渡科目法

以上兩種處理方法在一定程度上滿足了會(huì)計(jì)報(bào)表的編制要求，但會(huì)計(jì)處理方式上都有不規(guī)范之處，為使其既滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的編制要求又符合會(huì)計(jì)處理規(guī)范要求，可用過(guò)渡法處理，過(guò)渡科目可任意設(shè)置，但月底必須結(jié)平，具體處理如下。

傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)方式下某些會(huì)計(jì)分錄是經(jīng)過(guò)人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到賬戶(hù)相反的方向。期間費(fèi)用類(lèi)賬戶(hù)一般是借方分析多欄式明細(xì)賬，平時(shí)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用賬戶(hù)時(shí)，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。

例2：“壞賬準(zhǔn)備”是按照“應(yīng)收賬款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞賬準(zhǔn)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收賬款”期末借方余額的一定比例提取時(shí)，就要將其差額沖減“管理費(fèi)用”，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)分錄如下。

登記“管理費(fèi)用”明細(xì)賬時(shí)，由于“管理費(fèi)用”是借方分析式多欄賬且平時(shí)不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會(huì)計(jì)人員必須經(jīng)過(guò)分析后用紅字登記到“管理費(fèi)用”相應(yīng)明細(xì)賬戶(hù)的借方，從而導(dǎo)致賬證方向不一致。而在電算化會(huì)計(jì)中，計(jì)算機(jī)記賬不可能像人腦那樣分析，它會(huì)登記到“管理費(fèi)用”相應(yīng)明細(xì)賬戶(hù)的貸方，從而導(dǎo)致手工與機(jī)器登記的管理費(fèi)用借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會(huì)計(jì)報(bào)表編制的準(zhǔn)確性。這是由于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)處理不規(guī)范導(dǎo)致的。會(huì)計(jì)人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會(huì)計(jì)分錄變換成如下分錄，避免出現(xiàn)上述問(wèn)題。

3.3用“過(guò)渡賬戶(hù)”編制兩張記賬憑證

在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中還有一些損益類(lèi)賬戶(hù)間調(diào)整需要編制相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄。

例3：將“生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)”調(diào)整到“制造費(fèi)用——折舊費(fèi)”中去。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的做法有兩種，其中一種分析如下。

因?yàn)椤吧a(chǎn)成本”為借方分析多欄式賬，分錄中的貸方必然會(huì)出現(xiàn)賬證不一致的問(wèn)題。解決這個(gè)問(wèn)題可借用一個(gè)過(guò)渡賬戶(hù)，如“其他應(yīng)付款——過(guò)渡”賬戶(hù)，通過(guò)編制兩張記賬憑證來(lái)解決，上述例子的會(huì)計(jì)分錄可以編制如下。這樣登賬時(shí)，“制造費(fèi)用”“生產(chǎn)成本”賬戶(hù)沒(méi)有問(wèn)題，過(guò)渡賬戶(hù)貸方也立即抵銷(xiāo)，只是增加了記賬憑證的數(shù)量。

綜上所述，會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)學(xué)員在學(xué)習(xí)電算化會(huì)計(jì)的過(guò)程中，或企業(yè)會(huì)計(jì)人員在編制電算化會(huì)計(jì)分錄時(shí)，既要遵循會(huì)計(jì)理論本身的要求，又要考慮電算化會(huì)計(jì)軟件的要求，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會(huì)計(jì)信息化需要。

主要參考資料

［1］張瑩.淺析會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)的比較［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011（11）.

［2］付得一.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)［M］.第3版.北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2011.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.042

F230

A

1673-0194（2015）16-0063-02

2015-06-11