應(yīng)用信息技術(shù)規(guī)范檔案管理的途徑與措施

張宗府

（濟(jì)寧市信息中心，山東 濟(jì)寧 272017）

應(yīng)用信息技術(shù)規(guī)范檔案管理的途徑與措施

張宗府

（濟(jì)寧市信息中心，山東 濟(jì)寧 272017）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的不斷運(yùn)用，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然要求。信息技術(shù)在規(guī)范檔案管理方面具有傳統(tǒng)檔案管理方式無法比擬的優(yōu)越性，針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)，如何正確運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為相關(guān)工作人員關(guān)注的重點(diǎn)。本文闡述新時(shí)代背景下采用信息技術(shù)規(guī)范檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，并介紹如何進(jìn)行規(guī)范的途徑和措施。

信息技術(shù)；規(guī)范；檔案管理

1　采用信息技術(shù)規(guī)范檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1提高檔案管理的工作效率

現(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)具有采集和整理速度快、存儲(chǔ)信息量大、檢索和查閱方便等特點(diǎn)，可極大地提高檔案管理工作的效率。目前很多單位的檔案信息量非常大，需要整理歸檔和存儲(chǔ)的檔案信息種類也很多，如果單純依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，而采用檔案管理信息化的方式可方便檔案信息采集，應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)軟件對(duì)信息進(jìn)行處理，以文字、圖表、各種格式的電子文檔和音頻、視頻等形式進(jìn)行分類和存儲(chǔ)，在查閱和檢索時(shí)只需在系統(tǒng)中簡(jiǎn)單輸入關(guān)鍵信息就可找到所需要的檔案資料，提高了檔案管理工作的效率。

1.2提高檔案信息的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式很容易導(dǎo)致檔案信息的丟失和損毀，造成檔案信息不全面、不完整，而采用檔案管理信息化系統(tǒng)則具有非常高的安全性。隨著通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息的存儲(chǔ)方式發(fā)生了很大改變，信息的輸入輸出次數(shù)沒有了局限性，不再像傳統(tǒng)檔案信息那樣，每次輸入輸出都會(huì)面臨著丟失或者損毀的風(fēng)險(xiǎn)，極大地提高了檔案信息的安全性。

1.3降低檔案管理的成本

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，采用檔案管理信息化系統(tǒng)只需一次性的投入，少量的運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用，加之電子檔案占用空間小，需要的管理資源少，大大降低了檔案管理的成本。一般單位的檔案管理系統(tǒng)只需兩到三名具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理員就可隨時(shí)隨地利用計(jì)算機(jī)清查統(tǒng)計(jì)、檢索和維護(hù)各種檔案數(shù)據(jù)。這減少了翻閱紙質(zhì)檔案的繁瑣程序，大大降低了檔案管理成本。

1.4使檔案信息更具法律效力

高性能電子設(shè)備特別是激光打印機(jī)、掃描儀及刻錄機(jī)等設(shè)備的使用，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件能很好地以電子格式存儲(chǔ)起來，包括已經(jīng)簽字蓋章的文件。使用者在查閱和使用時(shí)可清楚地看到和原始文件一樣的資料信息，這些電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣，都具有法律效力。

2　應(yīng)用信息技術(shù)規(guī)范檔案管理的途徑與措施

2.1建立完善的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和體系

各級(jí)單位的檔案管理工作既具有一定的共同點(diǎn)，又各有不同之處，每個(gè)單位檔案管理信息化都要根據(jù)自身工作內(nèi)容的特點(diǎn)建立完善的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和體系。一方面，檔案管理信息化建設(shè)涉及到大量的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備、信息應(yīng)用系統(tǒng)、資源管理、安全系統(tǒng)和人員培養(yǎng)等諸多方面，需要一套完善的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系來規(guī)范其建設(shè)方法和建設(shè)步驟；另一方面，日常檔案信息化管理工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這也是檔案信息化管理工作的主要內(nèi)容之一。

目前我國(guó)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系比較健全，但對(duì)信息化環(huán)境下的檔案管理體系并不完善，要及時(shí)加以調(diào)整。我國(guó)也已經(jīng)發(fā)布了一些電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，各單位要根據(jù)國(guó)家法律規(guī)范圍合理制定適合本單位的標(biāo)準(zhǔn)體系。

圖1　檔案管理信息化系統(tǒng)

2.2加大資金和人力投入，增加檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要大量的軟硬件設(shè)施來完善和支撐，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入和人員投入。從軟件方面來說，選擇適合自身辦公特點(diǎn)的檔案管理軟件和管理平臺(tái)是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口以及檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。前期需要單位檔案管理人員做好本單位內(nèi)部調(diào)研和市場(chǎng)調(diào)研，也需要單位領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持；從硬件方面來說，檔案管理信息化需要大量的設(shè)備支撐，單位要將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)檔案數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化要有特定預(yù)算，增加經(jīng)費(fèi)投入。

2.3創(chuàng)新檔案管理信息化的服務(wù)方式

隨著辦公自動(dòng)化和局域網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，很多單位通過局域網(wǎng)將本單位各部門的工作內(nèi)容緊密聯(lián)系在一起，檔案工作更是如此。很多單位內(nèi)部提供檔案信息查詢服務(wù)，一是在內(nèi)部網(wǎng)站上建立各種檔案信息查詢欄目，通過“檔案查詢”鏈接檔案管理軟件系統(tǒng)，檔案管理人員負(fù)責(zé)用戶注冊(cè)，部門用戶可根據(jù)權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)，查找科技檔案案卷和文件目錄，查閱電子檔案資料。二是把單位檔案信息資料及時(shí)傳輸?shù)綑n案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的一次輸入多次輸出模式，單位內(nèi)部的用戶可在權(quán)限控制下閱讀已錄入的檔案信息。

檔案系統(tǒng)辦公自動(dòng)化是檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，只有把高效的管理方式和檔案資源開發(fā)能力運(yùn)用到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，才能建立從檔案信息的采集、整理、歸檔、存儲(chǔ)到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理體系。其中，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息化管理的關(guān)鍵所在，數(shù)據(jù)庫(kù)建立的意義就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)科學(xué)管理檔案資料。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須從文件材料的產(chǎn)生開始，運(yùn)用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，完成撰寫、檢索、借閱及編研等文件處理和檔案管理的全過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結(jié)合起來，這樣，單位各部門就可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的共享。

2.4提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力

檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)需要依靠高素質(zhì)、高水平的檔案工作者。對(duì)檔案工作者提出以下幾點(diǎn)要求。一是要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)清晰正確的認(rèn)識(shí)。單位的檔案工作是單位其他工作的基礎(chǔ)，其所涵蓋的紙質(zhì)和電子信息具有憑證、借鑒和認(rèn)知的重要作用，是單位正常工作的重要保障，檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，要有堅(jiān)定正確的政治敏銳性和政治鑒別力。二是要有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，主要包括對(duì)檔案信息真實(shí)性的辨別能力，對(duì)檔案信息重要性的評(píng)估能力，對(duì)檔案信息的整理加工能力等。三是要具備一定的計(jì)算機(jī)能力和網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)能力，能熟練處理和存讀機(jī)讀檔案、聲像檔案及電子檔案等新型檔案載體。

3　結(jié) 語(yǔ)

信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的廣度和深度隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展。檔案管理方式的改變讓很多單位的檔案管理工作步入了新階段，顛覆了傳統(tǒng)檔案管理的思路和方式，檔案管理人員要適應(yīng)這個(gè)轉(zhuǎn)變，及時(shí)掌握新的管理方法和管理方式，把檔案管理工作做得更好。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.164

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0224-02

2015-06-11