集團(tuán)公司信息化相關(guān)問題探討

（廈門海滄城建集團(tuán)有限公司 福建廈門361026）

一、引言

當(dāng)今社會(huì)信息化已逐步成為決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。2009年初廈門市海滄區(qū)對(duì)區(qū)屬國(guó)有企業(yè)進(jìn)行資源整合，廈門海滄公用事業(yè)發(fā)展有限公司成為區(qū)直屬國(guó)有企業(yè)，受廈門市海滄區(qū)人民政府委托，承接海滄區(qū)內(nèi)市政公用事業(yè)資產(chǎn)的投資、經(jīng)營(yíng)及管理，包括城市建設(shè)業(yè)務(wù)、綠色生態(tài)產(chǎn)業(yè)、文體休閑產(chǎn)業(yè)等服務(wù)設(shè)施的投資、建設(shè)與管理等業(yè)務(wù)。下設(shè)廈門海滄城建集團(tuán)有限公司等五家全資子公司；并持有廈門水務(wù)集團(tuán)有限公司等5家公司股份。各家子公司的財(cái)務(wù)部各自分散在不同的子公司，財(cái)務(wù)所使用的財(cái)務(wù)軟件不一致，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法共享，人員較散落，不便于集團(tuán)總部管理。規(guī)模擴(kuò)張與經(jīng)營(yíng)多元化對(duì)集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管控提出了更高的要求，如果處理不當(dāng)會(huì)嚴(yán)重制約企業(yè)做強(qiáng)做優(yōu)。

二、集團(tuán)公司信息化的過程分析

（一）金蝶K/3系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施前的分析

金蝶K/3系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施前廈門海滄城建集團(tuán)有限公司信息化應(yīng)用還比較薄弱，業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)較少，且現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)各不相同；IT人員較少，信息項(xiàng)目無法很好實(shí)施；IT服務(wù)基本依靠外包，且外包商多，服務(wù)水平參差不齊，綜合成本較高；管理系統(tǒng)缺失，造成信息傳遞慢，集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)無法通過軟件查詢各家公司的相關(guān)信息，無法及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持等。為了有效解決上述管理中存在的問題，集團(tuán)公司克服了在硬件、軟件、人員素質(zhì)等方面的困難，果斷地推行金蝶K/3系統(tǒng)項(xiàng)目，使廈門海滄城建集團(tuán)有限公司走上信息化道路。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)部重新進(jìn)行整合，每家子公司的財(cái)務(wù)部集中在集團(tuán)公司上班，統(tǒng)一財(cái)務(wù)軟件，子公司不設(shè)置財(cái)務(wù)部。子公司的財(cái)務(wù)人員不參與子公司的績(jī)效分配。由集團(tuán)公司考核，集團(tuán)公司發(fā)放工資，調(diào)動(dòng)積極性，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）金蝶K/3系統(tǒng)項(xiàng)目具體實(shí)施過程

1.擬定財(cái)務(wù)制度，編制崗位職責(zé)。規(guī)范財(cái)務(wù)制度，按制度辦事。設(shè)定考核指標(biāo)考核財(cái)務(wù)人員工作成效；培養(yǎng)輔導(dǎo)，提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，建立高效團(tuán)隊(duì)。

2.組織培訓(xùn)，統(tǒng)一財(cái)務(wù)軟件。升級(jí)財(cái)務(wù)軟件采用金蝶K/3系統(tǒng)，并多次組織財(cái)務(wù)部人員進(jìn)行培訓(xùn)。

3.有序推進(jìn)，完成了一系列的前期準(zhǔn)備工作，這些主要工作包括：（1）成立實(shí)施項(xiàng)目小組，與金蝶軟件方共同制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目章程及雙方的工作機(jī)制；（2）召開項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，宣講新系統(tǒng)的必要性與重要性，指明項(xiàng)目實(shí)施的難度與風(fēng)險(xiǎn)，并振奮信心，統(tǒng)一意志；（3）每周定期召開項(xiàng)目例會(huì)，總結(jié)上周的工作進(jìn)度及存在問題制定下周的工作計(jì)劃。與金蝶項(xiàng)目組保持密切的溝通；（4）按照實(shí)施計(jì)劃，布置各項(xiàng)工作任務(wù)，精確分解到各個(gè)責(zé)任部門與責(zé)任人，并明確相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施；（5）實(shí)施調(diào)研：安排金蝶項(xiàng)目組走訪各部門，了解詳細(xì)需求，形成調(diào)研報(bào)告。

4.在做好充分準(zhǔn)備工作與前期項(xiàng)目啟動(dòng)工作的基礎(chǔ)上，開展了一系列正式的項(xiàng)目啟動(dòng)工作，這些工作包括：（1）系統(tǒng)安裝部署階段：配合金蝶項(xiàng)目組進(jìn)行服務(wù)器與客戶端的安裝部署；（2）基礎(chǔ)資料整理：如科目、客戶、工程項(xiàng)目等；各部門的管理業(yè)務(wù)流程制定；（3）系統(tǒng)培訓(xùn)及模擬：組織金蝶軟件公司專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)及系統(tǒng)模擬；（4）初始數(shù)據(jù)整理：科目期初數(shù)、庫存期初數(shù)等；（5）上線輔導(dǎo)：上線后，匯集各部門的使用問題，請(qǐng)金蝶方進(jìn)行解答輔導(dǎo)。

5.項(xiàng)目實(shí)施后期工作，這些工作主要是項(xiàng)目參與的各方保持溝通與聯(lián)系，及時(shí)處理項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的問題，努力提升項(xiàng)目的運(yùn)行效率與效果。

三、集團(tuán)公司信息化取得的主要成果

通過這次信息化的實(shí)施，取得了下列一些主要成果：

（一）強(qiáng)化了集團(tuán)資本經(jīng)營(yíng)意識(shí)，調(diào)劑資金的功能

隨著企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展和多元化戰(zhàn)略的實(shí)施，子公司不斷成立。企業(yè)集團(tuán)通過實(shí)施財(cái)務(wù)集中管理后以吸收存款的方式把集團(tuán)內(nèi)各公司暫時(shí)閑置和分散的資金集中起來，再根據(jù)各子公司的資金需求，分配給集團(tuán)內(nèi)需要資金的公司，從而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)資金相互調(diào)劑余缺。通過資金的回籠和資金的調(diào)度，使集團(tuán)從更高層次參與下屬公司的管理，強(qiáng)化了資本經(jīng)營(yíng)。同時(shí)，有利于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)資金時(shí)間價(jià)值和成本的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)各單位注意經(jīng)濟(jì)核算，合理有效地運(yùn)用資金。

（二）加強(qiáng)了集團(tuán)內(nèi)部的監(jiān)控功能，降低了集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)費(fèi)用總額

企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中管理可以使集團(tuán)內(nèi)各子公司的資金達(dá)到合法、安全和有效，便于核對(duì)相應(yīng)的計(jì)劃、合同等資料，確保資金合理、有效使用，從而使集團(tuán)內(nèi)各子公司的資金運(yùn)作完全置于集團(tuán)的監(jiān)控之下。企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中管理使得集團(tuán)內(nèi)部可以融通資金、盤活資金、提高資金使用率。在同等投資和生產(chǎn)規(guī)模情況下，對(duì)銀行的資金需求量相應(yīng)減少，特別是可以減少長(zhǎng)期信貸，從而降低因?qū)ν饨杩疃Ц兜睦ⅰ＜瘓F(tuán)以短期的信貸滿足下屬公司的長(zhǎng)期使用，降低了公司高負(fù)債經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提高了公司信貸的信用等級(jí)，擴(kuò)大信用的功能

企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行財(cái)務(wù)集中管理后，集團(tuán)內(nèi)各子公司不再單獨(dú)與銀行發(fā)生信貸關(guān)系，而是以企業(yè)集團(tuán)的名義進(jìn)行信貸活動(dòng)，因?yàn)槠髽I(yè)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、社會(huì)影響，以及政府的支持，銀行不用擔(dān)心其償還能力，從而擴(kuò)大了企業(yè)集團(tuán)的對(duì)外信用，集團(tuán)可以較容易地從銀行獲得融資，為公司的發(fā)展和提高競(jìng)爭(zhēng)力提供資本。

（四）為企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展目標(biāo)和方向制定提供充分的決策信息

實(shí)施財(cái)務(wù)集中管理可以把各子公司的財(cái)務(wù)信息集中到集團(tuán)總部，使其及時(shí)了解各子公司組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)情況以及執(zhí)行集團(tuán)總部政策實(shí)施效果及計(jì)劃的完成程度，或者根據(jù)子公司發(fā)展的實(shí)際情況對(duì)企業(yè)集團(tuán)的計(jì)劃做出戰(zhàn)略性的調(diào)整，進(jìn)而使母公司對(duì)子公司的資金、成本進(jìn)行更有效的控制，確保子公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行，從而確保子公司的一切活動(dòng)為整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的利益服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)利潤(rùn)的最大化。

四、集團(tuán)公司信息化實(shí)施的一些啟示

（一）要做好項(xiàng)目啟動(dòng)前期的調(diào)研工作

如果集團(tuán)企業(yè)不在事先進(jìn)行認(rèn)真的規(guī)劃，財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)極有可能無法支持集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，甚至對(duì)集團(tuán)企業(yè)未來的信息化戰(zhàn)略實(shí)施產(chǎn)生嚴(yán)重制約。筆者在調(diào)研過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)了以下幾個(gè)主要問題：（1）金蝶K/3系統(tǒng)的穩(wěn)定性有待提高。特別是補(bǔ)丁、升級(jí)時(shí)容易產(chǎn)生新的問題或帶出老的問題，科目余額表與明細(xì)賬偶爾會(huì)不一致；（2）個(gè)別功能缺失，需要二次開發(fā)。如無法查詢“某中間項(xiàng)目層級(jí)下的科目多欄式明細(xì)賬”；核算科目項(xiàng)目名稱顯示不出來；（3）跨銀行與企業(yè)兩個(gè)系統(tǒng)的銀企互聯(lián)信息有時(shí)不對(duì)稱；（4）合并報(bào)表設(shè)置與應(yīng)用有待完善，決策支持模塊沒有實(shí)施；（5）查詢功能比較復(fù)雜，不直觀、不便利、不個(gè)性，存在較多基本用不著的功能；（6）錄入崗位如出納，工作量加大。

針對(duì)這些問題及時(shí)與金蝶軟件的技術(shù)人員進(jìn)行溝通，提出了一系列的建議并及時(shí)修正信息及數(shù)據(jù)：（1）穩(wěn)定性問題。要求金蝶提供穩(wěn)定性高的版本，安裝補(bǔ)丁與數(shù)據(jù)升級(jí)，均采用先測(cè)試后應(yīng)用的方式，即先在一兩臺(tái)測(cè)試機(jī)上安裝補(bǔ)丁或升級(jí)，待測(cè)試通過后，再全面應(yīng)用于正式系統(tǒng)環(huán)境；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，及時(shí)協(xié)助金蝶技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)排查與修正；并在服務(wù)器上建立版本升級(jí)日志，注明版本、補(bǔ)丁號(hào)、安裝升級(jí)日期、升級(jí)原因、出現(xiàn)問題等，以便后續(xù)維護(hù)備查。（2）功能缺失問題。因?yàn)樵u(píng)估過二次開發(fā)的成本與風(fēng)險(xiǎn)，所以一些非關(guān)鍵性的功能缺失采用變通處理方式。通過金蝶系統(tǒng)提供的引出功能，將相關(guān)賬表與基礎(chǔ)資料（科目、核算項(xiàng)目）引出成EXCEL表格，再通過EXCEL表格的相關(guān)函數(shù)公式 （如vlookup）進(jìn)行數(shù)據(jù)合并、篩選。（3）銀企互聯(lián)。目前金蝶系統(tǒng)的銀企互聯(lián)模塊只支持一些常見的銀行接口，對(duì)于一些地方性銀行如廈門銀行，需要進(jìn)行二次開發(fā)才能實(shí)現(xiàn)對(duì)接。（4）合并報(bào)表。通過合并報(bào)表的不同合并方案，產(chǎn)生不同方式、范圍與層級(jí)的合并報(bào)表。利用快報(bào)功能，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)呈現(xiàn)，對(duì)集團(tuán)決策提供一些簡(jiǎn)單支持。（5）使用便捷性。利用界面自定義，將不同的用戶不需要的功能模塊進(jìn)行屏蔽，讓界面簡(jiǎn)單清爽；利用個(gè)人工作臺(tái)，將個(gè)人常用功能添加到工作臺(tái)中，不需要通過菜單式層層點(diǎn)選，直達(dá)所需功能；利用各查詢界面的查詢方案，將常用的查詢方式保存為個(gè)性化方案，后續(xù)查詢直接點(diǎn)選方案，不需要逐個(gè)條件的點(diǎn)選。（6）出納工作量。利用系統(tǒng)提供的單行錄入與多行錄入，讓出納人員自行選擇，以建立他們便捷的錄入習(xí)慣。對(duì)于銀行對(duì)賬單，利用系統(tǒng)的引入功能，將網(wǎng)銀信息引入到系統(tǒng)中，再利用自動(dòng)對(duì)賬功能，系統(tǒng)自動(dòng)勾對(duì)，分析未達(dá)賬，出具銀行存款余額調(diào)節(jié)表，一定程度上簡(jiǎn)化了出納人員的工作量。

（二）對(duì)數(shù)據(jù)和資源要集中化管理

通過集中管理，部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)更加順暢，領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)掌握數(shù)據(jù)，讓集團(tuán)管控更加合理。資金是貫穿企業(yè)整個(gè)活動(dòng)的血液，通過實(shí)時(shí)監(jiān)控資金流提高企業(yè)資金效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源共享，促進(jìn)會(huì)計(jì)核算的精準(zhǔn)性，提高財(cái)務(wù)工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中事前預(yù)測(cè)、事中控制和事后分析的功能。提高資金的運(yùn)作效率，提升整個(gè)集團(tuán)的收益率，使集團(tuán)健康快速發(fā)展，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗地位。金蝶財(cái)務(wù)軟件的推行強(qiáng)化了集團(tuán)資本經(jīng)營(yíng)意識(shí)、加強(qiáng)了內(nèi)部監(jiān)控的功能、降低了財(cái)務(wù)費(fèi)用、提高了公司信貸的信用等級(jí)，為企業(yè)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的制定與執(zhí)行提供了良好的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息。